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Vorbereitung zur geplanten Übernahme und digitalen Neuausrichtung einer Möbelmanufaktur

Vorbereitung zur geplanten Übernahme und digitalen Neuausrichtung einer Möbelmanufaktur

Im Rahmen der geplanten Übernahme einer Möbelmanufaktur bereitet sich Herr Papendieck darauf vor, den Betrieb sowohl strukturell als auch digital zu modernisieren. Sein besonderes Augenmerk bei dieser Transformation liegt dabei auf der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden, um den Handwerksbetrieb zukunftsfähig zu machen und eine nachhaltige, kundenorientierte Ausrichtung in der Manufaktur zu fördern.

Transformation Papendieck

Ausgangssituation und Zielsetzung

Noch vor der eigentlichen Übernahme legt Herr Papendieck, der über umfangreiche Erfahrung in Unternehmensstrategie und digitalem Marketing verfügt, alle notwendigen Vorkehrungen für eine erfolgreiche Betriebsübernahme und den anschließenden digitalen Wandel. Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg schafft derzeit die Grundlagen, um eine nahtlose Transformation umzusetzen. Diese Transformation verbessert sowohl die internen Prozesse als auch die Kundenbetreuung nachhaltig.

Herr Papendieck plant, den Betrieb mit einer geeigneten Handwerkersoftware auszustatten, die möglichst viele Unternehmensprozesse abdeckt und die Transparenz sowie Effizienz steigert. Ein wesentlicher Fokus liegt auf der Auswahl eines Systems. Neben einem deutlichen Kundenfokus soll es alle Arbeitsschritte abbilden und gleichzeitig die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neuen digitalen Abläufe sichern.


Zielsetzung der digitalen Transformation

Durch die bevorstehenden Änderungen soll die Möbelmanufaktur nicht nur betriebliche Effizienzgewinne erzielen, sondern auch eine transparente und nachvollziehbare Informationsverarbeitung für Kunden und Mitarbeitende gewährleisten. Herr Papendieck verfolgt das Ziel, die Manufaktur mithilfe der Digitalisierung zukunftsorientiert aufzustellen und die handwerkliche Qualität durch effizientere Prozesse und moderne Technologien zu unterstützen.


Fragestellungen

  • Welche Softwarelösungen decken die Anforderungen des Unternehmens für das Gewerk des Möbelbaus in Bezug auf Prozessabdeckung und Transparenz am besten ab?
  • Wie können die Mitarbeitenden des Handwerksbetriebs bestmöglich in den Transformationsprozess eingebunden werden, um Akzeptanz und langfristigen Erfolg zu gewährleisten?
  • Welche Schritte und Kriterien sind notwendig, um eine erfolgreiche Implementierung der Software und eine Optimierung der Kundenserviceprozesse im hochwertigen Möbelbau sicherzustellen?

Vorgehen

Um die Herausforderungen anzugehen, nahm Herr Papendieck an einer dreiteiligen Workshop Reihe des MDZ Hamburg teil, die im Zeitraum von Mai bis Juli 2024 stattfand. In diesen Workshops wurden mit Experten und anderen Handwerksbetrieben konkrete Implementierungsschritte und Auswahlkriterien für die Handwerkersoftware erarbeitet. Wesentliche Kriterien für die Softwarelösung waren eine benutzerfreundliche Bedienung sowie die Erweiterbarkeit durch zusätzliche Module, wie beispielsweise ein CRM-System.

Ebenso ging es um Fragestellungen und den Austausch der Mitarbeitereinbindung bei digitalen Vorhaben. Gerade in einem Handwerksunternehmen, mit einem bestehenden Team und überwiegend analogen Prozessen, stellt dies eine Herausforderung dar. Zusätzlich unterstützte das MDZ Hamburg Herrn Papendieck in weiteren Fragen zur Prozessoptimierung und half ihm, das Netzwerk der Mittelstand-Digital Zentren für den Austausch und Wissenstransfer zu nutzen.


Projektziele & Projektergebnis

Herr Papendieck verfolgt das Ziel, die betrieblichen Abläufe nach der Übernahme durch eine digitale Infrastruktur zu optimieren, die den Mitarbeitenden Transparenz bietet, den Kundenservice verbessert und langfristig eine flexible, kundenorientierte Ausrichtung des Betriebs ermöglicht. Die Einbindung der Mitarbeitenden und deren positive Einstellung zur Digitalisierung bilden dabei die Basis für weitere Schritte.

Langfristig strebt Herr Papendieck eine digitale Infrastruktur an, die flexibel ist und dem Betrieb erlaubt, auf Kundenbedürfnisse effizienter einzugehen und interne Prozesse fortlaufend zu optimieren.


Sie haben Fragen zu dieser Neuausrichtung mitsamt der digitalen Transformation?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg

Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk. Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

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Wie Resilienz gemeinsam gelingt

Wie Resilienz gemeinsam gelingt

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Resilienz im Betrieb zu verankern, bietet enorme Chancen, denn stürmische Zeiten gibt es im Handwerk genug. Wie ein Baum, dessen Äste im Sturm durcheinandergewirbelt und gebogen werden, geraten Betriebe sowie Teams ab und zu an ihre Belastungsgrenzen. Bäume und Menschen können sich aber in Regenerationszeiten erholen.

Wir Menschen haben dem Baum gegenüber einen klaren Vorteil: Wir können zwischen den Stürmen dazu lernen und uns auf neue Herausforderungen einstellen. Wir können resilienter werden. Dies alles braucht eine wirksame Haltung, Veränderungsbereitschaft und entsprechende Tools. Es muss nicht soweit kommen, dass Belastungsgrenzen gesprengt werden. Zwei Handwerksbetriebe sorgen vor!

Resilienz gelingt gemeinsam

Ausgangssituation und Fragestellung:

2 Betriebe, 1 Ziel

Die Handwerksbetriebe Eschenburg Elektro-Kälte-Klima GmbH sowie DHW Schultz & Sohn GmbH kooperieren seit Langem auf Führungsebene. Beide Betriebe haben eine stark mitarbeiterorientierte Haltung. Sie sind daran interessiert, ihren Mitarbeitenden Raum für Themen zu geben, die in den Betrieben für Stress, Unruhe oder Frust sorgen. Gleichzeitig wollen sie sichtbar machen und anerkennen, welche Ressourcen im Team stecken.

Beide Betriebe sind stark gewachsen und bemerken Unruhe in der Mitarbeiterschaft. In der Vergangenheit gab es Umstrukturierungen, Veränderungen sowie mehrere Digitalisierungsprozesse innerhalb kürzerer Zeiträume ohne „Verschnaufpausen“. Sie wenden sich an das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg mit dem Ziel, dem Thema Resilienz Raum zu geben, Störfaktoren und Konflikte aufzudecken, Lösungen zu finden und voneinander zu lernen. Ferner gibt es auf der Führungsebene Rollenklärungsbedarf.

Ihr Ziel: Zufriedene Mitarbeiter, wirksame, digitale Prozesse und eine höhere Resilienz. Darüber hinaus wollen sie voneinander lernen, indem sie die Ergebnisse firmenübergreifend diskutieren.


Vorgehen

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg unterstützt beide Betriebe durch Workshop-Formate mit Teams und Führungskräften und führt Ergebnisse zusammen. Stressoren im Rahmen von Digitalisierung stehen dabei im Vordergrund. Mitarbeitende dürfen Dampf ablassen – alle Stressoren kommen auf den Tisch.

