Prozessanalyse mit KI-Potenzial
Ein Hamburger Handwerksbetrieb identifiziert Verschwendungen und bewertet Verbesserungsmöglichkeiten durch KI
Ausgangssituation und Zielsetzung
Im Rahmen eines Workshops des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg wurde in einem der größten SHK-Handwerksbetriebe Hamburgs untersucht, welche betrieblichen Prozesse Effizienzpotenzial bieten und wo der Einsatz von KI sinnvoll sein könnte. Grundlage bildete eine strukturierte Analyse von Lean-Verschwendungsarten sowie eine KI-gestützte Bewertung einzelner Problemstellen. Im Rahmen eines halbtägigen Workshops wurde an dem Ziel gearbeitet, zentrale Prozessprobleme zu identifizieren und mögliche Verbesserungsansätze systematisch zu bewerten. Die Teilnahme erfolgte neben der Geschäftsführung und Assistenz in vollständiger Meisterbesetzung, was ein hohes Interesse und eine bemerkenswerte Bereitschaft zur Auseinandersetzung mit modernen Prozess- und Digitalisierungsthemen verdeutlichte.
Die Herausforderung ergab sich aus der Vielzahl an Prozessen sowie dem Anspruch, trotz begrenzter Zeit eine erste belastbare Orientierung zu schaffen. Das Thema wurde seitens des Betriebs als entscheidend für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit eingestuft.
Vorgehen
Zu Beginn wurden Grundlagen zu KI-Anwendungsfeldern im Handwerk sowie zentrale Prinzipien des Lean-Managements vermittelt.
Darauf aufbauend fand eine Erarbeitung der sieben klassischen Verschwendungsarten statt (u. a. Wartezeiten, Transport, Überproduktion, unnötige Wege).Diese wurden auf Basis der betrieblichen Realität gesammelt, beschrieben und anschließend gemeinsam priorisiert.
Im weiteren Verlauf wurden ausgewählte Verschwendungsarten exemplarisch vertieft und mithilfe verschiedener KI-Chatbots (GPT, Mistral, Gemini) analysiert.
Der Workshop folgte einem dreistufigen Aufbau:
1. Fachliche Einführung | Es wurden wesentliche Lean-Konzepte erläutert und Kriterien zur Erkennung von Verschwendung im Betrieb vermittelt. Parallel dazu wurden typische KI-Werkzeuge vorgestellt, die Prozessanalysen unterstützen können. |
2. Identifikation und Priorisierung der Verschwendungen | Die Verschwendungsarten wurden auf Karten gesammelt, betriebsspezifisch beschrieben und anschließend nach Relevanz, Häufigkeit und Auswirkung priorisiert. |
3. KI-gestützte Detailanalyse einzelner Verschwendungen | Für ausgewählte Pain Points wurden strukturierte Fragen eingesetzt, die von verschiedenen KI-Modellen beantwortet wurden. |
Ergebnisse und Erkenntnisse
Die Kombination aus Lean-Methodik und KI-Unterstützung erwies sich als hilfreich, um verborgene Ursachen sichtbar zu machen und realistische Maßnahmen abzuleiten.
Es wurde deutlich, dass sich nicht alle Verschwendungsarten gleichermaßen für KI-gestützte Lösungen eignen. Einige Prozesse sind komplex, dass der Einsatz von KI mittel- bis langfristig sinnvoll sein könnte. Andere Bereiche lassen sich durch konventionelle Prozessoptimierung effizienter verbessern, ohne dass KI einen zusätzlichen Nutzen stiftet. Der Betrieb erhielt dadurch eine transparente Entscheidungsgrundlage.
Ausblick
Auf Basis der Analyse prüft der Betrieb, welcher vertiefende Pilotprozess ausgewählt wird. Daneben wird erwogen, die systematische Bewertung von Verschwendungsarten dauerhaft im Betriebsalltag zu verankern. Der Workshop lieferte damit sowohl methodisches Wissen als auch konkrete Ansatzpunkte für weitere Schritte Richtung KI.
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