Betriebliche Prozesse digital abbilden und optimieren
Oder: Was das miro-board als Kollaborationsplattform leisten kann. Ein Hamburger Solartechnik-Betrieb probiert es aus.
Ausgangssituation und Fragestellung:
Der Betrieb ad fontes Solartechnik GmbH in Hamburg vertreibt Photovoltaik-Anlagen. An Kund:innen mangelt es nicht, allerdings liegen viele Aufgaben vom ersten, meist noch telefonischen Kunden-Kontakt bis hin zur Rechnungsstellung beim Geschäftsführer Herrn Wobbe. Ihm fehlt es an Zeit für strategische Aufgaben. Insbesondere die Auftragsphase (vom ersten Kundenanruf bis zum unterschriebenen Auftrag) soll schneller werden. Lange Kund:Innentelefonate rauben zu viel Zeit. Es braucht eine digitale Lösung, an relevante Kunden-Daten zu gelangen, um einen Auftrag daraus zu generieren.
Eine weitere Herausforderung ist die betriebsübergreifende Zusammenarbeit mit dem Schwesterbetrieb Elektro Hümmer ohne die Möglichkeit einer digitalen, übergreifenden Dokumentation betrieblicher Prozesse. Viele Abstimmungen passieren per Zuruf über den Flur. Das führt zu Doppelschleifen und Fehlinformationen. Es braucht einen also eine Optimierung betrieblicher Prozesse, der zu mehr Verkäufen pro Woche führt und eine Entlastung des Geschäftsführers mit sich zieht.
Vorgehen um betriebliche Prozesse zu verbessern:
Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg unterstützt KMU bei der Digitalisierung von Prozessen und bietet ad fontes im Rahmen eines 6-monatigen Projekts kostenlose Unterstützung an. Zunächst wird eine gemeinsame Arbeitsplattform benötigt, die von allen Teilnehmenden des Projekts bedient werden kann, ohne dass tiefergehendes technisches Wissen zu den Funktionen der Plattform oder eine kostspielige Lizenz nötig ist. Die Wahl fällt auf miro, das mit niedrigschwelligen Einstiegshürden und einer kostenfreien Nutzung punktet.
In Online-Workshops mit einem festen, betriebsübergreifenden Team wird zunächst Schritt für Schritt der IST-Prozess erhoben und in dem miro-Board dargestellt. Alle Beteiligten arbeiten über die Projektdauer an der Visualisierung des Prozesses im miro-board aktiv mit. Vorbereitete post-its im Board werden beschriftet oder verschoben, wie auf der Abbildung beispielhaft zu erkennen ist.
Im miro-Board gibt es vorgefertigte Templates, mit denen einfach gearbeitet werden kann.
Die klare Abbildung des Prozessflusses hilft, Unklarheiten und Bottlenecks im Prozess zu identifizieren und aktiv nach Lösungen zu suchen. Getrieben wird die Prozesskette immer von der Kernfrage “Wer braucht was wann”. Unter dieser Frage wird nach Optimierungsmöglichkeiten betrieblicher Prozesse gesucht, um wertvolle Arbeitszeit von Routinetätigkeiten weg zu Leitungsaufgaben zu verlagern. An verschiedenen Stellen bietet sich eine Exkursion zu Technologien und einer möglichen Implementierung an, beispielsweise zum Einsatz von Chat-Bots bei der Kundenakquise oder der Künstlichen Intelligenz bei der Automatisierung von Prozessschritten. Mit Hilfe des Expertenwissens des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg werden zukünftige Nutzungsmöglichkeiten der Technologien aufgedeckt und festgehalten, während der Fokus in diesem Projekt weiterhin auf der Verbesserung des aktuellen Prozesses liegt.
Die Lösung, um betriebliche Prozesse zu optimieren:
Aus dem Projekt ergibt sich ein neuer, optimierter Prozess, der auf mehrere Köpfe verteilt und durch zwei digitale Helfer schneller wird. Zum einen liefert ein Photovoltaik-Rechner, der vom Kunden gleich zu Beginn auszufüllen ist, wichtige Daten, um schneller Entscheidungen treffen und Kunden eine schnellere Rückmeldung geben zu können. Zum anderen generiert eine betriebsübergreifende Software automatisch interne Aufträge und verteilt diese als Mail an relevante Personen.
Was war der größte Hebel, um betriebliche Prozesse zu optimieren? Immer noch das persönliche Gespräch! Gemeinsam über einen Prozess zu reden bewirkt viel, denn ein Prozess kann unterschiedlich gelebt werden. Sich auf einen gemeinsamen Nenner zu einigen, alle Ungereimtheiten zu diskutieren und diesen Prozess zu verschriftlichen, kostet zwar Zeit und Nerven, lohnt sich aber – da sind sich alle Beteiligten einig.
Martin Wobbe, Geschäftsführer ad fontes:
„Wir haben endlich einen Fahrplan entwickelt, wie wir zeitsparend und effektiv zusammenarbeiten. Für mich als Geschäftsführer und unser Team brachte das Digitalisierungsprojekt mit dem MDZ Hamburg eine Menge Vorteile und frische Impulse.“
Sie möchten ebenso betriebliche Prozesse optimieren? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail:
Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
Christine Mish
040 35905-571
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de
Martin Kokoschinski
040 42875-6998
mittelstand-digital@haw-hamburg.de
Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.