Gleichzeitig schauen sie darauf, welche Prozesse gut laufen und welche die Erfolgsfaktoren sind. Gehört und verstanden werden steht dabei genauso im Vordergrund wie Übernahme von Verantwortung. Parallel werden Lösungen erarbeitet, unter anderem zu Fragen der Haltung, Kommunikation und Strukturen, Prozesse sowie Rollen.


Was sind die zentralen Erkenntnisse zum Projekt?

Auch wenn es schnell gehen soll – gehen Sie Schritt für Schritt und machen Sie bewusste Reflexionspausen. Die Regenerationsphase ist ein wesentlicher Bestandteil der Resilienz. Dies trifft insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu, die nach vielen Veränderungen eine Phase der Reflexion, Anpassung, Nachjustierung und Erholung brauchen, um langfristig widerstandsfähig zu bleiben. Diese Phase muss nicht lang sein, sollte aber bewusst eingeplant werden, selbst wenn die nächsten Veränderungen bereits in der Pipeline sind. Darüber hinaus ist ein Austausch über Firmengrenzen hinweg sehr wertvoll.


Sie möchten ebenso die Resilienz Ihres Unternehmens stärken? Dann freuen wir uns über eine E-Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
Christine Mish
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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KI in der Angebotserstellung bei Event-Agenturen

KI in der Angebotserstellung bei Event-Agenturen

Ausgangslage

Die Kontrapunkt Agentur für Kommunikation GmbH ist eine inhabergeführte Messe- und Eventagentur und beschäftigt rund ein Dutzend Angestellte. Die Agentur besteht seit 1989 und ist fest in Hamburg verwurzelt: seit 2008 betreut sie u.a. den in Hamburg vertretenen, international bekannten Flugzeughersteller Airbus.

Herausforderung

Im Agenturmarkt ist es – wie auch in anderen Gewerben – üblich, dem interessierten Kunden unverbindliche Angebote zu unterbreiten. Ein abgelehntes Angebot hat keinen Auftrag zufolge und kann dem Kunden somit logischerweise nicht in Rechnung gestellt werden, hat aber trotzdem Zeit zur Erstellung in Anspruch genommen und somit dem Unternehmen Geld gekostet. Da auf (kostenlose) Angebote aufgrund der Marktstruktur nicht verzichtet werden kann, besteht das Ziel darin, hochwertige Angebote zu möglichst geringen zeitlichen und monetären Kosten zu erstellen. 

Zur Angebotserstellung müssen Bilder von Bühnen und Texte zum Gesamtkonzept der Vorstellung erzeugt werden. Um den Aufwand zu verringern, sollen KI-Bildgeneratoren und Large Language Models (LLM) zum Einsatz kommen. LLMs sollen eingesetzt werden, um schnell Konzepte zu erstellen und Ideen für neue Konzepte zu generieren. KI-Bildgeneratoren sollen eingesetzt werden, um neue Ideen für Bühnen zu entwickeln und den Graphikern die eigenen Ideen schneller zu vermitteln.


Anwendungsbeispiel für Prompt Engineering: Stable Diffusion (Deep Learning Text-zu-Bild-Generator). 

Cute Cats (Bild 1) – Cute Grey Cat (Bild 2) – Cute Grey Cat, acrylic painting (Bild 3) – (Cute:1.5) Grey Cat, acrylic painting (Bild 4)

KI in der Angebotserstellung 1 KI in der Angebotserstellung 2 KI und Angebotserstellung KI in der Angebotserstellung 4

Vorgehensweise

Im Rahmen der im Mittelstand Digital Zentrum Hamburg regelmäßig angebotenen KI-Sprechstunde schilderte einer der Geschäftsführer der Kontrapunkt GmbH dem KI-Trainer des MDZ Hamburg die oben beschriebene Sachlage. Da es sich bei der geschilderten Lage um eine komplexere Aufgabe handelt, vereinbarten beide Parteien, die Herausforderung gemeinsam im Rahmen eines „Digital-Konkret-Plus“ anzugehen.


Ergebnisse

Das Projekt lässt sich grob in drei Phasen/Meilensteine aufteilen. Im Sinne des einfacheren Verständnisses werden die Ergebnisse für jede Phase getrennt vorgestellt.

Phase 1

Einer der Geschäftsführer der Kontrapunkt Agentur und der KI-Trainer der TUHH arbeiteten zunächst gemeinsam die zu beantwortende Unternehmensfrage heraus:

Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden, um bereits existierende KI-Programme (GPT- und Render-Programme) zur effektiven Erstellung von Leistungsbeschreibungen (Konzepten und Grafische Umsetzungen) für Standardanfragen im Eventagentur-Bereich zu erstellen?

Basierend auf den Ausführungen des Geschäftsführers kategorisierte der KI-Trainer die Anforderungen in zwei Kategorien:

  • Muss
    • Bühnen generieren können
    • Präzise sein
    • Rechte an Bildern bereitstellen
    • Nachbearbeitung ermöglichen
  • Soll
    • Vorlagen bearbeiten können
    • Exklusive Nutzung der Bilder ermöglichen

Im nächsten Schritt führte der KI-Trainer eine explorative Analyse durch, um sich mit den technischen Möglichkeiten im Bereich der LLM und insbesondere der Bildgeneratoren vertraut zu machen. In einem halbtägigen Workshop mit beiden Geschäftsführern und dem KI-Trainer wurden die gewonnen Grundlagenerkenntnisse zu Bildgeneratoren präsentiert und basierend auf diesen Einblicken gemeinsam eine präzisere Anforderungsübersicht erarbeitet:

  • Muss
    • Bühnen generieren können
    • Eigene Modelle spezifizieren können
    • Image to Image beherrschen
    • Rechte an Bildern bereitstellen
    • Nachbearbeitung ermöglichen
  • Soll
    • Inpainting ermöglichen
    • Outpainting ermöglichen
    • Exklusive Nutzung der Bilder ermöglichen

Darüber hinaus wurde eine Aussicht auf die zukünftige Entwicklung von 3D-Modellen präsentiert sowie eine erste Abschätzung des zu erwartenden Ergebnisses vorgestellt. Das Ziel, den Aufwand zu verringern, konnte nicht mit Sicherheit in Aussicht gestellt
werden. Das Ziel, neue Ideen zu generieren, nahmen hingegen allen Beteiligten als erreichbar wahr.

Phase 2

Im nächsten Schritt wurde ein ganztägiger Workshop zum Prompt Engineering für LLMs und Bildgeneratoren abgehalten. Der Workshop gliederte sich in zwei Teile: den LLM- und den Rendering-Software-Teil. Im LLM-Teil wurden mithilfe frei zugänglicher LLM-Software verschiedene Prompting-Strategien erprobt.

Insbesondere Single Shot Prompting und das Reverse Prompt Engineering standen dabei im Mittelpunkt. Beim Single-Shot Prompting wird – wie im vorliegenden Fall – dem Textgenerator ein Beispielkonzept gezeigt, um anschließend auf Grundlage dieses Beispiels neue Texte bzw. Konzepte zu generieren. Beim Reverse Prompt Engineering geben Probanden einen Text – z.B. eine Kurzgeschichte – in den Prompt ein. Sie lassen sich von der Software mitteilen, welche Prompts diesen Text bzw. diese Kurzgeschichte erzeugen würde, um anschließend in einem neuen Chat-Fenster mit diesen Prompts dieselbe Kurzgeschichte so gut wie möglich zu rekreieren.

Eine Teilnehmerin war besonders von den Möglichkeiten angetan, die selbst Zero-Shot-Prompting bot: In wenigen Sekunden konnte das LLM ein Dutzend Claims generieren, die der erfahrenen und bis dahin eher skeptisch eingestellten Marketingexpertin zusagten.

