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Tradition und Innovation in einer Apotheke

Tradition und Innovation in einer Apotheke

Das Unternehmen

Die Fontane Apotheke in Weyhe bietet eine umfassende Versorgung in den Bereichen Gesundheit und Wohlbefinden. Ein qualifiziertes Team steht den Kundinnen und Kunden mit fachkundiger Beratung und einem breiten Leistungsspektrum zur Seite – von der klassischen Arzneimittelversorgung bis hin zu individuellen Beratungsangeboten. Durch die Kombination traditioneller Apothekenkompetenz ermöglicht die Apotheke eine flexible und zeitgemäße Betreuung.

Dazu gehören moderne digitalen Lösungen, wie der Vorbestellung per App oder Online-Beratung. Ziel ist es, eine zuverlässige und persönliche Versorgung sicherzustellen, die sich an den individuellen Bedürfnissen der Kundschaft orientiert. Neben der Bereitstellung von Medikamenten legt die Fontane Apotheke besonderen Wert auf Serviceleistungen wie Medikationsmanagement, Ernährungsberatung und die Anfertigung individueller Rezepturen.

Projektbericht Apotheke Fontane

Ausgangslage und Ist-Situation

Die Fontane Apotheke unternahm bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung. Mit Angeboten wie der Möglichkeit zur Online-Rezeptbestellung, digitalen Beratungsservices und einem Online-Shop reagiert sie auf die veränderten Bedürfnisse ihrer Kundschaft und die Entwicklungen im Gesundheitswesen. Diese Neuerungen stehen jedoch vor besonderen Herausforderungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Einführung des E-Rezepts. Da ein großer Teil der Kundschaft zur älteren Generation gehört, zeigt sich häufig eine Zurückhaltung gegenüber digitalen Lösungen.

Es bedarf daher gezielter Maßnahmen, um Akzeptanz und Vertrauen in die neuen Angebote zu stärken und den Übergang möglichst einfach zu gestalten. Zudem sieht sich die Apotheke einem zunehmenden Wettbewerbsdruck durch ausländische Anbieter, insbesondere durch Online- oder Versandapotheken, ausgesetzt. Diese punkten häufig mit aggressiver Preisgestaltung und breiten digitalen Vertriebsstrukturen, was es für lokale Apotheken herausfordernd macht, ihre Position am Markt zu behaupten. Um diesen Entwicklungen aktiv zu begegnen, setzt die Fontane Apotheke auf eine vorausschauende Strategie, die Tradition mit Innovation verbindet.


Ziel ist es, die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen, um den Service kontinuierlich zu verbessern und den Erwartungen der Kundinnen und Kunden gerecht zu werden. Durch gezielte Investitionen in moderne Technologien und kundenorientierte Lösungen will die Apotheke ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern und sich als zukunftsorientierter Gesundheitsdienstleister positionieren.


Prozesse zur Identifizierung der Herausforderungen

In Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg wurden die Herausforderungen der Fontane Apotheke systematisch und detailliert analysiert. Durch strukturierte Interviews zu einzelnen Prozessen mit dem Inhaber, der die betrieblichen Abläufe und relevanten Prozesse bestens kennt, konnten wertvolle Einblicke in die bestehenden Strukturen gewonnen werden. Diese methodische Vorgehensweise ermöglichte eine präzise Bestandsaufnahme der aktuellen Situation und eine fundierte Einschätzung möglicher Optimierungspotenziale.

Der Schwerpunkt der Analyse lag auf den Prozessen rund um die Online-Bestellung sowie der Einführung und Umsetzung des E-Rezepts. Im Fokus standen dabei die einzelnen Schritte – von der Ausstellung ärztlicher Verordnungen durch die behandelnden Ärztinnen und Ärzte über die digitale oder analoge Übermittlung an die Apotheke bis hin zur finalen Bereitstellung der Medikamente für die Patientinnen und Patienten, insbesondere in Pflegeeinrichtungen. Hierbei wurden zentrale Herausforderungen, wie die Effizienz der Abläufe und die Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren, sorgfältig untersucht. Gemeinsam wurden gezielte Ansätze zur Optimierung dieser Prozesse erarbeitet, um eine reibungslose und zeitnahe Versorgung sicherzustellen.

Zusätzlich erfolgte eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Dabei wurden sowohl bestehende Stärken als auch potenzielle Schwachstellen identifiziert, um nachhaltige Entwicklungsstrategien zu entwickeln. Die gewonnenen Erkenntnisse bilden eine wertvolle Grundlage für die Weiterentwicklung der digitalen Prozesse und sollen dazu beitragen, diese gezielt an die aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Kundschaft anzupassen.


Ergebnisse und Ausblick

Die identifizierten Herausforderungen und Potenziale bilden die Grundlage für die nächsten Schritte zur Optimierung der Prozesse sowie zur strategischen Weiterentwicklung der Fontane Apotheke. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf der erfolgreichen Einführung und Etablierung des E-Rezepts, das einen bedeutenden Wandel in der täglichen Arbeit der Apotheke darstellt.

Ein zentrales Handlungsfeld ist die Förderung der Akzeptanz des E-Rezepts, insbesondere bei der älteren Kundschaft, die häufig noch mit traditionellen Papierverordnungen vertraut ist. Um den Übergang zu erleichtern, wurden gezielte Maßnahmen erarbeitet. Dazu gehören speziell entwickelte Informationsmaterialien in Form von verständlich gestalteten Flyern, die die wichtigsten Schritte zur Nutzung des E-Rezepts praxisnah erklären und dessen Vorteile – wie Zeitersparnis, höhere Sicherheit und einfachere Handhabung – klar hervorheben. Diese Flyer sollen sowohl in der Apotheke als auch über verschiedene Kanäle, wie Pflegeeinrichtungen oder Arztpraxen, verteilt werden, um eine möglichst breite Zielgruppe zu erreichen.

Zusätzlich wird geprüft, ob eigens geschulte Mitarbeitende als feste Ansprechpersonen für Kundinnen und Kunden zur Verfügung stehen, um Unsicherheiten abzubauen und individuelle Unterstützung bei der Einführung und Nutzung des E-Rezepts anzubieten. Dies könnte in Form von persönlichen Beratungsgesprächen, kurzen Schulungen oder begleiteten Erstnutzungen erfolgen, um die Hemmschwelle zu senken und Vertrauen in die neuen digitalen Prozesse zu schaffen.

Die Analyse ergab zudem, dass die bestehenden digitalen Systeme und Abläufe der Fontane Apotheke bereits auf einem hohen Niveau funktionieren. Die grundlegenden Prozesse sind effizient organisiert und erfüllen die aktuellen Anforderungen. Optimierungspotenziale wurden nur in wenigen Bereichen identifiziert, insbesondere in der weiteren Vernetzung mit externen Akteuren wie Arztpraxen und Pflegeeinrichtungen, um die Datenübermittlung noch nahtloser zu gestalten. Diese Erkenntnis unterstreicht die solide digitale Basis, auf der die Apotheke aufbauen kann, und ermöglicht eine gezielte Konzentration auf die Umsetzung der priorisierten Maßnahmen.


Mit diesen strategischen Schritten wird die Fontane Apotheke ihre Position am Markt nachhaltig stärken und den steigenden Anforderungen des digitalen Gesundheitswesens gerecht werden. Ziel ist es, praxisnahe und zukunftssichere Lösungen umzusetzen, die sowohl die internen Abläufe optimieren als auch einen spürbaren Mehrwert für die Kundschaft schaffen. Durch die konsequente Weiterentwicklung digitaler Prozesse und den persönlichen Kundenservice wird die Apotheke auch langfristig als vertrauenswürdiger und innovativer Partner im Gesundheitswesen wahrgenommen.


