Dokumente transparent, übersichtlich und nachvollziehbar digital verwalten – das hört sich gut an! Da mittlerweile selbst bei kleinen Handwerksbetrieben immer mehr Dokumente im Umlauf sind, lohnt es sich, aufzuräumen und digitale Strukturen zu schaffen. Ein digitales  Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Zeit einzusparen, verbessert die Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und reduziert händische Bearbeitungsschritte. Dokumente, die in ein DMS gelangen, werden gekennzeichnet und strukturiert und können mithilfe von Schlagwörtern schneller gefunden und mit Berechtigungen versehen werden. 

Die Hamburger-Hochdruck-Hydraulik GmbH hat sich projektorientiert diesem Thema genähert und in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg eine geeignete Lösung gefunden. Das eigentlich Spannende ist aber nicht die Lösung an sich, sondern der Prozess dahinter, denn ein DMS muss zum Betrieb und zu den Bedarfen der Belegschaft passen und bedarf daher einer guten Vorbereitung.

Die 2001 gegründete Hamburger-Hochdruck-Hydraulik GmbH (3H) hat sich auf Dienstleistungen rund um die Wartung und Reparatur sowie den Verleih von hydraulischen Geräten der Presstechnik spezialisiert. Mit 36 Mitarbeitenden des Standortes Hamburg bietet der Betrieb verschiedene Services in der Metropolregion an. Das Know-how der Mitarbeitenden erstreckt sich dabei über ein breites Spektrum von Produkten, Technologien und Dienstleistungen.

©Firma Hamburger-Hochdruck-Hydraulik GmbH

3H ist bereits seit 2019 in der Lage, auftragsbezogene Prozesse weitgehend papierlos zu steuern, wie z. B. die Aufnahme von Kundenanfragen, die Wareneingänge und die interne Bearbeitung der Verleih- oder Reparaturaufträge.

Die Archivierung von auftragsunabhängigen Dokumenten erfolgte bisher jedoch ohne eine klar definierte Struktur. Die Probleme dabei lagen in den vielen händischen Bearbeitungsschritten und einer fehlenden Transparenz. Die Suche nach Dokumenten war somit besonders zeitaufwändig und stellte eine große Herausforderung dar. Mehrfachablage und Doppelarbeit sägten an den Nerven. Philipp Rahn kann sich rückblickend an folgende Gesprächssituationen erinnern: „Kann mir jemand sagen, wo die Papiere vom PKW zu finden sind?“ oder „Die Aufstellung hatte ich dir doch schon das letzte Mal in die Hand gegeben!“. Für den Geschäftsführer Curt Kaesler und Philipp Rahn stand fest: Speicherung, Pflege und Austausch von Dokumenten soll künftig in strukturierter und digitaler Form erfolgen. Eine softwarebasierte und transparente Dokumentation soll sowohl Zusammenarbeit, als auch Effizienz verbessern.

Gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg wurde ein Umsetzungsprojekt für ein digitales Dokumentenmanagement gestartet. Ziel war die Unterstützung von 3H bei der systematischen Auswahl und Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements, welches die Anforderungen und Rahmenbedingungen des Betriebes berücksichtigt.

Hierzu wurde das folgende Vorgehen im Umsetzungsprojekt angewandt:

Zunächst wurden gemeinsam die bestehenden Prozesse bei 3H analysiert. Hierbei wurde eine Analysemethode entwickelt und angewandt, die sowohl die relevanten Informationen abbildet als auch einfach zu erlernen ist und besonders verständlich und anschaulich unterschiedliche Dokumententypen berücksichtigt. Aus der Analyse ergab sich, dass die wertschöpfenden Prozesse bei 3H bereits größtenteils digital abgebildet werden, aber keine klare Struktur bei der Archivierung besteht. Bei den unterstützenden Prozessen führten nicht definierte Verantwortlichkeiten zudem häufig zu Unregelmäßigkeiten bei der Abwicklung, was zu Zeit- und Informationsverlusten führte.