Im zweiten Teil des Workshops wurden dann Prompting-Strategien für Rendering-Programme vorgestellt und gleichzeitig von den Teilnehmern an ihren Laptops ausprobiert. Die Ergebnisse waren erwartungsgemäß sehr durchwachsen. Hier zeigte sich, wie wichtig Erfahrung im Umgang mit Bildgeneratoren ist.

Der Geschäftsführer konnte am Ende des Workshops die besten Ergebnisse vorweisen. Er hatte sich von Anfang an mit Rendering-Programmen beschäftigt und aufgrund nicht zufriedenstellender Ergebnisse Unterstützung beim MDZ Hamburg ersucht. Andererseits wirkten seine Angestellten aufgrund der steilen Lernkurve teilweise leicht überwältigt. Noch während des Workshops entschied der in diesem Projekt federführende Geschäftsführer, unverzüglich eine zahlungspflichte Version eines Bildgenerators anzuschaffen. Er möchte den Einsatz bildgenerierender Software über den Workshop hinaus auf hohem Niveau sicherstellen.

Phase 3

Ungefähr ein Jahr nach dem ersten Workshop wurde ein zweiter Workshop abgehalten. Ziel war es, die erlernten und bereits erprobten Strategien weiter zu verfeinern. Die Mitarbeiter hatten in der Zwischenzeit bereits erfolgreich sowohl text- als auch bildgenerierende KI eingesetzt. Die Textgeneratoren erfreuten sich klar größerer Beliebtheit, wenn auch eher im Bereich Search Engine Optimization (SEO) und Stilanpassung von Marketing-Texten für Social Media.

Das Ziel des Workshops bestand darin, eine reale, akut anliegende Anfrage eines interessierten Unternehmens unter Zuhilfenahme generativer KI zu bearbeiten. Das Ziel wurde erreicht: Mithilfe eines bekannten LLM-Programms gelang es, in allen Bereichen eine Vielzahl von Konzeptvorschlägen zu generieren. Einer dieser Konzeptvorschläge inspirierte einen der Anwesenden zu einer auf dem Vorschlag aufbauenden Idee, die zum Kernbestandteil des Konzepts wurde. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie Textgeneratoren sinnvoll einsetzbar sind: nicht als Texterstellungsprogramm, dem man nur die richtigen Befehle geben muss, um das fertige Produkt auszugeben, sondern als Sparringspartner, auf dessen Input man eigenständig aufbaut und das Ergebnis dann ggf. wieder zurückspielt

Des Weiteren wurden mithilfe eines Bildgenerators mehrere Bilder erstellt, die einzelne Aspekte des Konzepts anschaulich darstellten. Keines dieser Bilder war auf dem Niveau, als dass man es einem fertigen Angebot hätte beilegen können. Aber die Bilder waren sehr wohl geeignet, einem Kunden in einem Vorgespräch eine erste Idee anschaulich zu vermitteln oder anschließend einem Grafiker schneller seine Aufgabe erklären zu können.

Im Verlauf dieses zweiten Workshops konnten mehrere teils schon bekannte, aber noch nicht vollständig verinnerlichte Prinzipien anhand eines echten Anwendungsfalls vermittelt werden:

  • Es ist entscheidend, einem Textgenerator das Problem so zu erklären, dass auch ein unerfahrener Mensch das Problem verstehen kann
  • Es sollten nicht zu viele Informationen auf einmal vermittelt werden, um die Kreativität des Programms nichts zu ersticken. Informationen können anschließend immer noch nachgereicht werden
  • Die Aufforderung „sei kreativ“ funktioniert bei Textgeneratoren im Gegensatz zu Menschen sehr gut
  • Explizites Ausformulieren der Aufgabenstellung verbessert die Ergebnisse nennenswert
  • Es sollten möglichst immer Beispiele zur Aufgabenlösung gegeben werden. Insbesondere ist zu begründen, warum diese Beispiellösungen im aktuellen Fall nicht umsetzbar oder wünschenswert sind.
  • Das Äquivalent zum iterativen Prompten („Chatten“) ist bei bildgerierender KI das Einfügen generierter Bilder in die Image-to-Image-Funktion

Die Reaktion der Workshop-Teilnehmer war im Tenor überwiegend positiv. Sie stellten aber auch klar, wo die Grenzen generativer KI liegen:

  • Textgeneratoren können vollkommen neue Ideen generieren. Auf diese wären Mitarbeitende nur nach langem gemeinsamem Brainstorming oder womöglich überhaupt nicht gekommen
  • Das individuelle Arbeiten mit Textgeneratoren verhindert das Konvergieren zu einer gemeinsamen Lösung, weshalb sie innerhalb einer Brainstorming-Session nur bedingt nützlich sind
  • Aus demselben Grund sind Textgeneratoren wiederum ausgesprochen mächtig zur Vorbereitung zum gemeinsamen Brainstorming. Denn jeder kann sich selbstständig vorbereiten und dann mit unterschiedlichen Ideen erscheinen
  • Der Einsatz von Textgeneratoren im aktiven Brainstorming-Prozess bremst den kreativen Prozess aus. LLMs sollten daher nicht in einer kreativen Phase eingesetzt werden, sondern im Anschluss
  • Textgeneratoren haben eine starke selbstdisziplinierende Wirkung, da sie Mitarbeitende bewegen, erste unscharfe Ideen verständlich niederzuschreiben
  • Bildgenerierende KI ist nützlich für grobe Konzepte, wird im Finetuning aber schnell zu zeitintensiv

Das Projekt kann damit als erfolgreich abgeschlossen werden.

Laden Sie zur Vertiefung die dem Workshop zugrundeliegende Präsentation hier runter.

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Sie haben Fragen zu diesem Digital-Plus-Projekt?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

mittelstand-digital@tuhh.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk. Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

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Kreislaufwirtschaft in der Textilbranche

Kreislaufwirtschaft in der Textilbranche

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Problemstellung:

Ein Hamburger Hersteller und Großhändler für Arbeitsschutz- und Berufskleidung leistet schon seit Jahren einen Beitrag zur Kreislaufwirtschaft. „Fair Workwear – Berufsbekleidung mit gutem Gewissen“ ist das Motto des Betriebs. Dazu zählen nachhaltige Materialien, Sparsamkeit und Recycling. Nun geht der Betrieb einen großen Schritt weiter.

Das Mittelstand Digital Zentrum Hamburg unterstützt dabei – in kostenlosen Workshops – als Impulsgeber durch Expertenwissen, Brainstorming sowie Konzeptentwicklung und Meilenstein-Erarbeitung.

Hauptziel ist die Transformation zu einem enkeltauglichen Betrieb. Die Schaffung einer ganzheitlichen Kreislaufwirtschaft mit Partnern sowie die Integration von Kundenbedürfnissen stehen im Fokus. Kleidung in den Kreislauf zurückzuführen lautet die Vision. Durch die Umsetzung der Ziele soll nicht nur der ökologische Fußabdruck reduziert, sondern auch eine Vorreiterrolle in Deutschland eingenommen werden.

Kreislaufwirtschaft 01

Vorgehen und Ergebnis:

Zu Projektbeginn gab es viele Fragen zur möglichen Realisierung der Rückführung und des anschließenden Recyclings eines T-Shirts im Sinne der Kreislaufwirtschaft: Ist Baumwolle das richtige Material für Recycling bzw. welche Materialen eignen sich dafür? Wie können Anreize geschaffen werden, dass Kund:innen die T-Shirts wieder in den Kreislauf zurückgeben? Wie oft können T-Shirts unter welchen Bedingungen gewaschen werden (Qualität)? Welche digitalen Informationen sollen in der Arbeitskleidung integriert sein (digitaler Produktpass)? Ist Recycling  der richtige Weg oder geht es im ersten Schritt um die Langlebigkeit von Materialien? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen kommen in den nächsten Jahren auf die Wirtschaft zu?