Sie haben Fragen zu diesem Digital-Konkret-Projekt?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg

Mittelstand-Digital@haw-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk. Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

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KI in der Angebotserstellung bei Event-Agenturen

KI in der Angebotserstellung bei Event-Agenturen

Ausgangslage

Die Kontrapunkt Agentur für Kommunikation GmbH ist eine inhabergeführte Messe- und Eventagentur und beschäftigt rund ein Dutzend Angestellte. Die Agentur besteht seit 1989 und ist fest in Hamburg verwurzelt: seit 2008 betreut sie u.a. den in Hamburg vertretenen, international bekannten Flugzeughersteller Airbus.

Herausforderung

Im Agenturmarkt ist es – wie auch in anderen Gewerben – üblich, dem interessierten Kunden unverbindliche Angebote zu unterbreiten. Ein abgelehntes Angebot hat keinen Auftrag zufolge und kann dem Kunden somit logischerweise nicht in Rechnung gestellt werden, hat aber trotzdem Zeit zur Erstellung in Anspruch genommen und somit dem Unternehmen Geld gekostet. Da auf (kostenlose) Angebote aufgrund der Marktstruktur nicht verzichtet werden kann, besteht das Ziel darin, hochwertige Angebote zu möglichst geringen zeitlichen und monetären Kosten zu erstellen. 

Zur Angebotserstellung müssen Bilder von Bühnen und Texte zum Gesamtkonzept der Vorstellung erzeugt werden. Um den Aufwand zu verringern, sollen KI-Bildgeneratoren und Large Language Models (LLM) zum Einsatz kommen. LLMs sollen eingesetzt werden, um schnell Konzepte zu erstellen und Ideen für neue Konzepte zu generieren. KI-Bildgeneratoren sollen eingesetzt werden, um neue Ideen für Bühnen zu entwickeln und den Graphikern die eigenen Ideen schneller zu vermitteln.


Anwendungsbeispiel für Prompt Engineering: Stable Diffusion (Deep Learning Text-zu-Bild-Generator). 

Cute Cats (Bild 1) – Cute Grey Cat (Bild 2) – Cute Grey Cat, acrylic painting (Bild 3) – (Cute:1.5) Grey Cat, acrylic painting (Bild 4)

KI in der Angebotserstellung 1 KI in der Angebotserstellung 2 KI und Angebotserstellung KI in der Angebotserstellung 4

Vorgehensweise

Im Rahmen der im Mittelstand Digital Zentrum Hamburg regelmäßig angebotenen KI-Sprechstunde schilderte einer der Geschäftsführer der Kontrapunkt GmbH dem KI-Trainer des MDZ Hamburg die oben beschriebene Sachlage. Da es sich bei der geschilderten Lage um eine komplexere Aufgabe handelt, vereinbarten beide Parteien, die Herausforderung gemeinsam im Rahmen eines „Digital-Konkret-Plus“ anzugehen.


Ergebnisse

Das Projekt lässt sich grob in drei Phasen/Meilensteine aufteilen. Im Sinne des einfacheren Verständnisses werden die Ergebnisse für jede Phase getrennt vorgestellt.

Phase 1

Einer der Geschäftsführer der Kontrapunkt Agentur und der KI-Trainer der TUHH arbeiteten zunächst gemeinsam die zu beantwortende Unternehmensfrage heraus:

Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden, um bereits existierende KI-Programme (GPT- und Render-Programme) zur effektiven Erstellung von Leistungsbeschreibungen (Konzepten und Grafische Umsetzungen) für Standardanfragen im Eventagentur-Bereich zu erstellen?

Basierend auf den Ausführungen des Geschäftsführers kategorisierte der KI-Trainer die Anforderungen in zwei Kategorien:

  • Muss
    • Bühnen generieren können
    • Präzise sein
    • Rechte an Bildern bereitstellen
    • Nachbearbeitung ermöglichen
  • Soll
    • Vorlagen bearbeiten können
    • Exklusive Nutzung der Bilder ermöglichen

Im nächsten Schritt führte der KI-Trainer eine explorative Analyse durch, um sich mit den technischen Möglichkeiten im Bereich der LLM und insbesondere der Bildgeneratoren vertraut zu machen. In einem halbtägigen Workshop mit beiden Geschäftsführern und dem KI-Trainer wurden die gewonnen Grundlagenerkenntnisse zu Bildgeneratoren präsentiert und basierend auf diesen Einblicken gemeinsam eine präzisere Anforderungsübersicht erarbeitet:

  • Muss
    • Bühnen generieren können
    • Eigene Modelle spezifizieren können
    • Image to Image beherrschen
    • Rechte an Bildern bereitstellen
    • Nachbearbeitung ermöglichen
  • Soll
    • Inpainting ermöglichen
    • Outpainting ermöglichen
    • Exklusive Nutzung der Bilder ermöglichen

Darüber hinaus wurde eine Aussicht auf die zukünftige Entwicklung von 3D-Modellen präsentiert sowie eine erste Abschätzung des zu erwartenden Ergebnisses vorgestellt. Das Ziel, den Aufwand zu verringern, konnte nicht mit Sicherheit in Aussicht gestellt
werden. Das Ziel, neue Ideen zu generieren, nahmen hingegen allen Beteiligten als erreichbar wahr.

Phase 2

Im nächsten Schritt wurde ein ganztägiger Workshop zum Prompt Engineering für LLMs und Bildgeneratoren abgehalten. Der Workshop gliederte sich in zwei Teile: den LLM- und den Rendering-Software-Teil. Im LLM-Teil wurden mithilfe frei zugänglicher LLM-Software verschiedene Prompting-Strategien erprobt.

Insbesondere Single Shot Prompting und das Reverse Prompt Engineering standen dabei im Mittelpunkt. Beim Single-Shot Prompting wird – wie im vorliegenden Fall – dem Textgenerator ein Beispielkonzept gezeigt, um anschließend auf Grundlage dieses Beispiels neue Texte bzw. Konzepte zu generieren. Beim Reverse Prompt Engineering geben Probanden einen Text – z.B. eine Kurzgeschichte – in den Prompt ein. Sie lassen sich von der Software mitteilen, welche Prompts diesen Text bzw. diese Kurzgeschichte erzeugen würde, um anschließend in einem neuen Chat-Fenster mit diesen Prompts dieselbe Kurzgeschichte so gut wie möglich zu rekreieren.

Eine Teilnehmerin war besonders von den Möglichkeiten angetan, die selbst Zero-Shot-Prompting bot: In wenigen Sekunden konnte das LLM ein Dutzend Claims generieren, die der erfahrenen und bis dahin eher skeptisch eingestellten Marketingexpertin zusagten.

Im zweiten Teil des Workshops wurden dann Prompting-Strategien für Rendering-Programme vorgestellt und gleichzeitig von den Teilnehmern an ihren Laptops ausprobiert. Die Ergebnisse waren erwartungsgemäß sehr durchwachsen. Hier zeigte sich, wie wichtig Erfahrung im Umgang mit Bildgeneratoren ist.

Der Geschäftsführer konnte am Ende des Workshops die besten Ergebnisse vorweisen. Er hatte sich von Anfang an mit Rendering-Programmen beschäftigt und aufgrund nicht zufriedenstellender Ergebnisse Unterstützung beim MDZ Hamburg ersucht. Andererseits wirkten seine Angestellten aufgrund der steilen Lernkurve teilweise leicht überwältigt. Noch während des Workshops entschied der in diesem Projekt federführende Geschäftsführer, unverzüglich eine zahlungspflichte Version eines Bildgenerators anzuschaffen. Er möchte den Einsatz bildgenerierender Software über den Workshop hinaus auf hohem Niveau sicherstellen.