Nach der Analyse wurde der Bedarf an das digitale Dokumentenmanagement festgelegt. Hierzu wurden die Grundfunktionalitäten verschiedener Softwaresysteme verglichen. Als Ergebnis wurde ein digitales Dokumentenmanagement als geeignetes System für 3H identifiziert, wobei einzelne Grundfunktionen eines Workflow-Management-Systems ebenfalls gewünscht waren.

Nach der Eingrenzung der Systemart wurden geeignete digitale Dokumentenmanagement in einer Marktübersicht zusammengetragen, welche die zuvor definierten Grundfunktionen abdecken. Um die Anforderungen an ein passendes digitales Dokumentenmanagement zu erarbeiten, wurden die Belange der Beteiligten gesammelt und strukturiert. Die Anforderungen wurden unterteilt in funktionale Anforderungen die das künftige System abbilden sollte, Randbedingungen welche u.a. vertragliche Bedingungen beinhalten und Qualitätsanforderungen die sich aus der Gesetzgebung ergeben können.

Unter anderem wurden folgende Anforderungen an ein digitales Dokumentenmanagement erarbeitet:

• Bereitstellung einer geeigneten Archivierungsstruktur
• Umgang mit gängigen Datenformaten und Verlinkung zu weiteren Dokumenten
• Schnittstellen für den Import und Export von Daten
• Übersichtliche und nachvollziehbare Versionsverwaltung von Daten
• Bereitstellung eines konfigurierbaren Rechtemanagements mit verschiedenen Anwenderrollen
• Fallspezifisches Zusammenstellen, Kopieren und Gruppieren von verschiedenen Dokumenten

Vor der Auswahl eines digitalen Dokumentenmanagements wurden diese Anforderungen noch geschärft bzw. konkreter gemacht und führten dazu, dass die zuvor erstellte Markt-Übersicht angepasst wurde. Denn DMS ist nicht gleich DMS!

Mithilfe einer Nutzwertanalyse wurden die Systeme im weiteren Verlauf des Umsetzungsprojektes bewertet. Hierzu wurden zunächst die Kriterien gewichtet, d.h. mit einer Gewichtung von 1-10 versehen. Mithilfe der Bewertung der einzelnen Systeme konnten die geeigneten Systeme als Liste der möglichen „Gewinner“ immer weiter eingegrenzt werden, bis schließlich die passende Lösung gefunden war.

Wird ein neues DMS eingeführt, besteht zunächst ein leeres System ohne individuell gewünschte Struktur. Diese musste zunächst während der Implementierung geschaffen und gefüllt werden. Das Rechtemanagement bspw. ordnet Personen einer Gruppe zu und vergibt entsprechende Rechte. Stück für Stück wurde die Struktur auf die Unternehmensbedarfe angepasst.

Sollte es also bei einem digitalen Dokumentenmanagement für 3H bleiben? Ja, bestätigte die Geschäftsführung. 3H entschied sich, zunächst kein umfangreiches DMS zu implementieren, sondern sich erst einmal auf nicht auftragsbezogene Dokumente zu fokussieren. Es sei wichtig, während eines Projektes immer wieder die Anforderungen und ggf. Ziele anzupassen und nachzusteuern. Nicht immer sei es in Projekten so, dass am Ende genau das herauskommt, was anfangs verlangt wurde.

Aber was hat das Ganze nun mit Kommunikation zu tun? Bevor mit dem neuen System gestartet werden konnte, wurde geredet, getestet und geschult. Und zwar wurde vorher mit allen 3H Mitarbeitenden persönlich gesprochen – über den Sinn des DMS, aber auch über Bedenken und kritische Punkte. „Wer sein Team hier nicht ernst nimmt, verdirbt sich einen guten Start.“ so Philipp Rahn.

Getestet wurde spielerisch, in dem eine DMS-Schnitzeljagd im Testmodus durchs Unternehmen durchgeführt wurde. In kleinen Teams aufgeteilt, bekamen Mitarbeitende Aufgaben zu „Finden und ablegen im DMS“, ihrem künftigen „Unternehmens-Google“, z.B. zu Fotodokumentation (Fotos von einem Cocktail im passenden Ordner ablegen) und Kommentierungen. Nicht vorbereitet waren die Geschäftsführung über die großartige Resonanz ihrer Mitarbeitenden.