Zur Konkretisierung der Zielstellung wurden im Rahmen eines Workshops neue Tätigkeiten, die für eine Kreislaufwirtschaft zu ergänzen und einzuführen sind, erarbeitet. Als die Anforderungen an diese Tätigkeiten festgelegt werden sollten, war schnell klar, dass es neben einem gut aufgestellten Logistik- und Recyclingnetzwerk auch einer Umstrukturierung interner Prozesse für die Vision bedarf. Zudem stellte sich in diesem Fall heraus, dass das Recycling aktuell für den Betrieb auf dem gewünschten qualitativen Niveau nicht wirtschaftlich ist.

Entsprechend dieser geänderten Rahmenbedingungen wurde sich darauf verständigt, das Thema Rückführung und Recycling von Kleidung als Vision erst zu einem späteren Zeitpunkt anzugehen. Stattdessen sind zwei Projektziele zur Vorbereitung auf die große Vision definiert worden:

Prozessanalyse und -optimierung:

Für die Prozessanalyse wurden einen Tag lang die Abläufe in den betroffenen Bereichen dokumentiert und anschließend mit einer Visualisierung die Herausforderungen und Optimierungspotenziale analysiert. Es wurden insgesamt neun Potenziale zur Optimierung festgestellt. 

Zwei der neuen Potenziale wurden von der Geschäftsführung ausgewählt, um anschließend mit den Verantwortlichen Personen das Arbeitspaket erarbeiten zu lassen:
1. Definition von Prozessen mit klaren Verantwortlichkeiten,
2. Überarbeitung der Schulungsunterlagen und Etablierung eines Train-the-Trainer-Formats.

In einem Workshop wurde dabei besonders ausführlich auf die jeweiligen durchzuführenden Schritte eingegangen, damit auch die sieben weiteren Potenziale im Nachgang an das Projekt angegangen werden können.

Wenn alle Potenziale zur Optimierung aufgegriffen und umgesetzt worden sind, ist eine Effizienzsteigerung in der gesamten Organisation, den einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeitenden und eine Reduzierung von Fehlern im System durch einen Ende-zu-Ende Prozess zu erwarten. Auch können weitere Partner und Tätigkeiten, die für eine Kreislauf-Wirtschaft erforderlich sind, mit geringem Aufwand eingebunden werden.


Upcycling 02 Upcycling 02 Upcycling

Entwicklung eines Circularity Scores:

Neben der Prozessanalyse und -optimierung ist ein Score erarbeitet worden, anhand dessen die Kreislauffähigkeit der angebotenen Kleidung ermittelt werden kann. Der Score dient dazu, nach Außen mehr Transparenz darüber zu schaffen, inwiefern die Kleidungsstücke u.a. aus nachhaltigen Materialien bestehen, sich reparieren, wiederverwenden und recyceln lassen. Dazu wurde ein Pilotprodukt (eine Arbeitsschutzhose) ausgewählt, für welches der Circularity Score erstmalig entwickelt werden sollte.

In Workshops sind verschiedene Kennzahlen erarbeitet worden, welche in den Score einfließen. Die Kennzahlen beziehen sich dabei auf fünf übergeordnete Kategorien, welche die Kreislauffähigkeit ausmachen und in die Bewertung einfließen: Produktdesign, Herstellung, Reparatur, Wiederverwendung und Recycling. Für das Pilotprodukt ist der Score B herausgekommen (Score von A bis E, wobei A den bestmöglichen und E den schlechtesten Score beschreibt), was sehr positiv zu bewerten ist. Im Anschluss an das Projekt ist geplant, den Circularity Score auf weitere Produkte auszuweiten.


Sie haben Fragen zum Umsetzungsprojekt aus dem Bereich Kreislaufwirtschaft?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

Beverly Lege, Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg.

E-Mail: mittelstand-digital@tuhh.de

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Mitarbeiter finden und halten – in Zeiten von Chat GPT und interkulturellen Teams

Mitarbeiter finden und halten – in Zeiten von Chat GPT und interkulturellen Teams

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Ausgangssituation und Fragestellung

Ein Hamburger Handwerksbetrieb mit Schwerpunkt Haustechnik konzentriert sich vorrangig auf Heizungs-, Sanitärtechnik sowie die Integration erneuerbarer Energien. In dritter Generation wird das Familienunternehmen mit dem Anliegen geführt, sich in Sachen Mitarbeiter:innen-Akquise innovativer und digitaler aufzustellen.

Ebenso ist es dem Inhaber wichtig, seinen Mitarbeitenden eine noch bessere Perspektive zu bieten bzw. sie noch stärker an den Betrieb zu binden. Dazu unterstützt das Mittelstand-Digital Zentrum in Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsberater der HWK Hamburg den Betrieb in einem halbtägigen Workshop.

Mitarbeiter finden und halten 2

Vorgehen und Ergebnis:

Schnell wird klar, dass der Inhaber es mit der Mitarbeiter(ein)bindung ernst meint: Fast die gesamte Belegschaft nimmt mit dem Ziel an dem Workshop teil, einen konkreten Maßnahmenplan für beide oben genannten Ziele zu entwickeln, den nicht nur der Chef persönlich, sondern auch die Belegschaft unterstützt und gemeinsam umsetzt.

Allein dieses Vorgehen ist ein klares Plus in Sachen Mitarbeiterbindung. Weiterhin ist es Gold wert, dass auch neu eingestellte Kollegen dabei sind und von ihren noch frischen Erfahrungen als Bewerber berichten können.

Anhand der Methode der Candidate Journey werden zwei Profile potenzieller attraktiver Bewerber analysiert, um neue Ideen für den gesamten Bewerbungsprozess zu finden. Sich die Brille der Bewerber:innen aufzusetzen hilft, die Bedarfe dieser nachzuempfinden.

So wird zum Beispiel schnell deutlich, dass das Bewerbungs-Anschreiben in Zeiten von Chat GPT und teilweise sprachlicher Barrieren wenig Relevanz als Auswahlkriterium für den Betrieb hat. Vielmehr zählen das persönliche Telefonat sowie das Kennenlernen zukünftiger Mitarbeiter.

Ebenso zeigt sich, dass es hochmotivierte, ideenreiche Kollegen gibt, die ohne großen Zeitaufwand Posts für Social Media erstellen können und dies als selbstverständlich wahrnehmen bzw. anbieten.

Auf diese Weise werden viele neue Ideen entlang des gesamten Auswahlprozesses gesammelt, geclustert, priorisiert sowie Fragen geklärt.

Gleichwohl helfen die Impulse des Digitalisierungsberaters, wenn es um Fragen zu Social Media und Website Gestaltung geht. Schließlich sollen alle Maßnahmen realistisch umsetzbar und wirksam sein. 

Am Ende sind sich alle einig: Es hat Spaß gemacht und das Team zusammengeschweißt. Das interkulturelle Miteinander ist als sehr positives Alleinstellungsmerkmal deutlich geworden.  Nebenbei sind acht konkrete und erfolgsversprechende TO DOs für mehr „Finden und Halten von Mitarbeitenden“ entstanden.