Phase 3

Ungefähr ein Jahr nach dem ersten Workshop wurde ein zweiter Workshop abgehalten. Ziel war es, die erlernten und bereits erprobten Strategien weiter zu verfeinern. Die Mitarbeiter hatten in der Zwischenzeit bereits erfolgreich sowohl text- als auch bildgenerierende KI eingesetzt. Die Textgeneratoren erfreuten sich klar größerer Beliebtheit, wenn auch eher im Bereich Search Engine Optimization (SEO) und Stilanpassung von Marketing-Texten für Social Media.

Das Ziel des Workshops bestand darin, eine reale, akut anliegende Anfrage eines interessierten Unternehmens unter Zuhilfenahme generativer KI zu bearbeiten. Das Ziel wurde erreicht: Mithilfe eines bekannten LLM-Programms gelang es, in allen Bereichen eine Vielzahl von Konzeptvorschlägen zu generieren. Einer dieser Konzeptvorschläge inspirierte einen der Anwesenden zu einer auf dem Vorschlag aufbauenden Idee, die zum Kernbestandteil des Konzepts wurde. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie Textgeneratoren sinnvoll einsetzbar sind: nicht als Texterstellungsprogramm, dem man nur die richtigen Befehle geben muss, um das fertige Produkt auszugeben, sondern als Sparringspartner, auf dessen Input man eigenständig aufbaut und das Ergebnis dann ggf. wieder zurückspielt

Des Weiteren wurden mithilfe eines Bildgenerators mehrere Bilder erstellt, die einzelne Aspekte des Konzepts anschaulich darstellten. Keines dieser Bilder war auf dem Niveau, als dass man es einem fertigen Angebot hätte beilegen können. Aber die Bilder waren sehr wohl geeignet, einem Kunden in einem Vorgespräch eine erste Idee anschaulich zu vermitteln oder anschließend einem Grafiker schneller seine Aufgabe erklären zu können.

Im Verlauf dieses zweiten Workshops konnten mehrere teils schon bekannte, aber noch nicht vollständig verinnerlichte Prinzipien anhand eines echten Anwendungsfalls vermittelt werden:

  • Es ist entscheidend, einem Textgenerator das Problem so zu erklären, dass auch ein unerfahrener Mensch das Problem verstehen kann
  • Es sollten nicht zu viele Informationen auf einmal vermittelt werden, um die Kreativität des Programms nichts zu ersticken. Informationen können anschließend immer noch nachgereicht werden
  • Die Aufforderung „sei kreativ“ funktioniert bei Textgeneratoren im Gegensatz zu Menschen sehr gut
  • Explizites Ausformulieren der Aufgabenstellung verbessert die Ergebnisse nennenswert
  • Es sollten möglichst immer Beispiele zur Aufgabenlösung gegeben werden. Insbesondere ist zu begründen, warum diese Beispiellösungen im aktuellen Fall nicht umsetzbar oder wünschenswert sind.
  • Das Äquivalent zum iterativen Prompten („Chatten“) ist bei bildgerierender KI das Einfügen generierter Bilder in die Image-to-Image-Funktion

Die Reaktion der Workshop-Teilnehmer war im Tenor überwiegend positiv. Sie stellten aber auch klar, wo die Grenzen generativer KI liegen:

  • Textgeneratoren können vollkommen neue Ideen generieren. Auf diese wären Mitarbeitende nur nach langem gemeinsamem Brainstorming oder womöglich überhaupt nicht gekommen
  • Das individuelle Arbeiten mit Textgeneratoren verhindert das Konvergieren zu einer gemeinsamen Lösung, weshalb sie innerhalb einer Brainstorming-Session nur bedingt nützlich sind
  • Aus demselben Grund sind Textgeneratoren wiederum ausgesprochen mächtig zur Vorbereitung zum gemeinsamen Brainstorming. Denn jeder kann sich selbstständig vorbereiten und dann mit unterschiedlichen Ideen erscheinen
  • Der Einsatz von Textgeneratoren im aktiven Brainstorming-Prozess bremst den kreativen Prozess aus. LLMs sollten daher nicht in einer kreativen Phase eingesetzt werden, sondern im Anschluss
  • Textgeneratoren haben eine starke selbstdisziplinierende Wirkung, da sie Mitarbeitende bewegen, erste unscharfe Ideen verständlich niederzuschreiben
  • Bildgenerierende KI ist nützlich für grobe Konzepte, wird im Finetuning aber schnell zu zeitintensiv

Das Projekt kann damit als erfolgreich abgeschlossen werden.

Laden Sie zur Vertiefung die dem Workshop zugrundeliegende Präsentation hier runter.

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Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

mittelstand-digital@tuhh.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk. Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

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Kreislaufwirtschaft in der Textilbranche

Kreislaufwirtschaft in der Textilbranche

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Problemstellung:

Ein Hamburger Hersteller und Großhändler für Arbeitsschutz- und Berufskleidung leistet schon seit Jahren einen Beitrag zur Kreislaufwirtschaft. „Fair Workwear – Berufsbekleidung mit gutem Gewissen“ ist das Motto des Betriebs. Dazu zählen nachhaltige Materialien, Sparsamkeit und Recycling. Nun geht der Betrieb einen großen Schritt weiter.

Das Mittelstand Digital Zentrum Hamburg unterstützt dabei – in kostenlosen Workshops – als Impulsgeber durch Expertenwissen, Brainstorming sowie Konzeptentwicklung und Meilenstein-Erarbeitung.

Hauptziel ist die Transformation zu einem enkeltauglichen Betrieb. Die Schaffung einer ganzheitlichen Kreislaufwirtschaft mit Partnern sowie die Integration von Kundenbedürfnissen stehen im Fokus. Kleidung in den Kreislauf zurückzuführen lautet die Vision. Durch die Umsetzung der Ziele soll nicht nur der ökologische Fußabdruck reduziert, sondern auch eine Vorreiterrolle in Deutschland eingenommen werden.

Kreislaufwirtschaft 01

Vorgehen und Ergebnis:

Zu Projektbeginn gab es viele Fragen zur möglichen Realisierung der Rückführung und des anschließenden Recyclings eines T-Shirts im Sinne der Kreislaufwirtschaft: Ist Baumwolle das richtige Material für Recycling bzw. welche Materialen eignen sich dafür? Wie können Anreize geschaffen werden, dass Kund:innen die T-Shirts wieder in den Kreislauf zurückgeben? Wie oft können T-Shirts unter welchen Bedingungen gewaschen werden (Qualität)? Welche digitalen Informationen sollen in der Arbeitskleidung integriert sein (digitaler Produktpass)? Ist Recycling  der richtige Weg oder geht es im ersten Schritt um die Langlebigkeit von Materialien? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen kommen in den nächsten Jahren auf die Wirtschaft zu?

Zur Konkretisierung der Zielstellung wurden im Rahmen eines Workshops neue Tätigkeiten, die für eine Kreislaufwirtschaft zu ergänzen und einzuführen sind, erarbeitet. Als die Anforderungen an diese Tätigkeiten festgelegt werden sollten, war schnell klar, dass es neben einem gut aufgestellten Logistik- und Recyclingnetzwerk auch einer Umstrukturierung interner Prozesse für die Vision bedarf. Zudem stellte sich in diesem Fall heraus, dass das Recycling aktuell für den Betrieb auf dem gewünschten qualitativen Niveau nicht wirtschaftlich ist.

