Generationswechsel mit Modernisierung der digitalen Prozesse in der Schlosserei angehen
Moderne Software
Die Karl-Ernst Koch Schlosserei + Metallbau GmbH, ein Traditionsbetrieb aus dem Jahr 1884 und seit 1984 in Familienbesitz, setzt nach einem erfolgreichen Generationswechsel im Jahr 2020 konsequent auf Digitalisierung. Unter der Leitung von Kristina Hans und Timm Drewes steht die Neuausrichtung digitaler Prozesse im Mittelpunkt, um das Unternehmen mit seinen 21 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zukunftsfähig aufzustellen. Die Einführung einer neuen Handwerker-ERP-Software markiert einen entscheidenden Schritt, um Effizienzpotenziale auszuschöpfen und die digitalen Strukturen zu modernisieren. Mit dieser Maßnahme stellt das Unternehmen die Weichen für eine innovative und nachhaltige Unternehmensführung in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt.
Ausgangssituation
Die bisherigen digitalen Strukturen der Karl-Ernst Koch Schlosserei + Metallbau GmbH konnten den wachsenden Anforderungen eines modernen Betriebs nicht mehr gerecht werden. Der Generationswechsel im Jahr 2020 brachte einen klaren Fokus auf die Optimierung und Modernisierung digitaler Prozesse. Unter der Leitung von Kristina Hans wurden erste Schritte unternommen.
Dazu gehört etwa die Einführung einer KI-basierten Buchhaltungssoftware. Doch zentrale Anforderungen wie E-Rechnungen, ein effizientes Dokumentenmanagement oder eine einheitliche Projektverwaltung konnten mit den bestehenden Lösungen nicht erfüllt werden. Die veralteten Systeme bremsten den Betrieb. Sie waren nicht mehr zeitgemäß und unterstrichen den Bedarf nach einer umfassenden digitalen Neuausrichtung.
Zielsetzung
Das Ziel ist die Neuausrichtung und Optimierung zentraler Betriebsprozesse, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und die Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen. Im Fokus stehen dabei klar strukturierte Abläufe, die Fehlerquellen reduzieren und den Workflow vereinfachen. Die Einführung moderner Lösungen, mittels der Einführung einer ERP-Software, soll insbesondere die digitale Projektabwicklung optimieren, die Zeiterfassung erleichtern und so wertvolle Zeit im Tagesgeschäft einsparen. Dabei wird besonderer Wert daraufgelegt, dass die neuen Prozesse den spezifischen Anforderungen der Metallbau- und Schlossereibranche gerecht werden und eine solide Grundlage für die zukünftige Unternehmensentwicklung schaffen.
Fragestellungen
Bei der Auswahl einer passenden Software standen für den Betrieb grundlegende Fragen im Mittelpunkt:
- Wie lassen sich digitale Prozesse vereinfachen und effizienter gestalten?
- Welche zentralen Betriebsabläufe müssen berücksichtigt werden, und welche Anforderungen ergeben sich daraus?
- Wie kann die digitale Projektakte vollständig integriert und nachhaltig gepflegt werden?
- Wie können ein Zeiterfassungssystem und ein Dokumentenmanagement effizient in die Arbeitsabläufe eingebunden werden?
- Welcher Anbieter bietet eine branchenspezifische Lösung, die auch langfristig den Anforderungen gerecht wird?
Vorgehen
Frau Hans führte umfangreiche Recherchen zu verschiedenen ERP-Anbietern durch und nahm ferner von Mai bis Juli an einer dreiteiligen Workshop-Reihe zum Thema „Die ideale Handwerkersoftware finden und einführen“ vom Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg teil. Dieser Workshop gab neue Einblicke und führte zu einer Überprüfung der bisherigen Anbieter.
Ferner unterstützte ein Digitalisierungsberater der Handwerkskammer, um die Anforderungen zu schärfen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Am Ende fiel die Wahl auf die Software, die ursprünglich aus der Sanitär-Branche stammt, aber hervorragend an die Anforderungen der Metall- und Schlosserei-Branche angepasst werden kann.
Die Entscheidung für eine Cloudlösung (SaaS – Software as a Service) war für den Betrieb aufgrund ihrer Flexibilität und Zukunftsfähigkeit naheliegend.
Die Einführung der neuen Software ist nun für April 2025 geplant. Bis dahin müssen aber noch umfangreiche Vorarbeiten geleistet werden, darunter u.a. die Datenübertragung und Sicherstellung der Datensicherheit. In einer Übergangsphase wird parallel noch mit dem alten System gearbeitet, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten. Die Einrichtungskosten belaufen sich auf einen fünfstelligen Betrag, ergänzt durch die monatlichen Nutzungsgebühren für die Cloudlösung.
Projektziele & Projektergebnis
Die Umstellung auf eine neue Softwarelösung ist ein zentraler Schritt, um die Karl-Ernst Koch Schlosserei + Metallbau GmbH in die nächste Generation zu führen und digital zukunftsfähig zu machen. Ziel ist es, zentrale Prozesse effizienter zu gestalten, Fehlerquellen zu reduzieren und den Mitarbeitenden eine moderne, intuitive Arbeitsumgebung zu bieten. Mit der Einführung digitaler Werkzeuge wie einer zentralen Projektakte, eines Dokumentenmanagementsystems und einer integrierten Zeiterfassung sollen die täglichen Arbeitsabläufe erheblich optimiert werden. Diese Neuausrichtung legt die Grundlage für eine nachhaltige und flexible Weiterentwicklung des Betriebs und verbindet die Werte eines traditionsreichen Handwerksunternehmens mit den Anforderungen der digitalen Zukunft.
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Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
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