Zitat Geschäftsführer: 

„Die Veranstaltung wurde zu 100% auf meine Wünsche / Probleme, die im Voraus festgelegt wurden, ausgerichtet. Mein Team wurde sehr gut einbezogen, insbesondere durch die offene Atmosphäre, die dazu führte, dass alle sich aktiv beteiligen konnten. Insgesamt eine super Veranstaltung!“  

Das Mittelstand-Digital Zentrum in Hamburg ist erste Anlaufstelle für kleine und mittlere Unternehmen, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Sie erhalten hier kostenfreie Unterstützung bei Ihrer digitalen Mission! 


Mitarbeiter finden und halten 4 Mitarbeiter finden und halten 5
Sie haben Fragen zu diesem Digital-Konkret Projekt, oder zu anderen Möglichkeiten der Digitalisierung?

Dann freuen wir uns über eine Nachricht an:

Christine Mish, Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg. E-Mail: Christine.Mish@hwk-hamburg.de

Kommen Sie gern auf uns zu, wir bringen Sie Digital Voraus!

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Webseite-Neugestaltung in einer Tischlerei

Webseite-Neugestaltung in einer Tischlerei

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Ausgangslage und Fragestellung

In der Ära der Digitalisierung ist ein aussagekräftiger und funktioneller Webauftritt für kleine und mittlere Betriebe unverzichtbar. Dies gilt auch für das Handwerk, wo traditionelle Betriebe wie die Tischlerei Paepcke zunehmend die Chancen erkennen, die eine digitale Präsenz bietet. Vor diesem Hintergrund initiierte das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur ein Digital-Konkret-Projekt, um die Webseite der Tischlerei Paepcke neu zu gestalten.

Ziel war es, ein zielgruppengerechtes Wording und einen geeigneten Aufbau zu entwickeln und neue Interaktionsmöglichkeiten, wie beispielsweise eine digitale Angebotserstellung, zu erkunden. Ferner bestand das Ziel darin, die Webseite inhaltlich zu straffen und übersichtlicher zu gestalten, um Nutzerinnen und Nutzern wichtige Informationen direkt und effizient zugänglich zu machen sowie die Zielgruppe präzise anzusprechen.


Webseite Neugestaltung

Vorgehen

Das Projekt der Neugestaltung einer Webseite wurde durch eine Serie von Workshops realisiert, in denen die Struktur, der Inhalt und Erweiterungen der neuen Webseite diskutiert wurden. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer der Tischlerei, Herrn Paepcke, wurden in drei intensiven Workshops die Grundlagen für einen attraktiven Webauftritt gelegt. Die Zusammenarbeit zeichnete sich durch einen offenen Ideenaustausch und das gemeinsame Bestreben aus, die digitale Visitenkarte des Unternehmens nicht nur zu erneuern, sondern auch mit neuen Funktionalitäten auszustatten, die den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden entgegenkommen. Dabei war besonders wichtig, sich in die Perspektive der potenziellen Kunden und Kundinnen zu versetzen, um unverständliche Fachbegriffe und Ausdrücke zu vermeiden.

Vorgehen und Lösung

Trotz des erfolgreichen Verlaufs der ersten drei Workshops fiel der letzte Workshop aufgrund verschiedener Umstände auf Seiten des Betriebes aus. Herr Paepcke entschied sich, basierend auf den erarbeiteten Ergebnissen und dem vorläufigen Anforderungskatalog, die weitere Umsetzung eigenständig voranzutreiben. Diese Entscheidung spiegelt das hohe Engagement und die Eigeninitiative des Geschäftsführers wider, die digitale Transformation seines Unternehmens aktiv mitgestalten zu wollen.

Webseite Neugestaltung

Lösung und Ergebnis

Das Endergebnis ist ein ausgearbeitetes Konzept für die Neugestaltung der Webseite, das als maßgeblicher Leitfaden für deren Struktur und Inhaltsschöpfung dient. Der Plan betont einen zielgruppenorientierten und klar strukturierten Webseitenaufbau und bietet Lösungsansätze zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit sowie zur Verbesserung der technischen Leistungsfähigkeit und inhaltlichen Ausrichtung. Weiterhin wurde ein FAQ-Bereich entwickelt, der es Nutzerinnen und Nutzern erlaubt, schnell und unkompliziert Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu erhalten, was die Effizienz und Zufriedenheit in der Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden erhöhen soll.

Zitat

„Wir sind dabei, unsere Webseite zu gestalten, weil ich festgestellt habe, dass gerade jüngere Kunden ausschließlich digital unterwegs sind. Ein guter Webauftritt ist nahezu unumgänglich.“

– Geschäftsführer Tischlerei Paepcke

Schauen Sie sich sein Feedback in unserem Video an (ab Min. 2:45).

Die Tischlerei Paepcke verfügt nun über die notwendigen Ressourcen, um ihren Online-Auftritt zu verstärken und die Bindungen zu ihren Kundinnen und Kunden im digitalen Raum zu festigen.

Autorin des Beitrags: Célia Rodrigues, Handwerkskammer Hamburg.

Bei Fragen freuen wir uns über eine Nachricht an: Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

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Arbeitsabläufe mit einem Assistenzsystem vereinfachen

Arbeitsabläufe vereinfachen

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Ein Assistenzsystem für das Prüfteam des Siegels „Arbeitgeber der Zukunft“

Ausgangslage

Das Unternehmen Deutsches Innovationsinstitut für Nachhaltigkeit und Digitalisierung GmbH (diind) verleiht die Auszeichnung „Arbeitgeber der Zukunft“. Unternehmen können sich im Rahmen eines zweistufigen Prüfprozesses verifizieren lassen. Im Falle einer positiven Begutachtung dürfen sie das verliehene Siegel tragen.

Neben dem „individuellen company check“ erfolgt ein „digitaler Außencheck“ der Bewerber. Das Prüfteam ermittelt hier eine Reihe von Kriterien, bei denen die Kandidaten Punkte sammeln. Dabei spielen Bewertungen des Unternehmens eine zentrale Rolle. Je besser das Unternehmen in Job-Portalen und Social Media abschneidet, desto mehr Punkte erhält es. Zusätzlich wird die Webseite des Unternehmens auf eine moderne Gestaltung, Sicherheit, Performance und Informationsgehalt überprüft.

Im Auswahlprozesses ermittelt das Prüfteam zunächst die für die Kriterien relevanten Daten (Bewertungen, Ladezeiten, Inhalte der Webseiten uvm.). Anschließend nimmt das Team die umfassende Begutachtung vor. Gerade diese Ermittlung der Daten wird bisher in einem aufwändigen manuellen Verfahren vorgenommen.

Ines Woermann, die Geschäftsführerin der diind GmbH, wurde im Rahmen unseres Vortrags „Die digitale Assistenz – Schluss mit monotoner Arbeit“ auf das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg aufmerksam. Sie entwickelte die Idee, das Prüfteam durch ein Assistenzsystem bei der Datenermittlung zu unterstützen. Das Ziel: Arbeitsabläufe vereinfachen. Zur Weiterentwicklung des Vorhabens kontaktierte Ines Woermann das Mittelstand-Digital Zentrum.

Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts „Arbeitsabläufe vereinfachen“ unterstützten die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg bei der Identifikation von Potentialen zur Automatisierung, der Spezifikation einer möglichen Lösung, einer ersten Einschätzung der Machbarkeit, sowie der kritischen Betrachtung möglicher Lösungen.


Arbeitsabläufe vereinfachen

Herausforderung

Die Begutachtung von Unternehmen erfolgt unter höchsten Qualitätsansprüchen. Daher war bereits zu Beginn des Projekts klar, dass die ermittelten Daten fehlerfrei sein müssen. Die Datenermittlung muss zudem so erfolgen, dass eine manuelle Überprüfung erfolgen kann.

