Mit dem „easyARguide“ wurde Augmented Reality (AR) als innovative Lösung für digitale Büroführungen am Beispiel des Standorts der Kölner Firma „World of VR“ erprobt und hier als Best Practice aufbereitet. Ziel war es, mit der Anwendung, eine flexible und zeitgemäße Lösung einzusetzen, um neue Mitarbeitende und Gäste effizient durch den Bürokomplex zu navigieren und dabei relevante Informationen zur Raumstruktur, Ausstattung und Organisation ortsgebunden und visuell aufzubereiten und zu präsentieren.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet dieser digitale Ansatz erhebliche Vorteile: Er spart Zeit, reduziert den organisatorischen Aufwand und ermöglicht gleichzeitig eine individuelle, interaktive Erkundung der Räumlichkeiten.

In vielen Unternehmen erfolgt die klassische Einführung in die Büroräumlichkeiten bislang durch eine persönliche Begleitung erfahrener Mitarbeiter:innen.

Doch diese analoge Lösung ist in der Praxis oft zeitintensiv, personengebunden und schwer skalierbar. Dieser Ansatz stößt speziell an seine organisatorischen Grenzen, wenn mehrere neue Kolleg:innen oder Gäste gleichzeitig eingewiesen werden müssen.

Hinzu kommt, dass weitläufige oder komplex strukturierte Gebäude eine zusätzliche Hürde für die Orientierung darstellen und es vielen Menschen schwerfällt, sich in unbekannten und weitläufigen Bürogebäuden ohne Hilfestellung direkt zurechtzufinden.

Unser Lösungsansatz: Eine digitale, AR-gestützte Büroführung, die Orientierung erleichtert, Personalressourcen schont und zugleich eine individuelle, interaktive Erkundung der neuen Umgebung ermöglicht. Hierbei ist sie jederzeit verfügbar, unabhängig von Gruppengrößen, unterstützt visuell und kann einfach in bestehende Prozesse integriert werden.

Die Büroführung erfolgt selbstgesteuert und interaktiv: Die Nutzenden bewegen sich im eigenen Tempo durch die Räumlichkeiten und erhalten durch virtuelle Hinweise, Texte, Bilder und ggf. Videos eine mediengestützte Einführung über die Raumstruktur, Ausstattung und Nutzung in die neue Umgebung direkt eingeblendet.

Ein zentrales Merkmal des easyARguide ist die einfache Erstellung eigener Inhalte – ganz ohne Programmierkenntnisse. Über eine intuitive No-Code-Oberfläche können Verantwortliche die Büroführung direkt in der AR-Anwendung gestalten, indem sie digitale Marker, Texteinblendungen, Fotos, Videos oder 3D-Objekte hinzufügen. So lassen sich individuelle Rundgänge flexibel anpassen, erweitern oder aktualisieren und das direkt am Ort des Geschehens.

Die Anwendung ist auf mehreren Geräten verfügbar, darunter HoloLens, Meta Quest 3 und Android-Tablets. Dadurch kann sie je nach Zielgruppe und Anwendungskontext variabel eingesetzt werden, etwa im Onboarding, bei Events oder zur Orientierung im Arbeitsalltag.

Der erstellte Guide bietet zwei Hauptmodi für die Büroführung:

1. Modus: Generelle Büroführung
   In diesem Modus werden allgemeine Informationen zur Bürostruktur vermittelt. Nutzer:innen erhalten Hinweise zu wichtigen Bereichen wie Arbeitsplätzen, Konferenzräumen, Aufenthaltsbereichen und zentralen Anlaufstellen. Dabei wird erläutert, wie die Büronutzung organisiert ist und welche Abläufe für den Alltag wichtig sind. Dieser Modus ist ideal für das Onboarding neuer Mitarbeiter.
   
   
2. Modus: Sicherheit im Feierabendprozess
   Was ist, wenn man als letzte Person im Büro ist? Dieser Modus richtet sich an Mitarbeitende, die am Ende des Arbeitstages das Bürogebäude verlassen. Hier werden ihnen Schritt für Schritt alle relevanten Maßnahmen erklärt: das Schließen der Jalousien und Fenster, das Ausschalten des Lichts, das Reduzieren der Heizung auf ein energiesparendes Niveau und das korrekte Abschließen der Türen. Durch visuelle Hinweise und AR-Anweisungen wird sichergestellt, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden – ein echter Mehrwert für die betriebliche Sicherheit.

