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Prozesse optimieren, Zukunft sichern – Impulse aus der Praxis

Die Abfahrer OHG ist ein professionelles Umzugsunternehmen mit Sitz in Bremen, das sich auf Transportdienstleistungen spezialisiert hat. Mit langjähriger Erfahrung bietet das Unternehmen umfassende Lösungen für Privat- und Geschäftskunden an. Die Abfahrer OHG bietet umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Umzüge, Entrümpelungen und Einlagerungen an, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden zugeschnitten sind.

Das Unternehmen übernimmt Umzüge jeglicher Art und Größe, sowohl lokal als auch überregional, und garantiert einen sicheren und reibungslosen Transport des Eigentums seiner Kunden. Das Unternehmen stützt sich auf jahrelange Erfahrung und hat sich einen Namen für qualitativ hochwertige Dienstleistungen gemacht.

Das Unternehmen existiert seit mehreren Jahrzehnten und ist organisch gewachsen, was eine solide Grundlage für den Erfolg geschaffen hat. Dieses Wachstum hat jedoch auch spezifische Herausforderungen mit sich gebracht, insbesondere im Bereich der IT-Systeme.

1.  Herausforderungen / Problemstellung

Trotz des Fehlens einer dedizierten IT-Abteilung hat die Abfahrer OHG durchdachte Lösungen implementiert, um ihre Kundenakquise und -betreuung effektiv zu gestalten. Dazu gehören beispielsweise Formulare, die auf langjähriger Erfahrung basieren und den Kunden eine einfache und transparente Berechnung von Umzugs-, Entrümpelungs- und Lagerkosten ermöglichen. Die 24/7-Erreichbarkeit im Erstkontakt über die Webseite sorgt zudem für eine geringe Einstiegshürde und hohe Kundenzufriedenheit.

2.  Vorgehen

Gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg wurde ein mehrstufiger Prozess genutzt, um die Herausforderungen der Abfahrer OHG systematisch zu identifizieren. Dabei wurde in einer ersten Phase mit geleiteten Interviews gearbeitet, um die Perspektiven des Inhabers und der Mitarbeitenden auf die zentralen Themen einzuholen. In Einzel- und Gruppengesprächen wurden wiederkehrende Probleme und Verbesserungspotenziale erfasst, die insbesondere die Bereiche Kundenkommunikation, Buchhaltung und interne Abläufe betrafen, aber auch über die Weiterentwicklung des bisherigen Geschäftsmodells gesprochen. Die Antworten halfen dabei, zentrale Themen zu priorisieren und erste Ansatzpunkte zu finden.

In einer zweiten Phase wurden offene Brainstorming-Runden organisiert, um gemeinsam kreative Ideen und Lösungsvorschläge zu entwickeln. Moderiert und strukturiert dokumentiert, wurden die gesammelten Vorschläge analysiert und in Themengebiete geclustert. Diese Methode ermöglichte es, konkrete Einblicke in wiederkehrende Probleme und Optimierungsmöglichkeiten zu gewinnen. Ergänzend wurden relevante Dokumentationen wie Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und die im Unternehmen eingesetzte Software ausgewertet. In diesem Prozess wurden folgenden Herausforderungen und Potentiale identifiziert:

Prozesse und Digitalisierung:

  • Abgleich der offenen Posten mit dem Steuerbüro oder Buchhaltungsdienstleister, insbesondere bei den Lagerkunden.
  • Wiederkehrende Fragen in der Kommunikation mit Kunden hinsichtlich Kosten, Terminen und Rechnungen.
  • Bedarf an effizienteren und automatisierten internen Prozessen.

Geschäftsmodell und Nachhaltigkeit:

  • Vermeidung von Leerfahrten und effizientere Nutzung der Fahrzeuge bei Fernumzügen durch klassische Logistikdienstleistungen.
  • Adressierung neuer Marktsegment durch die Integration von nachhaltigen Materialien und klimaneutralen Transportoptionen.
  • Erweiterung der Absatzmöglichkeiten durch gezielte Marketingstrategien und Kooperationen.

Neben den von den Mitarbeitenden identifizierten Potenzialen und Herausforderungen fiel im Zuge der Betrachtung der Software- und Hardware-Systeme des Unternehmens auch der Fokus auf das Thema Cybersicherheit und Datensicherheit. Hier setzt das Unternehmen derzeit auf eine verlässliche, lokale und periodische Backup-Lösung.

3. Erkenntnisse und Projektergebnisse

Die identifizierten Herausforderungen und Potenziale bilden die Grundlage für die weiteren Schritte zur Optimierung der Prozesse und zur strategischen Weiterentwicklung der Abfahrer OHG.

Ein zentraler Fokus liegt auf der Weiterentwicklung der bisherigen Backup-Lösung. Die aktuell eingesetzte lokale und periodische Backup-Lösung soll durch eine automatische, inkrementelle Cloud-Lösung ergänzt und langfristig ersetzt werden. Diese Maßnahme wird die Datensicherheit und den Schutz vor Datenverlust signifikant erhöhen, während gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit der Systeme gesteigert wird. Im Zuge der Backup-Modernisierung plant das Unternehmen ebenfalls die Aktualisierung seiner bisherigen Office-Software-Systeme. Diese sollen zukünftig als Grundlage für weitere Schritte zur Digitalisierung und Automatisierung dienen. Insbesondere werden hier Lösungen evaluiert, die eine effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit den Kunden ermöglichen.

Zusätzlich wird die Abfahrer OHG ihre Nachhaltigkeitsstrategien ausbauen. Zukünftig prüft das Unternehmen, die Option seinen Kunden nachhaltige Verpackungsmaterialien sowie CO2-Kompensation anzubieten. Diese Maßnahmen unterstreichen das Engagement der Abfahrer OHG, sowohl ökologische Verantwortung zu übernehmen als auch den wachsenden Anforderungen umweltbewusster Kunden gerecht zu werden.

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Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
mittelstand-digital@haw-hamburg.de

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