Entsprechend dieser geänderten Rahmenbedingungen wurde sich darauf verständigt, das Thema Rückführung und Recycling von Kleidung als Vision erst zu einem späteren Zeitpunkt anzugehen. Stattdessen sind zwei Projektziele zur Vorbereitung auf die große Vision definiert worden:

Prozessanalyse und -optimierung:

Für die Prozessanalyse wurden einen Tag lang die Abläufe in den betroffenen Bereichen dokumentiert und anschließend mit einer Visualisierung die Herausforderungen und Optimierungspotenziale analysiert. Es wurden insgesamt neun Potenziale zur Optimierung festgestellt. 

Zwei der neuen Potenziale wurden von der Geschäftsführung ausgewählt, um anschließend mit den Verantwortlichen Personen das Arbeitspaket erarbeiten zu lassen:
1. Definition von Prozessen mit klaren Verantwortlichkeiten,
2. Überarbeitung der Schulungsunterlagen und Etablierung eines Train-the-Trainer-Formats.

In einem Workshop wurde dabei besonders ausführlich auf die jeweiligen durchzuführenden Schritte eingegangen, damit auch die sieben weiteren Potenziale im Nachgang an das Projekt angegangen werden können.

Wenn alle Potenziale zur Optimierung aufgegriffen und umgesetzt worden sind, ist eine Effizienzsteigerung in der gesamten Organisation, den einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeitenden und eine Reduzierung von Fehlern im System durch einen Ende-zu-Ende Prozess zu erwarten. Auch können weitere Partner und Tätigkeiten, die für eine Kreislauf-Wirtschaft erforderlich sind, mit geringem Aufwand eingebunden werden.


Upcycling 02 Upcycling 02 Upcycling

Entwicklung eines Circularity Scores:

Neben der Prozessanalyse und -optimierung ist ein Score erarbeitet worden, anhand dessen die Kreislauffähigkeit der angebotenen Kleidung ermittelt werden kann. Der Score dient dazu, nach Außen mehr Transparenz darüber zu schaffen, inwiefern die Kleidungsstücke u.a. aus nachhaltigen Materialien bestehen, sich reparieren, wiederverwenden und recyceln lassen. Dazu wurde ein Pilotprodukt (eine Arbeitsschutzhose) ausgewählt, für welches der Circularity Score erstmalig entwickelt werden sollte.

In Workshops sind verschiedene Kennzahlen erarbeitet worden, welche in den Score einfließen. Die Kennzahlen beziehen sich dabei auf fünf übergeordnete Kategorien, welche die Kreislauffähigkeit ausmachen und in die Bewertung einfließen: Produktdesign, Herstellung, Reparatur, Wiederverwendung und Recycling. Für das Pilotprodukt ist der Score B herausgekommen (Score von A bis E, wobei A den bestmöglichen und E den schlechtesten Score beschreibt), was sehr positiv zu bewerten ist. Im Anschluss an das Projekt ist geplant, den Circularity Score auf weitere Produkte auszuweiten.


Sie haben Fragen zum Umsetzungsprojekt aus dem Bereich Kreislaufwirtschaft?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

Beverly Lege, Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg.

E-Mail: mittelstand-digital@tuhh.de

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Mitarbeiter finden und halten – in Zeiten von Chat GPT und interkulturellen Teams

Mitarbeiter finden und halten – in Zeiten von Chat GPT und interkulturellen Teams

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Ausgangssituation und Fragestellung

Ein Hamburger Handwerksbetrieb mit Schwerpunkt Haustechnik konzentriert sich vorrangig auf Heizungs-, Sanitärtechnik sowie die Integration erneuerbarer Energien. In dritter Generation wird das Familienunternehmen mit dem Anliegen geführt, sich in Sachen Mitarbeiter:innen-Akquise innovativer und digitaler aufzustellen.

Ebenso ist es dem Inhaber wichtig, seinen Mitarbeitenden eine noch bessere Perspektive zu bieten bzw. sie noch stärker an den Betrieb zu binden. Dazu unterstützt das Mittelstand-Digital Zentrum in Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsberater der HWK Hamburg den Betrieb in einem halbtägigen Workshop.

Mitarbeiter finden und halten 2

Vorgehen und Ergebnis:

Schnell wird klar, dass der Inhaber es mit der Mitarbeiter(ein)bindung ernst meint: Fast die gesamte Belegschaft nimmt mit dem Ziel an dem Workshop teil, einen konkreten Maßnahmenplan für beide oben genannten Ziele zu entwickeln, den nicht nur der Chef persönlich, sondern auch die Belegschaft unterstützt und gemeinsam umsetzt.

Allein dieses Vorgehen ist ein klares Plus in Sachen Mitarbeiterbindung. Weiterhin ist es Gold wert, dass auch neu eingestellte Kollegen dabei sind und von ihren noch frischen Erfahrungen als Bewerber berichten können.

Anhand der Methode der Candidate Journey werden zwei Profile potenzieller attraktiver Bewerber analysiert, um neue Ideen für den gesamten Bewerbungsprozess zu finden. Sich die Brille der Bewerber:innen aufzusetzen hilft, die Bedarfe dieser nachzuempfinden.

So wird zum Beispiel schnell deutlich, dass das Bewerbungs-Anschreiben in Zeiten von Chat GPT und teilweise sprachlicher Barrieren wenig Relevanz als Auswahlkriterium für den Betrieb hat. Vielmehr zählen das persönliche Telefonat sowie das Kennenlernen zukünftiger Mitarbeiter.

Ebenso zeigt sich, dass es hochmotivierte, ideenreiche Kollegen gibt, die ohne großen Zeitaufwand Posts für Social Media erstellen können und dies als selbstverständlich wahrnehmen bzw. anbieten.

Auf diese Weise werden viele neue Ideen entlang des gesamten Auswahlprozesses gesammelt, geclustert, priorisiert sowie Fragen geklärt.

Gleichwohl helfen die Impulse des Digitalisierungsberaters, wenn es um Fragen zu Social Media und Website Gestaltung geht. Schließlich sollen alle Maßnahmen realistisch umsetzbar und wirksam sein. 

Am Ende sind sich alle einig: Es hat Spaß gemacht und das Team zusammengeschweißt. Das interkulturelle Miteinander ist als sehr positives Alleinstellungsmerkmal deutlich geworden.  Nebenbei sind acht konkrete und erfolgsversprechende TO DOs für mehr „Finden und Halten von Mitarbeitenden“ entstanden.

Zitat Geschäftsführer: 

„Die Veranstaltung wurde zu 100% auf meine Wünsche / Probleme, die im Voraus festgelegt wurden, ausgerichtet. Mein Team wurde sehr gut einbezogen, insbesondere durch die offene Atmosphäre, die dazu führte, dass alle sich aktiv beteiligen konnten. Insgesamt eine super Veranstaltung!“  

Das Mittelstand-Digital Zentrum in Hamburg ist erste Anlaufstelle für kleine und mittlere Unternehmen, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Sie erhalten hier kostenfreie Unterstützung bei Ihrer digitalen Mission! 


Mitarbeiter finden und halten 4 Mitarbeiter finden und halten 5
Sie haben Fragen zu diesem Digital-Konkret Projekt, oder zu anderen Möglichkeiten der Digitalisierung?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

Christine Mish, Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg. E-Mail: Christine.Mish@hwk-hamburg.de

Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

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Webseite-Neugestaltung in einer Tischlerei

Webseite-Neugestaltung in einer Tischlerei

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Ausgangslage und Fragestellung

In der Ära der Digitalisierung ist ein aussagekräftiger und funktioneller Webauftritt für kleine und mittlere Betriebe unverzichtbar. Dies gilt auch für das Handwerk, wo traditionelle Betriebe wie die Tischlerei Paepcke zunehmend die Chancen erkennen, die eine digitale Präsenz bietet. Vor diesem Hintergrund initiierte das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur ein Digital-Konkret-Projekt, um die Webseite der Tischlerei Paepcke neu zu gestalten.