Zusätzlich ist die Heterogenität der Datenquellen eine Herausforderung. Konkret bedeutet dies, dass jedes Kriterium auf unterschiedlichen Wegen ermittelt wird (Suche in Online-Portalen, manuelle Suche auf der Webseite, Tools zur Webseitenbewertung etc.). Für das Projekt müssen also viele kleinere Lösungen gefunden werden, die sich in eine Gesamtlösung integrieren lassen.

Vorgehen und Lösung

In einem ersten Workshop untersuchte das Team den derzeitigen Prozess. Hierbei wurde als Ziel die Teilautomatisierung der Kriterien-Ermittlung festgelegt. Auf Grund des hohen Qualitätsanspruchs fiel die Entscheidung, eine mögliche Lösung als Assistenzsystem auszulegen. Das heißt, das System soll das Prüfteam unterstützen, jedoch keine selbständigen Entscheidungen treffen. Das Unternehmen fertigte eine Liste der zu ermittelnden Kriterien an. Die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum identifizierten für die Kriterien Potentiale zur Automatisierung. Hierbei gab es eine Vielzahl möglicher Ansätze:

  • Abfrage von APIs (API: Application-Programming-Interface – Schnittstelle): Diese erlauben es, Services im Internet automatisiert zu nutzen. So ist es z.B. möglich, Bewertungen in Online-Portalen ohne manuelle Nutzung eines Browsers abzufragen.
  • Nutzung künstlicher Intelligenz zur gezielten Abfrage der Inhalte von Webseiten,
  • statische Analyse des HTML von Unternehmens-Webseiten (HTML: Hypertext-Markup-Language – Die Sprache, in der Webseiten an den Browser übertragen werden),
  • Tools zur automatisierten Bewertung von Webseiten. Diese nutze bereits das Prüfteam. Allerdings war die Bedienung auf eine manuelle Eingabe und Ausgabe angewiesen.
Arbeitsabläufe vereinfachen

Um ein besseres Gefühl für die Eignung möglicher Lösungen zu bekommen, entschied sich das Projektteam dafür, eine Auswahl dieser Ansätze im Rahmen eines Prototyps umzusetzen. Diese Lösungen wurden in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister des Unternehmens im Intranet installiert. Das Prüfteam kam somit zu einem ersten Eindruck einer möglichen Lösung, konnte diese bewerten und bereits vor einer Entwicklung Feedback geben.

Arbeitsabläufe vereinfachen: Ergebnisse

Ein Großteil der Kriterien lässt sich automatisiert ermitteln. Hierdurch lässt sich die Arbeit des Prüfteams unterstützen. Allgemein lässt sich jedoch feststellen, dass die automatisierte Kriterien-Ermittlung nicht ohne Fehler abläuft. Ein Assistenzsystem würde die Daten daher vorbereiten und dem Prüfteam zur Überprüfung und weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen.

Im Rahmen des Projekts „Arbeitsabläufe vereinfachen“ untersuchten die KI-Experten des Business Innovation Lab der HAW Hamburg verschiedene KI-Systeme für die Analyse der Webseiteninhalte. Hierzu entwickelten sie passende „Prompts“. Ein Teil der Systeme war von vornherein ungeeignet, da diese nicht für die deutsche Sprache entwickelt wurden. Für einige zunächst vielversprechende KI-Systeme stellte sich bei genauerer Überprüfung heraus, dass diese Inhalte auf den Webseiten ausgaben, die nicht wirklich existierten. Im Kontext von LLMs (Large Language Models – die KI-Technologie hinter ChatGPT etc.) spricht man hierbei von „Halluzinieren“. Da die Ergebnisse der KI nicht ausreichend nachvollziehbar dargestellt wurden, würde dies für das Prüfteam einen aufwändigen manuellen Abgleich der Ergebnisse erfordern.

Im Gesamtbild erschien der Aufwand zur Überprüfung dem Nutzen nicht zu entsprechen. Auch die Akzeptanz des Assistenzsystems wäre in diesem Fall fraglich. Der Einsatz von KI ist daher für dieses Projekt derzeit ungeeignet. Da die Entwicklung von KI-Systemen (gerade im Bereich der Generativen KI) mit großen Schritten vorangeht, kann es durchaus sein, dass sich die Eignung in naher Zukunft ändert.

Für die Abfrage von Bewertungen aus Online-Portalen eignet sich die Nutzung von APIs sehr gut. Die Abfrage erfolgt in einem Bruchteil der Zeit und erfordert nicht das manuelle Kopieren der Ein- und Ausgabedaten auf den Webseiten der Portale.

Auch die automatisierte Nutzung der Bewertungstools für Webseiten spart dem Prüfteam das manuelle Kopieren der Ein- und Ausgabedaten.

Um einen fließenden Übergang von den bisherigen Prozessen zu ermöglichen, ist es zudem nötig, dass das Assistenzsystem einen Excel-Import und -Export anbietet. In späteren Ausbaustufen des Systems soll es zudem möglich sein, weitere Teile des Prozesses in das System zu integrieren, um die derzeitige Excel-basierte Lösung sukzessive abzulösen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass auch viele kleine Automatisierungen einen Beitrag dazu leisten können, die Aufgaben des Prüfteams angenehmer zu gestalten. Die kritische Betrachtung und die Validierung möglicher Lösungen ist hierbei essenzieller Bestandteil von Digitalisierungsprojekten und sollte von vornherein mitgedacht werden.

Möchten auch Sie Arbeitsabläufe vereinfachen? Dann freuen wir uns über eine kurze Mail:

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Daniel Smit   

mittelstand-digital@haw-hamburg.de

Autor des Beitrags „Arbeitsabläufe vereinfachen“: Daniel Smit, Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg.

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Integration von 3D-Druck

Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei

Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei

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Ausgangssituation und Fragestellung:

In der TIB Tischlerei Bartholl spielt die Integration neuer Technologien eine entscheidende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit. Vor diesem Hintergrund führte das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg im November 2023 zwei halbtägige Workshops zum Thema „3D-Druck in der Tischlerei: Anforderungen und Auswahl“ in der Handwerkskammer Hamburg durch. Ziel war es, die Anforderungen an das Material, den Drucker und das Verfahren zu definieren.

Zentrale Fragen für die Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei waren: Wofür soll der 3D-Drucker eingesetzt werden? Wie kann 3D-Druck effektiv in die Prozesse integriert werden? Welche Anforderungen stellen wir an das Verfahren, den Drucker und das Material? Und wie gewährleisten wir eine hohe Qualität der gedruckten Teile?


Vorgehen bei einer Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei: 

Der Workshop zielte darauf ab, ein tiefes Verständnis für die Möglichkeiten und Herausforderungen des 3D-Drucks in der Tischlerei zu entwickeln. Der Experte Johannes Kriett, der tiefgehende Erfahrungen mit 3D-Druck in Handwerksbetrieben aufweist, führte die Teilnehmenden in die Grundlagen ein und diskutierte mit ihnen über Materialauswahl, Druckverfahren und notwendiges Zubehör.

Besonderes Augenmerk lag auf der Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit. Der junge Tischler Simon Gondesen zeigte großes Interesse an der innovativen Technologie und brachte frische Ideen sowie Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag ein. Gemeinsam wurden konkrete Pläne für die Auswahl von Materialien, Druckverfahren und Druckern erstellt.

Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei

Lösung:

Das Ergebnis des Workshops war ein umfassender Anforderungskatalog zur Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei. Es wurden spezifische Materialien und Druckverfahren ausgewählt, die den Anforderungen der Tischlerei entsprechen. Die Tischlerei entschied sich für ein FDM-Modell (Fused Deposition Modeling) mit einem Druckraum von 30cm x 30cm x 30cm. Dieser Druckertyp bietet die Flexibilität, eine Vielzahl von Materialien zu verarbeiten, was für ihre vielfältigen Anwendungen in der Tischlerei entscheidend ist. Zudem ermöglicht der Multimaterialdrucker das Drucken mit verschiedenen Materialien in einem einzigen Druckvorgang, was die Effizienz und Kreativität in der Produktion erhöht.

Besondere Aufmerksamkeit galt der Auswahl des Zubehörs und der Materialien. Für die Materialauswahl entschied sich die Tischlerei für umweltfreundliche und langlebige Kunststoffe, die sowohl die Anforderungen an die Produktqualität erfüllen als auch die Nachhaltigkeit ihrer Produktion unterstützen (PETG, ABS, PLA).

Ein wichtiger Aspekt war der Einsatz eines Trockenschranks, um die Materialien vor Feuchtigkeit zu schützen und ihre Qualität zu erhalten. Zudem wird die Tischlerei Platinenseitenschneider sowie andere spezialisierte kleinere Werkzeuge einsetzen, die für die Nachbearbeitung der gedruckten Teile notwendig sind. Die Teilnehmenden gewannen wertvolle Einblicke und sind nun bereit, die Technologie in ihren Betrieben umzusetzen.

Zitat

„Der 3D-Druck eröffnet uns neue Möglichkeiten, individuelle und nachhaltige Lösungen für unsere Kunden zu schaffen. Beispielsweise können wir jetzt defekte Fensterkappen kostengünstig und umweltfreundlich nachdrucken, anstatt komplette Fenster oder Beschläge ersetzen zu müssen.“ – Teilnehmer Simon Gondesen, TIB Tischlerei Bartholl

Mit der Teilnahme an den beiden Workshops hat die TIB Tischlerei Bartholl einen wichtigen Schritt in Richtung eines innovativen und zukunftsfähigen Betriebes gemacht. Die Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei ermöglicht es, flexibler auf Kundenwünsche zu reagieren und gleichzeitig Prozesse effizienter und nachhaltiger zu gestalten.


Sie haben Fragen zur Integration von 3D-Druck in einer Tischlerei? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
Célia Rodrigues   
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Betriebliche Prozesse optimieren

Betriebliche Prozesse digital abbilden und optimieren

Betriebliche Prozesse digital abbilden und optimieren

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Oder: Was das miro-board als Kollaborationsplattform leisten kann. Ein Hamburger Solartechnik-Betrieb probiert es aus. 


Ausgangssituation und Fragestellung:

Der Betrieb ad fontes Solartechnik GmbH in Hamburg vertreibt Photovoltaik-Anlagen. An Kund:innen mangelt es nicht, allerdings liegen viele Aufgaben vom ersten, meist noch telefonischen Kunden-Kontakt bis hin zur Rechnungsstellung beim Geschäftsführer Herrn Wobbe. Ihm fehlt es an Zeit für strategische Aufgaben. Insbesondere die Auftragsphase (vom ersten Kundenanruf bis zum unterschriebenen Auftrag) soll schneller werden. Lange Kund:Innentelefonate rauben zu viel Zeit. Es braucht eine digitale Lösung, an relevante Kunden-Daten zu gelangen, um einen Auftrag daraus zu generieren.  

Eine weitere Herausforderung ist die betriebsübergreifende Zusammenarbeit mit dem Schwesterbetrieb Elektro Hümmer ohne die Möglichkeit einer digitalen, übergreifenden Dokumentation betrieblicher Prozesse. Viele Abstimmungen passieren per Zuruf über den Flur. Das führt zu Doppelschleifen und Fehlinformationen. Es braucht einen also eine Optimierung betrieblicher Prozesse, der zu mehr Verkäufen pro Woche führt und eine Entlastung des Geschäftsführers mit sich zieht. 


Vorgehen um betriebliche Prozesse zu verbessern:

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg unterstützt KMU bei der Digitalisierung von Prozessen und bietet ad fontes im Rahmen eines 6-monatigen Projekts kostenlose Unterstützung an. Zunächst wird eine gemeinsame Arbeitsplattform benötigt, die von allen Teilnehmenden des Projekts bedient werden kann, ohne dass tiefergehendes technisches Wissen zu den Funktionen der Plattform oder eine kostspielige Lizenz nötig ist. Die Wahl fällt auf miro, das mit niedrigschwelligen Einstiegshürden und einer kostenfreien Nutzung punktet.  

In Online-Workshops mit einem festen, betriebsübergreifenden Team wird zunächst Schritt für Schritt der IST-Prozess erhoben und in dem miro-Board dargestellt. Alle Beteiligten arbeiten über die Projektdauer an der Visualisierung des Prozesses im miro-board aktiv mit. Vorbereitete post-its im Board werden beschriftet oder verschoben, wie auf der Abbildung beispielhaft zu erkennen ist.

Im miro-Board gibt es vorgefertigte Templates, mit denen einfach gearbeitet werden kann. 

Die klare Abbildung des Prozessflusses hilft, Unklarheiten und Bottlenecks im Prozess zu identifizieren und aktiv nach Lösungen zu suchen. Getrieben wird die Prozesskette immer von der Kernfrage “Wer braucht was wann”. Unter dieser Frage wird nach Optimierungsmöglichkeiten betrieblicher Prozesse gesucht, um wertvolle Arbeitszeit von Routinetätigkeiten weg zu Leitungsaufgaben zu verlagern. An verschiedenen Stellen bietet sich eine Exkursion zu Technologien und einer möglichen Implementierung an, beispielsweise zum Einsatz von Chat-Bots bei der Kundenakquise oder der Künstlichen Intelligenz bei der Automatisierung von Prozessschritten. Mit Hilfe des Expertenwissens des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg werden zukünftige Nutzungsmöglichkeiten der Technologien aufgedeckt und festgehalten, während der Fokus in diesem Projekt weiterhin auf der Verbesserung des aktuellen Prozesses liegt. 

Die Lösung, um betriebliche Prozesse zu optimieren:

Aus dem Projekt ergibt sich ein neuer, optimierter Prozess, der auf mehrere Köpfe verteilt und durch zwei digitale Helfer schneller wird. Zum einen liefert ein Photovoltaik-Rechner, der vom Kunden gleich zu Beginn auszufüllen ist, wichtige Daten, um schneller Entscheidungen treffen und Kunden eine schnellere Rückmeldung geben zu können. Zum anderen generiert eine betriebsübergreifende Software automatisch interne Aufträge und verteilt diese als Mail an relevante Personen.  

Was war der größte Hebel, um betriebliche Prozesse zu optimieren? Immer noch das persönliche Gespräch! Gemeinsam über einen Prozess zu reden bewirkt viel, denn ein Prozess kann unterschiedlich gelebt werden. Sich auf einen gemeinsamen Nenner zu einigen, alle Ungereimtheiten zu diskutieren und diesen Prozess zu verschriftlichen, kostet zwar Zeit und Nerven, lohnt sich aber – da sind sich alle Beteiligten einig. 