Die technische Umsetzung des AR-Konzeptes bei Büroführungen mithilfe des easyARguide konnte erfolgreich durchgeführt werden. Dabei basiert eine solche AR-Führung auf virtuellen Markierungen und interaktiven Elementen, welche den oder die Nutzer:in durch das Büro leiten. Die wichtigsten Erkenntnisse zu den Funktionen sind:

• Navigation: Virtuelle Wegpunkte helfen dabei, sich in weitläufigen Gebäuden zurechtzufinden. Da das kleine Sichtfeld der AR-Brille dazu führen kann, dass Objekte nicht sofort sichtbar sind, wurde darauf geachtet, eindeutige Hinweise zur Orientierung bereitzustellen.
  
  
• Menü-Interaktion: Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine einfache Steuerung, jedoch kann es in bestimmten Situationen zu Überlagerungen digitaler Elemente kommen. Das kann passieren, wenn das Hauptmenü, welches die nutzende Person automatisch verfolgt um in dessen Sichtfeld zu bleiben, plötzlich auf im Raum platzierte Holograme trifft.
  
  
• Einfache Einrichtung: Die Handhabung des Handtrackings erfordert eine kurze Eingewöhnungszeit von etwa 10 bis 30 Minuten. Danach können Administrator:innen den Guide eigenständig für ihre Bedürfnisse anpassen.
  
  
• Effektive Alternative zur analogen Büroführung: Nutzer:innen können selbstständig das Gebäude erkunden, ohne auf eine geführte Tour angewiesen zu sein. Dies fördert eine individuellere und flexiblere Orientierung.
  
  
• Persistenz: Einmal eingerichtet, kann der Guide jederzeit wiederverwendet werden, beispielsweise für neue Mitarbeitende. Jedoch ist es empfehlenswert, die Inhalte regelmäßig zu überprüfen und bei strukturellen oder organisatorischen Änderungen zu aktualisieren.

Die Erprobung des easyARguide hat in der Praxis eindrucksvoll gezeigt, wie Augmented Reality zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung im Büroalltag beitragen kann. Besonders für KMU, die mit begrenzten Ressourcen arbeiten, bietet die Technologie Mehrwert und großes Potenzial:

• Bessere Orientierung: Neue Mitarbeiter:innen und Kunden gewöhnen sich schneller an ihre Umgebung und finden sich leichter zurecht.
  
  
• Zeitersparnis: Statt wiederkehrender Führungen durch das Personal kann die AR-Anwendung effizient und flexibel eingesetzt werden.
  
  
• Erhöhte Interaktivität: Durch die Kombination von visuellen Wegpunkten, interaktiven Erklärungen und Multimedia-Inhalten wird die Büroführung ansprechender gestaltet.
  
  
• Langfristige Nutzung: Das System bleibt für neue Mitarbeitende oder Besuchende erhalten und kann bei Bedarf aktualisiert werden.

Der easyARguide kann nicht nur für Büroführungen, sondern auch in anderen Schulungskontexten wie Sicherheitseinweisungen oder bei Events vielfältig eingesetzt werden. Zukünftige Erweiterungen der erstellten Guides wie personalisierte Touren, mehrsprachige Inhalte oder andere standortgebundene Schulungen sind denkbar und bieten Raum für eine kontinuierliche Weiterentwicklung und eine verbesserte Erfahrung für Nutzende.

Somit gelingt es, analoge Prozesse in KMU sinnvoll zu digitalisieren, Mitarbeitende aktiv einzubinden und gleichzeitig Ressourcen zu schonen. Die digitale Büroführung mit easyARguide ist ein Beispiel dafür, wie digitale Innovationen im Mittelstand erfolgreich zur Anwendung kommen können.

Entdecken Sie noch weitere Best Practices unten auf der Hauptseite des easyARguide Projektes.