Ziel war es, ein zielgruppengerechtes Wording und einen geeigneten Aufbau zu entwickeln und neue Interaktionsmöglichkeiten, wie beispielsweise eine digitale Angebotserstellung, zu erkunden. Ferner bestand das Ziel darin, die Webseite inhaltlich zu straffen und übersichtlicher zu gestalten, um Nutzerinnen und Nutzern wichtige Informationen direkt und effizient zugänglich zu machen sowie die Zielgruppe präzise anzusprechen.


Webseite Neugestaltung

Vorgehen

Das Projekt der Neugestaltung einer Webseite wurde durch eine Serie von Workshops realisiert, in denen die Struktur, der Inhalt und Erweiterungen der neuen Webseite diskutiert wurden. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer der Tischlerei, Herrn Paepcke, wurden in drei intensiven Workshops die Grundlagen für einen attraktiven Webauftritt gelegt. Die Zusammenarbeit zeichnete sich durch einen offenen Ideenaustausch und das gemeinsame Bestreben aus, die digitale Visitenkarte des Unternehmens nicht nur zu erneuern, sondern auch mit neuen Funktionalitäten auszustatten, die den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden entgegenkommen. Dabei war besonders wichtig, sich in die Perspektive der potenziellen Kunden und Kundinnen zu versetzen, um unverständliche Fachbegriffe und Ausdrücke zu vermeiden.

Vorgehen und Lösung

Trotz des erfolgreichen Verlaufs der ersten drei Workshops fiel der letzte Workshop aufgrund verschiedener Umstände auf Seiten des Betriebes aus. Herr Paepcke entschied sich, basierend auf den erarbeiteten Ergebnissen und dem vorläufigen Anforderungskatalog, die weitere Umsetzung eigenständig voranzutreiben. Diese Entscheidung spiegelt das hohe Engagement und die Eigeninitiative des Geschäftsführers wider, die digitale Transformation seines Unternehmens aktiv mitgestalten zu wollen.

Webseite Neugestaltung

Lösung und Ergebnis

Das Endergebnis ist ein ausgearbeitetes Konzept für die Neugestaltung der Webseite, das als maßgeblicher Leitfaden für deren Struktur und Inhaltsschöpfung dient. Der Plan betont einen zielgruppenorientierten und klar strukturierten Webseitenaufbau und bietet Lösungsansätze zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit sowie zur Verbesserung der technischen Leistungsfähigkeit und inhaltlichen Ausrichtung. Weiterhin wurde ein FAQ-Bereich entwickelt, der es Nutzerinnen und Nutzern erlaubt, schnell und unkompliziert Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu erhalten, was die Effizienz und Zufriedenheit in der Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden erhöhen soll.

Zitat

„Wir sind dabei, unsere Webseite zu gestalten, weil ich festgestellt habe, dass gerade jüngere Kunden ausschließlich digital unterwegs sind. Ein guter Webauftritt ist nahezu unumgänglich.“

– Geschäftsführer Tischlerei Paepcke

Schauen Sie sich sein Feedback in unserem Video an (ab Min. 2:45).

Die Tischlerei Paepcke verfügt nun über die notwendigen Ressourcen, um ihren Online-Auftritt zu verstärken und die Bindungen zu ihren Kundinnen und Kunden im digitalen Raum zu festigen.

Autorin des Beitrags: Célia Rodrigues, Handwerkskammer Hamburg.

Bei Fragen freuen wir uns über eine Nachricht an: Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

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Arbeitsabläufe mit einem Assistenzsystem vereinfachen

Arbeitsabläufe vereinfachen

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Ein Assistenzsystem für das Prüfteam des Siegels „Arbeitgeber der Zukunft“

Ausgangslage

Das Unternehmen Deutsches Innovationsinstitut für Nachhaltigkeit und Digitalisierung GmbH (diind) verleiht die Auszeichnung „Arbeitgeber der Zukunft“. Unternehmen können sich im Rahmen eines zweistufigen Prüfprozesses verifizieren lassen. Im Falle einer positiven Begutachtung dürfen sie das verliehene Siegel tragen.

Neben dem „individuellen company check“ erfolgt ein „digitaler Außencheck“ der Bewerber. Das Prüfteam ermittelt hier eine Reihe von Kriterien, bei denen die Kandidaten Punkte sammeln. Dabei spielen Bewertungen des Unternehmens eine zentrale Rolle. Je besser das Unternehmen in Job-Portalen und Social Media abschneidet, desto mehr Punkte erhält es. Zusätzlich wird die Webseite des Unternehmens auf eine moderne Gestaltung, Sicherheit, Performance und Informationsgehalt überprüft.

Im Auswahlprozesses ermittelt das Prüfteam zunächst die für die Kriterien relevanten Daten (Bewertungen, Ladezeiten, Inhalte der Webseiten uvm.). Anschließend nimmt das Team die umfassende Begutachtung vor. Gerade diese Ermittlung der Daten wird bisher in einem aufwändigen manuellen Verfahren vorgenommen.

Ines Woermann, die Geschäftsführerin der diind GmbH, wurde im Rahmen unseres Vortrags „Die digitale Assistenz – Schluss mit monotoner Arbeit“ auf das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg aufmerksam. Sie entwickelte die Idee, das Prüfteam durch ein Assistenzsystem bei der Datenermittlung zu unterstützen. Das Ziel: Arbeitsabläufe vereinfachen. Zur Weiterentwicklung des Vorhabens kontaktierte Ines Woermann das Mittelstand-Digital Zentrum.

Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts „Arbeitsabläufe vereinfachen“ unterstützten die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg bei der Identifikation von Potentialen zur Automatisierung, der Spezifikation einer möglichen Lösung, einer ersten Einschätzung der Machbarkeit, sowie der kritischen Betrachtung möglicher Lösungen.


Arbeitsabläufe vereinfachen

Herausforderung

Die Begutachtung von Unternehmen erfolgt unter höchsten Qualitätsansprüchen. Daher war bereits zu Beginn des Projekts klar, dass die ermittelten Daten fehlerfrei sein müssen. Die Datenermittlung muss zudem so erfolgen, dass eine manuelle Überprüfung erfolgen kann.

Zusätzlich ist die Heterogenität der Datenquellen eine Herausforderung. Konkret bedeutet dies, dass jedes Kriterium auf unterschiedlichen Wegen ermittelt wird (Suche in Online-Portalen, manuelle Suche auf der Webseite, Tools zur Webseitenbewertung etc.). Für das Projekt müssen also viele kleinere Lösungen gefunden werden, die sich in eine Gesamtlösung integrieren lassen.

