EDI für KMU: So automatisieren Sie den Austausch von Geschäftsinformationen

Was ist EDI?

Elektronischer Datenaustausch, kurz EDI (englisch Electronic Data Interchange), bezeichnet den automatisierten Austausch von Daten zwischen IT-Systemen. Im Zeitalter der Digitalisierung ist EDI zur unverzichtbaren Grundlage effizienter Geschäftsabläufe geworden. Durch die Ablösung manueller, papierbasierter Prozesse ermöglicht EDI eine nahtlose und automatisierte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Die standardisierte Übertragung von Geschäftsdokumenten beschleunigt nicht nur die Auftragsabwicklung, sondern gewährleistet auch eine höhere Datenqualität. Für Unternehmen jeder Größe bietet EDI die Chance, Geschäftsprozesse zu modernisieren und sich für die Herausforderungen der digitalen Wirtschaft zu rüsten [1].

Abbildung 1: Prozess des Datenaustausches ohne EDI [1]

Wie EDI die Geschäftsprozesse verbessert

In der heutigen dynamischen Wirtschaft ist Effizienz ein entscheidender Erfolgsfaktor. EDI hilft KMU, ihre Abläufe erheblich zu optimieren und schneller auf Veränderungen zu reagieren.

Durch EDI können beispielsweise Bestellungen automatisiert und ohne Verzögerung direkt in das System des Lieferanten übertragen werden. Das minimiert das Risiko von Störungen in der Lieferkette und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf. Ebenso wird beispielsweise der Rechnungsstellungsprozess effizienter gestaltet: Rechnungen werden automatisch übermittelt und verarbeitet, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und der Zahlungsprozess beschleunigt wird. Dies senkt das Risiko von Abrechnungsfehlern erheblich.

Auch interne Abläufe und die Zusammenarbeit mit externen Logistikdienstleistern lassen sich durch EDI effizienter gestalten.

Insgesamt ermöglicht die Umstellung von manuellen Prozessen auf digitale Abläufe eine höhere Effizienz, geringere Fehleranfälligkeit und eine bessere Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen. So steigert der Einsatz von EDI die Zufriedenheit von Kunden und Partnern und schafft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil [2].

Abbildung 2: Prozess des Datenaustausches mit EDI [1]

EDI leicht erklärt: Die Funktionsweise in fünf Schritten

EDI mag auf den ersten Blick komplex wirken, aber der Ablauf ist einfach und kann in fünf Schritte gegliedert werden [3]:

1. Erstellung des Dokuments
   Ein System erstellt das Geschäftsdokument, zum Beispiel eine Bestellung, und bereitet es für EDI vor.
2. Datenübersetzung
   Das Dokument wird in ein EDI-Format wie EDIFACT oder ANSI X12 übersetzt, das von den beteiligten Systemen verstanden wird.
3. Sichere Übertragung
   Die Daten werden über das Internet oder ein sogenanntes Value-Added Network (VAN) sicher an den Empfänger übertragen.
4. Empfang und Umwandlung
   Das System des Empfängers wandelt die EDI-Nachricht automatisch in ein lesbares Format um.
5. Verarbeitung der Daten
   Der Empfänger verarbeitet das Dokument, z. B. durch die Bearbeitung einer Bestellung oder Verbuchung einer Zahlung

EDI-Standards: Die Grundlage für reibungslosen Datenaustausch

Um eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten, basieren EDI-Systeme auf festgelegten Standards. Diese Standards sorgen dafür, dass unterschiedliche Systeme problemlos miteinander kommunizieren können. Die wichtigsten EDI-Standards sind [4, 5]:

• EDIFACT – Der weltweit anerkannte Standard, besonders in Europa weit verbreitet und branchenübergreifend genutzt
• ANSI X12 – Der nordamerikanische Standard, der zahlreiche Geschäftstransaktionen abdeckt
• TRADACOMS – Vor allem im britischen Einzelhandel genutzt, insbesondere in der Lebensmittelbranche
• HL7 – Speziell für den Austausch klinischer und administrativer Daten im Gesundheitswesen entwickelt

Dank dieser Standards können Unternehmen weltweit auf eine „gemeinsame Sprache“ zugreifen und so effizient miteinander arbeiten.

Strategische Überlegungen zur EDI-Implementierung

Eine erfolgreiche EDI-Implementierung erfordert eine durchdachte Strategie. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Schritte [6, 7]:

1. Geschäftsprozesse und Geschäftspartner auswählen: Überlegen Sie, welche Abläufe Sie in Ihrem Unternehmen mit EDI verbessern wollen. Am besten starten Sie mit Prozessen, die häufig vorkommen, um Zeit und Kosten zu sparen. Bestimmen Sie, welche Partner in das EDI-System integriert werden sollen und welche spezifischen Daten ausgetauscht werden müssen.
2. Nachrichtenstandard festlegen: Bestimmen Sie, in welchem einheitlichen Format die Daten übertragen werden sollen. Es ist wichtig, dass Sender und Empfänger denselben Standard nutzen, damit die Daten reibungslos weiterverarbeitet werden können.
3. Übertragungsform wählen: Entscheiden Sie, wie die Daten ausgetauscht werden sollen. Besonders bei häufigem Datentransfer lohnt sich eine Automatisierung mithilfe von EDI-Konvertern, die die Daten in standardisierte Formate umwandeln und so eine systemübergreifende Verarbeitung ermöglichen. Der Betrieb einer eigenen EDI-Infrastruktur ist jedoch aufwendig. Unternehmen, die dies vermeiden möchten, können auf WebEDI oder EDI-Dienstleister zurückgreifen. Diese übernehmen die technische Umsetzung, von der Datenumwandlung bis zur Infrastrukturverwaltung, und ermöglichen eine einfache Anbindung über Weboberflächen oder die Integration in bestehende Systeme. Insbesondere WebEDI ist flexibel und erlaubt auch Partnern ohne eigene Infrastruktur den Datenaustausch, da der Dienstleister die Standardisierung und Weiterleitung der Daten übernimmt.