Martin Wobbe, Geschäftsführer ad fontes: 
„Wir haben endlich einen Fahrplan entwickelt, wie wir zeitsparend und effektiv zusammenarbeiten. Für mich als Geschäftsführer und unser Team brachte das Digitalisierungsprojekt mit dem MDZ Hamburg eine Menge Vorteile und frische Impulse.“ 

Sie möchten ebenso betriebliche Prozesse optimieren? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
Christine Mish
040 35905-571
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Martin Kokoschinski
040 42875-6998
mittelstand-digital@haw-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Ein Handwerksbetrieb stemmt mit Resilienz den digitalen Wandel

Ein Handwerksbetrieb stemmt mit Resilienz den (digitalen) Wandel

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Resilienz ermöglicht Mitarbeitenden, besser auf Krisen und Veränderungen zu reagieren. Dies stärkt die Widerstandsfähigkeit von Teams, die Innovationskraft und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Resiliente Unternehmen können in einem sich ständig wandelnden Geschäftsumfeld ihre Chancen frühzeitig erkennen.


Einleitung:

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sind Innovation und Digitalisierung die Stichwörter, die heute den Unterschied ausmachen. Insbesondere die Geschäftsführung ist gedanklich auf diesem Weg unterwegs. Sie haben eine klare Strategie im Kopf und wissen, wohin die Reise gehen soll. Doch was ist der Schlüssel, um diese Veränderungen erfolgreich zu bewältigen? Einen Ansatz bietet hier die Auseinandersetzung mit dem Thema Resilienz. KMU, die in diese Fähigkeit investieren, sind besser gerüstet, um Innovation und Digitalisierung voranzutreiben. Ein Hamburger Handwerksbetrieb macht es vor. 


Ausgangslage:

Sager und Deus Gebäude- und Umwelttechnik sowie Opländer Haustechnik sind zwei Hamburger Schwesterunternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, energieeffiziente und umweltfreundliche Lösungen im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung anzubieten. Ihr Ziel ist es, die Energiewende in Norddeutschland aktiv zu unterstützen.
 

Geschäftsführer Nick Zippel gibt seinem ca. 180-köpfigen Team bei dessen Aufgaben viel Freiraum und Selbstbestimmung. Ein offenes und gesundes Betriebsklima ist ihm persönlich wichtig. In Sachen Gesundheitsprävention gibt es bereits Maßnahmen, wie z. B. kostenloses Obst oder Rückentage, zur Stärkung der physischen Gesundheit. Dennoch bleiben Belastungen auf persönlicher Ebene oder im Team nicht aus. Besonders, wenn Betriebe in Veränderungsprozessen stecken, Digitalisierungsprojekte umsetzen oder strukturell wachsen.  

 

Nick Zippel möchte einen offenen und unternehmensübergreifenden Dialog über stressige Situationen und Belastungen am Arbeitsplatz anstoßen. Gemeinsam sollen Maßnahmen zur Förderung von Achtsamkeit und Resilienz erarbeitet werden. Die Mitarbeiter:innen und Teams sollen ein Bewusstsein für ihre Resilienz entwickeln. 


Ideen und Bedenken:

„Interne betriebliche Diskussionen über Achtsamkeit und Resilienz könnten im schlimmsten Fall als „esoterisch“ abgetan und nicht ernst genommen werden, da einige die Begriffe mit Bedürftigkeit oder mangelnder Belastbarkeit in Verbindung bringen“, beschreibt Nick Zippel seine Sorge in Bezug auf sein Vorhaben. Daher ist es von besonderer Bedeutung, den Begriff der Resilienz zu erklären, seinen Nutzen zu verdeutlichen und sich behutsam in Übungen anzunähern.  


Hilfe durch das Mittelstand-Digital Zentrum:

Die Mittelstand-Digital Zentren Hamburg und Zukunftskultur begleiteten das Unternehmen in einem zweistufigen Workshop. Im betrieblichen Kontext konnte Resilienz auf den Ebenen des Individuums, des Teams und der Organisation betrachtet und gefördert werden. Unter dem Leitmotiv „Vom Ich zum Wir“ wurden im Rahmen des Workshops praxisnahe und anwendungsorientierte Übungen durchgeführt. Ziel dabei war es, sowohl die persönliche Resilienz der Mitarbeitenden als auch die Resilienz des gesamten Teams zu stärken. 


Lösung:

Ein zweistündiger Online-Workshop diente der Einführung in das Thema. Das Team diskutierte über die bereits vorhandene Resilienz sowohl auf individueller als auch auf organisationaler Ebene und erprobte erste praktische Übungen, wie beispielsweise Atemtechniken.

Im anschließenden halbtägigen Intensiv-Workshop vor Ort lernten die Mitarbeiter:innen Kommunikationstechniken für eine achtsame Kommunikation kennen. Im Zentrum des Workshops stand die Betrachtung der aktuellen Herausforderungen und bereits vorhandenen Ressourcen. Auf dieser Grundlage arbeiteten die Mitarbeiter gemeinsam an einem Maßnahmenpaket. 

Ein Handwerksbetrieb stemmt mit Resilienz den digitalen Wandel

Ergebnisse:

„Jede Veränderung beginnt bei mir selbst.“  (Mitarbeiterfeedback nach dem Workshop) 

Resilienz ist nicht nur eine Schlüsselkompetenz, sondern auch eine Haltung, die befähigt, mutig und gestärkt den ständigen Veränderungen zu begegnen. In den Workshops wurde durch eine Standortanalyse sowie Übungen zur Achtsamkeit und Kommunikation der Grundstein im Team dafür gelegt, die eigene Resilienz im Blick zu behalten und in der Kommunikation aufmerksam zu sein. Durch die bereichsübergreifende Interaktion kam es immer wieder zu Aha-Momenten.  

„Die Gruppenkonstellation im Workshop hat mich für die Themen und Herausforderungen der anderen Kollegen sensibilisiert und zu einem besseren Verständnis geführt.“ (Mitarbeiterfeedback nach dem Workshop) 

„Die Herausforderungen sind bei Allen ähnlich und das führt zu mehr Motivation, Lösungen gemeinsam zu entwickeln.“
(Mitarbeiterfeedback nach dem Workshop)
 

Besonders deutlich wurde, dass viele Lösungen in einem offenen und konstruktiven Miteinander liegen. Hierin waren sich alle einig. In Gruppen tauschten sich die Mitarbeitenden über Herausforderungen aus, die im strukturellen und organisatorischen Kontext des Unternehmens liegen. Ein Beispiel sind die sogenannten „Sandwich-Positionen“, die sich mit Druck von oben und unten auseinandersetzen müssen. Weiterhin wurde besprochen, wie Aufgaben zukünftig klarer kommuniziert werden können, beispielsweise durch die Einführung von Checklisten. Ebenso wurden Störungen in Arbeitsabläufen thematisiert. Gemeinsam wurden erste Lösungsansätze entwickelt, um Prozesse reibungslos und konzentriert abschließen zu können. Ein Beispiel dafür ist die Einführung kürzerer Zeitfenster für Telefonate mit Kunden oder die Etablierung einer Tandem-Struktur, bei der Kolleg:innen einander unterstützen.

Insgesamt wurden sechs Schwerpunktthemen, wie z.B. die digitale Zeit- und Projekterfassung zu optimieren und die Einführung regelmäßiger und abteilungsübergreifender Gesprächsrunden identifiziert. Gemeinsam hat das Team erste Lösungsvorschläge entwickelt und Verantwortlichkeiten festgelegt, um die Ideen im operativen Alltag umzusetzen.  

Geschäftsführer Nick Zippel zieht folgendes Fazit nach dem gemeinsamen Projekt:  

„Das Thema Resilienz im Handwerksbetrieb anzugehen war ein Experiment, was überraschend gut geklappt hat. Ich habe durchweg positives Feedback von allen Beteiligten bekommen und wir werden dranbleiben!“ 

Interesse am Thema Resilienz? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg,
Christine Mish 
040 35905-571
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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