Vorgehen und Lösung

In einem ersten Workshop untersuchte das Team den derzeitigen Prozess. Hierbei wurde als Ziel die Teilautomatisierung der Kriterien-Ermittlung festgelegt. Auf Grund des hohen Qualitätsanspruchs fiel die Entscheidung, eine mögliche Lösung als Assistenzsystem auszulegen. Das heißt, das System soll das Prüfteam unterstützen, jedoch keine selbständigen Entscheidungen treffen. Das Unternehmen fertigte eine Liste der zu ermittelnden Kriterien an. Die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum identifizierten für die Kriterien Potentiale zur Automatisierung. Hierbei gab es eine Vielzahl möglicher Ansätze:

  • Abfrage von APIs (API: Application-Programming-Interface – Schnittstelle): Diese erlauben es, Services im Internet automatisiert zu nutzen. So ist es z.B. möglich, Bewertungen in Online-Portalen ohne manuelle Nutzung eines Browsers abzufragen.
  • Nutzung künstlicher Intelligenz zur gezielten Abfrage der Inhalte von Webseiten,
  • statische Analyse des HTML von Unternehmens-Webseiten (HTML: Hypertext-Markup-Language – Die Sprache, in der Webseiten an den Browser übertragen werden),
  • Tools zur automatisierten Bewertung von Webseiten. Diese nutze bereits das Prüfteam. Allerdings war die Bedienung auf eine manuelle Eingabe und Ausgabe angewiesen.
Arbeitsabläufe vereinfachen

Um ein besseres Gefühl für die Eignung möglicher Lösungen zu bekommen, entschied sich das Projektteam dafür, eine Auswahl dieser Ansätze im Rahmen eines Prototyps umzusetzen. Diese Lösungen wurden in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister des Unternehmens im Intranet installiert. Das Prüfteam kam somit zu einem ersten Eindruck einer möglichen Lösung, konnte diese bewerten und bereits vor einer Entwicklung Feedback geben.

Arbeitsabläufe vereinfachen: Ergebnisse

Ein Großteil der Kriterien lässt sich automatisiert ermitteln. Hierdurch lässt sich die Arbeit des Prüfteams unterstützen. Allgemein lässt sich jedoch feststellen, dass die automatisierte Kriterien-Ermittlung nicht ohne Fehler abläuft. Ein Assistenzsystem würde die Daten daher vorbereiten und dem Prüfteam zur Überprüfung und weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen.

Im Rahmen des Projekts „Arbeitsabläufe vereinfachen“ untersuchten die KI-Experten des Business Innovation Lab der HAW Hamburg verschiedene KI-Systeme für die Analyse der Webseiteninhalte. Hierzu entwickelten sie passende „Prompts“. Ein Teil der Systeme war von vornherein ungeeignet, da diese nicht für die deutsche Sprache entwickelt wurden. Für einige zunächst vielversprechende KI-Systeme stellte sich bei genauerer Überprüfung heraus, dass diese Inhalte auf den Webseiten ausgaben, die nicht wirklich existierten. Im Kontext von LLMs (Large Language Models – die KI-Technologie hinter ChatGPT etc.) spricht man hierbei von „Halluzinieren“. Da die Ergebnisse der KI nicht ausreichend nachvollziehbar dargestellt wurden, würde dies für das Prüfteam einen aufwändigen manuellen Abgleich der Ergebnisse erfordern.

Im Gesamtbild erschien der Aufwand zur Überprüfung dem Nutzen nicht zu entsprechen. Auch die Akzeptanz des Assistenzsystems wäre in diesem Fall fraglich. Der Einsatz von KI ist daher für dieses Projekt derzeit ungeeignet. Da die Entwicklung von KI-Systemen (gerade im Bereich der Generativen KI) mit großen Schritten vorangeht, kann es durchaus sein, dass sich die Eignung in naher Zukunft ändert.

Für die Abfrage von Bewertungen aus Online-Portalen eignet sich die Nutzung von APIs sehr gut. Die Abfrage erfolgt in einem Bruchteil der Zeit und erfordert nicht das manuelle Kopieren der Ein- und Ausgabedaten auf den Webseiten der Portale.

Auch die automatisierte Nutzung der Bewertungstools für Webseiten spart dem Prüfteam das manuelle Kopieren der Ein- und Ausgabedaten.

Um einen fließenden Übergang von den bisherigen Prozessen zu ermöglichen, ist es zudem nötig, dass das Assistenzsystem einen Excel-Import und -Export anbietet. In späteren Ausbaustufen des Systems soll es zudem möglich sein, weitere Teile des Prozesses in das System zu integrieren, um die derzeitige Excel-basierte Lösung sukzessive abzulösen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass auch viele kleine Automatisierungen einen Beitrag dazu leisten können, die Aufgaben des Prüfteams angenehmer zu gestalten. Die kritische Betrachtung und die Validierung möglicher Lösungen ist hierbei essenzieller Bestandteil von Digitalisierungsprojekten und sollte von vornherein mitgedacht werden.

Möchten auch Sie Arbeitsabläufe vereinfachen? Dann freuen wir uns über eine kurze Mail:

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Daniel Smit   

mittelstand-digital@haw-hamburg.de

Autor des Beitrags „Arbeitsabläufe vereinfachen“: Daniel Smit, Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg.

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Integration von 3D-Druck

Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei

Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei

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Ausgangssituation und Fragestellung:

In der TIB Tischlerei Bartholl spielt die Integration neuer Technologien eine entscheidende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit. Vor diesem Hintergrund führte das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg im November 2023 zwei halbtägige Workshops zum Thema „3D-Druck in der Tischlerei: Anforderungen und Auswahl“ in der Handwerkskammer Hamburg durch. Ziel war es, die Anforderungen an das Material, den Drucker und das Verfahren zu definieren.

Zentrale Fragen für die Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei waren: Wofür soll der 3D-Drucker eingesetzt werden? Wie kann 3D-Druck effektiv in die Prozesse integriert werden? Welche Anforderungen stellen wir an das Verfahren, den Drucker und das Material? Und wie gewährleisten wir eine hohe Qualität der gedruckten Teile?


Vorgehen bei einer Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei: 

Der Workshop zielte darauf ab, ein tiefes Verständnis für die Möglichkeiten und Herausforderungen des 3D-Drucks in der Tischlerei zu entwickeln. Der Experte Johannes Kriett, der tiefgehende Erfahrungen mit 3D-Druck in Handwerksbetrieben aufweist, führte die Teilnehmenden in die Grundlagen ein und diskutierte mit ihnen über Materialauswahl, Druckverfahren und notwendiges Zubehör.

Besonderes Augenmerk lag auf der Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit. Der junge Tischler Simon Gondesen zeigte großes Interesse an der innovativen Technologie und brachte frische Ideen sowie Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag ein. Gemeinsam wurden konkrete Pläne für die Auswahl von Materialien, Druckverfahren und Druckern erstellt.

Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei

Lösung:

Das Ergebnis des Workshops war ein umfassender Anforderungskatalog zur Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei. Es wurden spezifische Materialien und Druckverfahren ausgewählt, die den Anforderungen der Tischlerei entsprechen. Die Tischlerei entschied sich für ein FDM-Modell (Fused Deposition Modeling) mit einem Druckraum von 30cm x 30cm x 30cm. Dieser Druckertyp bietet die Flexibilität, eine Vielzahl von Materialien zu verarbeiten, was für ihre vielfältigen Anwendungen in der Tischlerei entscheidend ist. Zudem ermöglicht der Multimaterialdrucker das Drucken mit verschiedenen Materialien in einem einzigen Druckvorgang, was die Effizienz und Kreativität in der Produktion erhöht.

Besondere Aufmerksamkeit galt der Auswahl des Zubehörs und der Materialien. Für die Materialauswahl entschied sich die Tischlerei für umweltfreundliche und langlebige Kunststoffe, die sowohl die Anforderungen an die Produktqualität erfüllen als auch die Nachhaltigkeit ihrer Produktion unterstützen (PETG, ABS, PLA).

Ein wichtiger Aspekt war der Einsatz eines Trockenschranks, um die Materialien vor Feuchtigkeit zu schützen und ihre Qualität zu erhalten. Zudem wird die Tischlerei Platinenseitenschneider sowie andere spezialisierte kleinere Werkzeuge einsetzen, die für die Nachbearbeitung der gedruckten Teile notwendig sind. Die Teilnehmenden gewannen wertvolle Einblicke und sind nun bereit, die Technologie in ihren Betrieben umzusetzen.

