Bei Klempnerei Sadowski gehen Rechnungen als Briefe und zunehmend per E-Mail im PDF-Format ein, um dann einzeln bearbeitet zu werden. Die Rechnungsdaten werden nach dem Öffnen kontrolliert, in die Buchhaltungssoftware übertragen und bezahlt. Die Rechnungen werden im Anschluss an ein Steuerberatungsunternehmen versandt. Neben dem großen zeitlichen Aufwand für diesen Prozess gaben zwei weitere Punkte den Impuls für die Kontaktaufnahme mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg: Die Rechnungen in Papierform konnten erstens nicht am Computer durchsucht werden, so dass nicht gut nachvollziehbar war, welche Materialien bereits bei einem Endkunden verwendet wurden. Zweitens versendeten die Lieferanten der Klempnerei Sadowski Rechnungen teilweise bereits in einem Format, welches eine automatisierte Weiterverarbeitung erleichtert.

Daher bestand der Wunsch, die Bearbeitung des PDF-Rechnungseingangs zumindest teilweise zu automatisieren. Dabei wurde ein Workflow von der ankommenden E-Mail, über das Auslesen der Rechnungsdaten, dem Speichern der PDF-Datei nach festgelegten Regeln und der Verbuchung im Buchhaltungssystem angestrebt. Außerdem sollte die Durchsuchbarkeit im Volltext der abgelegten PDF-Dateien unter Windows untersucht werden mit dem Ziel, alle abgelegten Rechnungen nach einer Kunden- oder Artikelnummer zu durchsuchen. In einigen Fällen wurde die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format versendet. Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dabei werden im PDF die Daten zusätzlich in elektronisch lesbarer Form (XML) gespeichert. Dies sollte die automatisierte Übernahme der Daten ermöglichen. Jedoch benutzte nicht jedes Unternehmen dieses Format.

Dieses „Digital Konkret“-Projekt zur Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs begann Anfang September 2022 mit einer einführenden Besprechung mit der Klempnerei Sadowski, um den konkreten Handlungsbedarf zu klären. Anschließend wurden Lösungsmöglichkeiten erarbeitet. Im Verlauf des Projektes wurde wiederholt Kontakt gehalten und Zwischenziele kommuniziert. In einem Bericht wurden der Klempnerei Sadowski erste Lösungsmöglichkeiten zusammengestellt. Abschließend wurde der Bericht um die Automatisierungslösungen erweitert.

Es wurden mehrere Lösungsmöglichkeiten Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs erarbeitet. Die Durchsuchbarkeit von PDF-Dateien unter Windows wurde für Windows 10 und 11 über die systemintegrierte Indizierung umgesetzt. Das regelhafte Speichern von eingehenden E-Mail Anhängen kann mit einem Add-on für Mozilla Thunderbird ermöglicht werden (FiltaQuilla). Anhand der E-Mail-Adresse oder der Benennung der Rechnung kann eine Aktion ausgelöst werden, die das Speichern in einem Ordner sein kann. Dies wurde untersucht und prototypisch umgesetzt, um dem Unternehmen eine Grundlage für weitere Arbeiten zu geben. Dabei wurde anhand der Versand-E-Mail-Adresse der PDF-Anhang in einem zugewiesenen Ordner gespeichert.

Eine automatisierte Verarbeitung innerhalb der aktuell von der Klempnerei Sadowski verwendeten Buchhaltungs- und Banking-Software war nicht möglich, da weder der Rechnungsimport noch die Verarbeitung des ZUGFeRD-Formates unterstützt wird. Es wurden die technischen Anforderungen an eine Buchhaltungs-Software dokumentiert, so dass die Klempnerei im Falle eines Wechsels dieser Software schnell passende Alternativen durch eine Internet-Recherche finden kann.

• Mit Hilfe der Technologie Robotic Process Automation können eingehende E-Mails überwacht werden, um bei Vorhandensein einer PDF-Datei diese weiter zu verarbeiten. Mit speziellen Suchmasken, sog. „regulären Ausdrücken“, können die benötigten Daten aus den PDF-Dateien ausgelesen werden. Diese können dann von dem Software-Roboter in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Diese Form der Automatisierung ist auch für Nutzer:innen ohne Programmiererfahrung gut einsetzbar, da Lösungen mit wenigen Mausklicks erzeugt werden können.
• Als zweite Variante wurde ein Python-Skript vorgeschlagen. Durch eine Python Bibliothek sollte auch die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format möglich sein. Die Daten können so ausgelesen werden. Falls eine Schnittstelle bei der verwendeten Buchhaltungssoftware vorhanden ist, kann diese mit den Daten angesprochen werden.