Digitalisierung in KMU

Die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist längst kein neues Thema mehr. Buzzwörter wie Data Mining, KI, autonome Systeme, Cloud-Computing, Blockchain, 3D-Druck und Industrie 4.0 haben längst Einzug gehalten und prägen die Diskussionen über die Zukunft der Wirtschaft. Doch was bedeutet Digitalisierung für KMU konkret?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu automatisieren und zu verbessern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei spielen nicht nur technologische Innovationen eine Rolle, sondern auch Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit, Homeoffice und flexible Arbeitsverträge, die darauf abzielen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.

Besonders für KMU sind die Anforderungen an die Digitalisierung daher vielschichtig. Einerseits verfügen sie oft über geringere Budgets und weniger ausgeprägte IT-Infrastrukturen, andererseits ermöglichen ihnen kürzere Entscheidungswege und eine stärkere Nischenexpertise eine agile Anpassung an neue Technologien [4].

Doch Digitalisierung bedeutet mehr als nur den Wandel von analogen zu digitalen Medien. Digitalisierung ist auch das Bestreben, aktuelle Geschäftsmodelle zu verbessern und neue Umsatzquellen zu erschließen. Sie ist daher als Transformationsprozess zu verstehen, bei dem Technologien dabei helfen, Kosten zu reduzieren, nachhaltiger zu wirtschaften und die Kundenzufriedenheit zu steigern [2].

Die zunehmende Präsenz von Technologie-Startups und die Veränderung des Kundenverhaltens sind dabei herausfordernd. Kunden erwarten heute nicht nur digitale Services, sondern auch eine nahtlose Integration von Informationsbereitstellung über Bestellung und Bezahlung bis hin zur Betreuung nach dem Kauf.

Mit diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen Impulse & Ansatzpunkte für Ihren eigenen Transformationsprozess aufzeigen.

Digitale Technologien bilden nicht nur die Grundlage für neue Geschäftsmodelle, sondern eröffnen ebenso neue Kostensenkungs- und Effizienzsteigerungspotentiale, bspw. der Einbezug von Automatisierung im Betrieb [4]. Damit leisten digitalen Technologien einen wichtigen Beitrag, die Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen langfristig abzusichern. Darüber hinaus ist die eigene praktische Auseinandersetzung mit digitalen Anwendungen die Voraussetzung, um bei der Entstehung und Etablierung neuer Standards – sei es im Bereich der IT oder bei branchenspezifischen Spezifkationen – „am Ball“ zu bleiben. Nicht zuletzt erleichtern digitale Lösungen die Vernetzung mit Partnern. Das ist für Mittelständler umso wichtiger, da sie nicht – wie Großunternehmen – das meiste im eigenen Haus produzieren können. [7]

Den Vorteilen der Digitalisierung stehen aber auch Risiken und Herausforderungen gegenüber. So stellt die Implementierung digitaler Lösungen in KMU eine Herausforderung dar, die weit über technische Aspekte hinausgeht. Lindner und Leyh betonen in [4], dass die Digitalisierung zusätzlichen Aufwand in den Bereichen IT-Organisation, Betrieb und Servicemanagement mit sich bringt und qua-lifizierte IT-Experten, bspw. Servicemanager, oftmals fehlen.

Die größten Herausforderungen in Digitalisierungsprojekten liegen laut Forschung in der klaren Definition der Vision und Strategie, einer Missinterpretation der Möglichkeiten und der tatsächlichen Umsetzung. Ein weiteres Problem besteht in einem falschen Verständnis der verfügbaren Technologien und wie sie effektiv eingesetzt werden können. Hierbei können die Mittelstand-Digital Zentren helfen.

Im Gegensatz zu großen Unternehmen verfügen KMU häufig über begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen für Experimente (siehe Abbildung 1). Neue Technologien müssen sich daher schnell bewähren oder idealerweise direkt finanziell auszahlen. Die erforderlichen Kompetenzen für eine umfassende Digitalisierung fehlen oft und die Implementierung von Digitalisierungsmaßnahmen bindet knappe Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. Zudem müssen KMU häufig zwischen verschiedenen ressourcenintensiven Themen wie bspw. Software-Einführung, Produktportfoliomanagement, Leistungssteigerungsprogrammen und Digitalisierung priorisieren. Häufig fällt die Entscheidung zu Gunsten Themen aus dem direkten Arbeitsalltag und zu Lasten der Digitalisierung aus [7].

Das Mittelstand-Digital Zentrum aus Darmstadt identifiziert vier wesentliche Kompetenzfelder für die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie – Geschäftsmodelle, Kunden-Schnittstelle, Prozesse und Kultur. [5]

Geschäftsmodelle: Ein zentraler Aspekt ist die Anpassung der Geschäftsmodelle an die digitalen Gegebenheiten. Dies umfasst die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die auf digitalen Plattformen angeboten werden können, sowie die Überarbeitung bestehender Geschäftsmodelle, um sie effizienter und kundenorientierter zu gestalten.

Praxisbeispiel: Building Information Modeling (BIM) hat in der Baubranche an zentraler Bedeutung gewonnen, da es mithilfe von Software die Planung, Errichtung und Bewirtschaftung von Gebäuden optimiert. Indem alle wichtigen Daten in der Cloud erfasst und aktualisiert werden, wird ein effizienterer Informationsaustausch zwischen Architekten, Bauunternehmen und Handwerksbetrieben ermöglicht. BIM wird zum Beispiel von der Schlagenhauf AG genutzt, einem KMU aus dem Baunebengewerbe. Mehr Informationen finden Sie hier.