Zitat

„Der 3D-Druck eröffnet uns neue Möglichkeiten, individuelle und nachhaltige Lösungen für unsere Kunden zu schaffen. Beispielsweise können wir jetzt defekte Fensterkappen kostengünstig und umweltfreundlich nachdrucken, anstatt komplette Fenster oder Beschläge ersetzen zu müssen.“ – Teilnehmer Simon Gondesen, TIB Tischlerei Bartholl

Mit der Teilnahme an den beiden Workshops hat die TIB Tischlerei Bartholl einen wichtigen Schritt in Richtung eines innovativen und zukunftsfähigen Betriebes gemacht. Die Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei ermöglicht es, flexibler auf Kundenwünsche zu reagieren und gleichzeitig Prozesse effizienter und nachhaltiger zu gestalten.


Sie haben Fragen zur Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
Célia Rodrigues   
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Open Source ERP-System

Eignungsprüfung eines Open Source ERP-Systems

Eignungsprüfung eines Open Source ERP-Systems

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In diesem erfolgreich durchgeführten Digital Plus-Projekt mit der Ernst Dello GmbH & Co. KG wurde ein Open Source ERP-System getestet. Ob das Testergebnis zielführend war, erfahren Sie im Beitrag.


Kurzer Blick ins Unternehmen:

Seit sieben Jahren verschmelzen die Autohausgruppen Ernst Dello GmbH & Co. KG und die DÜRKOP GmbH mit Hansa Nord zu einem Unternehmen, der DELLO GRUPPE. Als Spezialist und Servicepartner von Opel, Kia, Mazda, Fiat, Fiat Professional, Abarth, TROPOS Motors, Crosscamp, Eura Mobil, Forster und Karmann Mobil, Toyota, Lexus, sowie BMW, BMW i, BMW M, MINI, Jaguar und Land Rover kommen die 1.500 Mitarbeitenden an den 52 Standorten täglich ihrem Leistungsversprechen nach, ihren Kunden kompetente Beratung und exzellenten Service anzubieten.


Ausgangslage:

Als gewachsenes Unternehmen nutzt die Ernst Dello GmbH & Co. KG ältere Softwaresysteme für die Planung und Durchführung von Geschäftsprozessen. Durch die erreichte Größe des Unternehmens und die damit verbundene Anzahl an Geschäftsvorgängen stoßen viele neue Systeme an ihre technischen Grenzen. Durch die Menge an Transaktionen sind die Antwortzeiten und Dauer der Bearbeitung gestiegen und erfüllen nicht mehr die gewünschten Anforderungen.

Nach Sondierung des Angebotes an Enterprise Resource Planning (ERP) und Dealer Management Systemen (DMS), wurde das Open-Source ERP-System „odoo“ in Betracht gezogen, um die bisher eingesetzten Systeme zukunftssicher zu ersetzen. Ob das Open Source ERP-System odoo die technischen Anforderungen der Ernst Dello GmbH & Co. KG erfüllen kann, sollte nun in Form von Lasttests ermittelt werden. (Lasttests sind Tests, bei welchem ein System, mit einer hohen Arbeitslast belastet wird. Dabei können die Leistungsgrenzen, Antwortzeiten und Verbrauchsverhalten ermittelt werden.)


Ablauf:

Dieses „Digital plus“-Projekt begann Mitte Juli 2021 mit einer einführenden Besprechung, um zu klären, vor welcher Herausforderung Dello steht. Nach Klärung der Anforderungen wurde ein Konzept für den Systemtest entwickelt. Dabei wurde im Verlauf des Projektes mehrfach Rücksprache gehalten, um ein zielgenaues Arbeiten zu ermöglichen.

Zunächst wurde ein Test-System aufgesetzt, mit dem erste Tests durchgeführt wurden. Anschließend wurden eine Reihe von Tools zum halbautomatisierten Testen und Erheben von Performance-Parametern ausgewählt und eingesetzt: Munin zum Messen der RAM-, CPU- und Datenbank-Nutzung, das Python-Framework locust für die Ausführung der Testgeschäftsvorgänge, sowie das Protokollieren von Mengen und Antwortzeiten und Powershell zum flexiblen Übergeben von Testparametern und dem Starten der Tests. Mit unterschiedlichen Lastprofilen wurde anschließend getestet, ob die von Dello gestellten Anforderungen des Open Source ERP-System odoo erfüllt wurden. Abgeschlossen wurde die Prüfung mit einem Langzeittest, der über 3 Tage das Verhalten bei kontinuierlicher Auslastung des Systems testete.

Ergebnisse:

Die erhobenen Antwortzeiten und die dabei festgestellte Systemauslastung lassen darauf schließen, dass das Open Source ERP-System grundsätzlich für den vorgesehenen Einsatz geeignet ist. Diese Erkenntnis und offene Fragen wurden in einer abschließenden Besprechung vermittelt/beantwortet. Eine zukünftige partnerschaftliche Weiterentwicklung wurde wohlwollend befürwortet.

Sie haben Fragen zu diesem Digital Plus-Projekt, zum Open Source ERP-System oder zu anderen Digitalisierungs-Möglichkeiten?

Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

Wir freuen uns über eine Nachricht an mittelstand-digital@hk24.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Umsetzungsprojekt in der Dienstleistungsbranche: Change Management

Umsetzungsprojekt in der Dienstleistungsbranche Change Management

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Mitarbeitenden-Einbindung als Erfolgsfaktor bei der Einführung digitaler Prozesse – Eine Praxisreise mit der Goldener Elch GmbH.

Das vorliegende Umsetzungsprojekt zeigt auf, welche Bedeutung gezieltes sowie strukturiertes Vorgehen und die Mitarbeitenden-Einbindung in Bezug auf Veränderungsprojekte in Unternehmen hat.


Kurzer Blick ins Unternehmen:

Die Goldener Elch – Glas und Gebäudereinigung GmbH ist ein mittelständischer Reinigungsdienstleister mit Sitz in Hamburg. Das im Jahr 2002 zunächst als GbR gegründete Unternehmen beschäftigt mittlerweile rund 150 Mitarbeitende, die Objekte in der Metropolregion Hamburg aus Bereichen, wie u.a. Büros, Kliniken, Schulen oder Lagerhallen, betreuen.

Zu den Aufgaben des Unternehmens zählen u. a. die klassische Unterhaltsreinigung, Glas- und Rahmenreinigung, Bauend-/Baufeinreinigung, Teppich- und Fußbodenbeschichtung, sowie die Erfüllung von weiteren individuellen Kundenwünschen. Zusätzlich zum Kerngeschäft der Reinigung, bietet Goldener Elch seinen Kunden jederzeit die Möglichkeit einer einfachen Meldung von Reklamationen, Wünschen und Feedback mittels der hauseigenen App. Dies ermöglicht eine direkte Kommunikation mit dem Büro und Service-Team.


Ausgangslage:

Die Goldener Elch GmbH beschäftigte sich mit der Fragestellung wie, bzw. an welchen Stellen die Digitalisierung das Unternehmen, die Arbeitsabläufe, die Mitarbeitenden und/oder die Dienstleistung unterstützen kann. Dabei stellte sich nicht nur die Frage, ob die Digitalisierung unterstützen kann, sondern viel mehr, wo weitere Ansatzpunkte sind, welche Strukturen hierfür angepasst werden müssen und wie die Mitarbeitenden einzusetzen sind, um diese Digitalisierungsvorhaben überhaupt zu ermöglichen.

Im Rahmen des Auftaktgesprächs mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg wurden die Servicekräfte als Ansatzpunkt identifiziert. Wie in anderen Unternehmen auch, treffen Veränderungen teilweise auf Ablehnung durch die Mitarbeitenden und der Informationsaustausch über Hierarchie-Ebenen hinweg gestaltet sich zum Teil schwierig. Eine zusätzliche Besonderheit die u. a. in dieser Branche auftritt: Der Informationsaustausch mit den Mitarbeitenden wird häufiger durch sprachliche Barrieren erschwert. Somit hatte dieses gemeinsame Projekt das Ziel, nicht nur ein einzelnes Problem zu betrachten, sondern dabei zu unterstützen, auf breiter Fläche zu Verbesserungen im Unternehmen zu führen.

Umsetzungsprojekt in der Dienstleistungsbranche Change Management Umsetzungsprojekt in der Dienstleistungsbranche Change Management Umsetzungsprojekt in der Dienstleistungsbranche Change Management

Vorgehen und Ergebnis:

Nach der Aufarbeitung des Goldener Elch-Praxisbeispiels für den Leitfaden Gamification wurden in anschließenden Gesprächen mit dem Unternehmen u. a. die Themen Change Management bzw. Mitarbeitenden-Einbindung als Handlungsfeld identifiziert, die am Beispiel der unternehmenseigenen App zur Auftragsvergabe, Zeiterfassung und Materialbestellung thematisiert wurden.

Es erfolgte zunächst die Aufnahme der Ist-Situation anhand von Interviews mit Mitarbeitenden aller Hierarchieebenen, mit Fokus auf die Einführung der unternehmenseigenen App. Dazu wurde vorab ein Interviewleitfaden erstellt, welcher grob zusammengefasst die folgenden Themen fokussiert:

  • Retrospektive – Veränderungsprozesse und Mitarbeitenden-Einbindung,
  • Retrospektive – Vorschlagswesen und
  • Veränderungen und Mitarbeitenden-Einbindung in Zukunft.

Insgesamt wurden Interviews mit acht Personen in verschiedenen Funktionen und Positionen im Unternehmen geführt.

Für die Analyse der Interviews wurden diverse Kategorien festgelegt und soweit notwendig erweitert. Die Interviews wurden anhand folgender neun Kategorien analysiert: Veränderungsprozess, Mitarbeitenden-Einbindung, App-Verbesserung, Veränderungsprozess-Verbesserung, Veränderungsgrund, Probleme, Vorgehen, Motivation, App, Kommunikationswege und Ideen.

Sehr früh während der Analyse konnte bereits festgestellt werden, dass es teilweise unterschiedliche Auffassungen der diskutierten Themen beim Vergleich der strategischen und der operativen Perspektive gibt. (Unter der strategischen Perspektive wird in diesem Zusammenhang in erster Linie die Sichtweise des Betriebsleiters und unter der operativen, die der Servicekräfte (sowie Teile der Aussagen von Objektleitern und Innendienst) verstanden.

Die Erkenntnisse aus der Analyse der Interviews wurden anschließend in die folgenden fünf Themen unterteilt: (1) Veränderungsgründe, (2) Probleme beim Veränderungsprozess, (3) Vorschläge und Wünsche der Mitarbeitenden zur Prozessverbesserung, (4) Probleme bei der App und (5) Ideen für die Verbesserung der App. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurden drei konkrete Verbesserungs- bzw. Weiterentwicklungsideen abgeleitet, die jeweils mit Tipps zur Umsetzung ergänzt wurden.


Was sind die zentralen Erkenntnisse zum Projekt?

  • Externe methodische, organisatorische bzw. fachliche Unterstützung, z. B. durch universitäre Partner, kann die Erreichung der Projektziele deutlich unterstützen.
  • Die freiwillige Bereitschaft der Interviewten sowie die Schaffung einer geschützten Interviewatmosphäre (inkl. Anonymisierung) ermöglichen es Change Management Themen kritisch zu diskutieren.
  • Bei Veränderungen im Unternehmen spielen menschliche Faktoren eine große Rolle. Bei der Einführung, wie in diesem Beispiel einer unternehmenseigenen App, kann dies bei einem Teil der Mitarbeitenden zu zusätzlichen persönlichen Veränderungsprozessen führen, da eine Umstellung in der Arbeitsweise für den Erfolg notwendig ist. Mitarbeitende sollten aus diesem Grund frühzeitig über Veränderungen unterrichtet und in das Projekt einbezogen werden.
  • Sensibilisierung der Mitarbeitenden über die Beweggründe der Veränderung ist für den Projekterfolg entscheidend.

Fazit:

Change Management und Mitarbeitenden-Einbindung sind Begriffe, die in Unternehmen nicht als notwendiges Übel, sondern als Stellhebel für den Erfolg von Veränderungen und Weiterentwicklung zu verstehen sind. Im Rahmen des Projektes, wurde die Einführung der unternehmenseigenen App (mit den wesentlichen Funktionen Zeiterfassung und Materialbestellung) als zentrales Beispiel für die Analyse gewählt. Dabei wurden zurückliegende Veränderung beleuchtet und mögliche Verbesserungen für die Zukunft diskutiert. Ein besonderes Augenmerk wurde zusätzlich auf die Mitarbeitenden-Einbindung gelegt.

Die Ergebnisse der Analyse wurden genutzt, um einerseits Handlungsempfehlungen für das unternehmensinterne Change Management und andererseits Verbesserungsvorschläge sowie Ideen abzuleiten.

Auch für andere Unternehmen kann dieses Projekt ein gutes und lehrreiches Beispiel sein. Es zeigt deutlich, dass Probleme und Hindernisse in Change Management Projekten durch zielgerichtete Planung minimiert werden können. Ein wesentlicher Schlüsselfaktor liegt in der Mitarbeitenden-Einbindung, umso Akzeptanzprobleme vorwegzugreifen und die Veränderungsmotivation zu fördern.

Sie haben Fragen zu diesem Digital Plus Change Management Projekt, oder zu anderen Digitalisierungs-Möglichkeiten?

Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

Kontaktdaten zu diesem Umsetzungsprojekt:

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Künstliche Intelligenz

Video Präsentation: Einführung von Künstlicher Intelligenz in Maschinen und Anlagen

Video Präsentation: Einführung von Künstlicher Intelligenz in Maschinen und Anlagen

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Anhand einer konventionellen Drehbank wird in diesem Video erklärt, wie Künstliche Intelligenz (KI) eine Predictive Maintenance (vorbeugende Instandhaltung) ermöglicht.


Neben dem großen Schlagwort der Digitalisierung ist auch das Thema Künstliche Intelligenz (KI) in aller Munde. Doch was genau verbirgt sich hinter dem KI-Begriff und welche einzelnen Schritte sind bei einer Einführung zu gehen? Da diese Fragestellungen vor allem für produzierende Unternehmen mit der Aufrüstung bestehender Maschinen und Anlagen verbunden sind, erklären wir Ihnen in diesem Video am Beispiel einer konventionellen Drehbank wie Sie in vier aufeinander aufbauenden Phasen an das Ziel einer intelligenten Maschine gelangen, die Ihnen mitteilt, wann die nächsten Wartungen erforderlich sind.


Inhalt des Videos:
  • Grundlagen KI
  • Das Prinzip der vorausschauenden Instandhaltung
  • Einführung von Technologien der KI in 4 Phasen
  • Fazit
Sie haben Fragen zu diesem Umsetzungsprojekt im Bereich Künstliche Intelligenz, oder zu anderen Digitalisierungs-Möglichkeiten? Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

Kontaktdaten zu diesem Umsetzungprojekt:
Feras El Sakka, Helmut-Schmidt-Universität Hamburg, E-Mail: feras.elsakka@hsu-hh.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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