Kunden-Schnittstellen: Die Optimierung und Erweiterung der digitalen Berührungspunkte mit Kunden stehen im Fokus dieses Handlungsfeldes. Ziel ist es, die Kundenerfahrung entlang der gesamten Customer Journey zu verbessern. Dies kann durch die Entwicklung intuitiver Online-Plattformen, personalisierte Dienstleistungen oder verbesserte Kommunikationskanäle erreicht werden.

Praxisbeispiel: Die Gebrüder Runde GmbH, ein Händler und Hersteller von Arbeitsschutz- und Berufsbekleidung in Hamburg, stand vor der Herausforderung, sein Geschäftsmodell an die digitalen Marktgegebenheiten anzupassen. Um die Sichtbarkeit des Unternehmens zu erhöhen, neue Zielgruppen zu erschließen und digitale Angebote zu schaffen wurde ein eigener Online-Shop eingeführt. Mehr Informationen finden Sie hier.

Prozesse: Die Digitalisierung interner Geschäftsprozesse hilft, Effizienzsteigerungen zu erzielen. Dies beinhaltet die Implementierung von digitalen Tools und Automatisierungslösungen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu schonen.

Praxisbeispiel: Der BÄKO-Saar-Pfalz eG gelang es durch die Einführung moderner Kommunikationsplattformen die interne und externe Kommunikation signifikant zu verbessern. Dafür nutzte das Unternehmen einen experimentellen Prototyp. Eine zentrale Erkenntnis aus dem Projekt ist, dass viele Informationen aufgrund fehlender digitaler Erfassung verloren gehen und dem Shopfloor Management eine höhere Aufmerksamkeit gewidmet werden muss, um die Effizienz zu steigern. Dies führte zu erhöhter Transparenz, effizienteren Arbeitsabläufen und einer gestärkten Unternehmenskultur durch die Einführung eines Leitbildes. Die Maßnahmen steigerten sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität der Mitarbeitenden. Mehr Informationen finden Sie hier. 

Kultur: Die digitale Transformation erfordert oft auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Dies beinhaltet die Förderung einer offenen und lernbereiten Einstellung gegenüber neuen Technologien, die Schulung von Mitarbeitern und die Schaffung einer Umgebung, die Experimentieren und Fehler als Teil des Lernprozesses betrachtet.

Praxisbeispiel: Ein spontaner Friseurbesuch kann dank einer österreichischen Online-Restplatzbörse zu einem vergünstigten Vergnügen werden. Das Konzept ist einfach: Friseure tragen freie Termine oder Kundenabsagen auf der Plattform ein, und Kunden können diese kurzfristig online buchen. Das erhöht die Auslastung der Salons und ermöglicht es Kunden, spontan Termine wahrzunehmen. Die Plattform ermöglicht es Friseuren, ihre Auslastung zu optimieren, und Kunden können zwi-schen 20 und 50 Prozent sparen. Mehr Informationen finden Sie hier. 

Generell kann festgehalten werden: Weil Prozessverbesserungen und Kostensenkungen im Vordergrund stehen, verlassen sich KMUs auf rel. einfach implementierbare Systeme und wagen eher verhalten den Schritt, die Digitalisierung auch mit dem Ziel der Verbesserung der Supply Chain oder für Innovation zu nutzen. Einen Überblick über die am häufigsten genutzten Technologien in KMU bietet Abbildung 2.

Bei vielen KMU sind Produktions- und Logistikprozesse durch eine pragmatische „Hands-on Mentalität“ und mangelnde Standardisierung geprägt. Diese Unternehmen kämpfen oft mit einem Mangel an Transparenz über Prozesszusammenhänge, insbesondere im globalen Supply Chain Management. Die Implementierung digitaler Lösungen kann dazu beitragen, diese Komplexität zu bewältigen und gleichzeitig effiziente, agile, zuverlässige und kundenorientierte Abläufe zu gewährleisten. Aus Interviews und analysierten Digitalisierungsprojekten durch [7] ergaben sich folgende Schlüsselaspekte für eine erfolgreiche digitale Transformation bei KMU:

• Aufbau von Know-how und Qualifizierung der Mitarbeitenden
• Betrachtung der Digitalisierung als Veränderungsprozess
• Ableitung und Verankerung des Digitalisierungsziels
• Anpassung der Organisationsstruktur
• Zusammenarbeit innerhalb der Supply Chain
• Entwicklung von Datenkompetenz

Szedlak et al. betonen in [8] besonders den ersten Punkt dieser Liste. Es „zeigt sich insbesondere in der Produktion, dass die im digitalen Transformationsprozess fortschrittlicheren Unternehmen größere Anstrengungen in der regelmäßigen Qualifizierung der Mitarbeiter unternehmen. Dies kommt gerade der Identifikation und Lokalisierung von Handlungsfeldern und -potentialen zugute.“

Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein passenden Framework gefunden haben, schlägt Fusaro in [1] beispielsweise eine Implementierung nach dem Prinzip des Demingkreises (auch PDCA-Zyklus genannt) vor.

Es scheint, dass die Digitalisierung von Maschinen und Produktionsanlagen in KMU oft noch durch isolierte Anwendungen vorangetrieben wird, anstatt die Digitalisierung nahtlos in ihre bestehende Wertschöpfungskette einzubinden. Erst wenn dies gewährleistet ist, können laut Schallmo et al. in [7] auch kleinere, evolutionäre Prozesse eine insgesamt revolutionäre Entwicklung hervorbringen.