Kurzportrait des Partnerunternehmens
Die Klempnerei Sadowski besteht seit 1978 und ist in der Bremer Neustadt ansässig. Sie arbeitet im Umgang mit Kunden und Partnern stets nach dem Leitsatz: „Es soll angenehm sein, mit uns zusammenzuarbeiten“.

Ausgangslage

Bei Klempnerei Sadowski gehen Rechnungen als Briefe und zunehmend per E-Mail im PDF-Format ein, um dann einzeln bearbeitet zu werden. Die Rechnungsdaten werden nach dem Öffnen kontrolliert, in die Buchhaltungssoftware übertragen und bezahlt. Die Rechnungen werden im Anschluss an ein Steuerberatungsunternehmen versandt. Neben dem großen zeitlichen Aufwand für diesen Prozess gaben zwei weitere Punkte den Impuls für die Kontaktaufnahme mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg: Die Rechnungen in Papierform konnten erstens nicht am Computer durchsucht werden, so dass nicht gut nachvollziehbar war, welche Materialien bereits bei einem Endkunden verwendet wurden. Zweitens versendeten die Lieferanten der Klempnerei Sadowski Rechnungen teilweise bereits in einem Format, welches eine automatisierte Weiterverarbeitung erleichtert.

Daher bestand der Wunsch, die Bearbeitung des PDF-Rechnungseingangs zumindest teilweise zu automatisieren. Dabei wurde ein Workflow von der ankommenden E-Mail, über das Auslesen der Rechnungsdaten, dem Speichern der PDF-Datei nach festgelegten Regeln und der Verbuchung im Buchhaltungssystem angestrebt. Außerdem sollte die Durchsuchbarkeit im Volltext der abgelegten PDF-Dateien unter Windows untersucht werden mit dem Ziel, alle abgelegten Rechnungen nach einer Kunden- oder Artikelnummer zu durchsuchen. In einigen Fällen wurde die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format versendet. Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dabei werden im PDF die Daten zusätzlich in elektronisch lesbarer Form (XML) gespeichert. Dies sollte die automatisierte Übernahme der Daten ermöglichen. Jedoch benutzte nicht jedes Unternehmen dieses Format.

Ablauf

Dieses „Digital Konkret“-Projekt zur Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs begann Anfang September 2022 mit einer einführenden Besprechung mit der Klempnerei Sadowski, um den konkreten Handlungsbedarf zu klären. Anschließend wurden Lösungsmöglichkeiten erarbeitet. Im Verlauf des Projektes wurde wiederholt Kontakt gehalten und Zwischenziele kommuniziert. In einem Bericht wurden der Klempnerei Sadowski erste Lösungsmöglichkeiten zusammengestellt. Abschließend wurde der Bericht um die Automatisierungslösungen erweitert.

Ergebnisse

Es wurden mehrere Lösungsmöglichkeiten Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs erarbeitet. Die Durchsuchbarkeit von PDF-Dateien unter Windows wurde für Windows 10 und 11 über die systemintegrierte Indizierung umgesetzt. Das regelhafte Speichern von eingehenden E-Mail Anhängen kann mit einem Add-on für Mozilla Thunderbird ermöglicht werden (FiltaQuilla). Anhand der E-Mail-Adresse oder der Benennung der Rechnung kann eine Aktion ausgelöst werden, die das Speichern in einem Ordner sein kann. Dies wurde untersucht und prototypisch umgesetzt, um dem Unternehmen eine Grundlage für weitere Arbeiten zu geben. Dabei wurde anhand der Versand-E-Mail-Adresse der PDF-Anhang in einem zugewiesenen Ordner gespeichert.

Eine automatisierte Verarbeitung innerhalb der aktuell von der Klempnerei Sadowski verwendeten Buchhaltungs- und Banking-Software war nicht möglich, da weder der Rechnungsimport noch die Verarbeitung des ZUGFeRD-Formates unterstützt wird. Es wurden die technischen Anforderungen an eine Buchhaltungs-Software dokumentiert, so dass die Klempnerei im Falle eines Wechsels dieser Software schnell passende Alternativen durch eine Internet-Recherche finden kann.

Zusätzlich wurden zwei Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails diskutiert:

• Mit Hilfe der Technologie Robotic Process Automation können eingehende E-Mails überwacht werden, um bei Vorhandensein einer PDF-Datei diese weiter zu verarbeiten. Mit speziellen Suchmasken, sog. „regulären Ausdrücken“, können die benötigten Daten aus den PDF-Dateien ausgelesen werden. Diese können dann von dem Software-Roboter in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Diese Form der Automatisierung ist auch für Nutzer:innen ohne Programmiererfahrung gut einsetzbar, da Lösungen mit wenigen Mausklicks erzeugt werden können.
• Als zweite Variante wurde ein Python-Skript vorgeschlagen. Durch eine Python Bibliothek sollte auch die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format möglich sein. Die Daten können so ausgelesen werden. Falls eine Schnittstelle bei der verwendeten Buchhaltungssoftware vorhanden ist, kann diese mit den Daten angesprochen werden.

Fazit

Für die Automatisierung eines PDF-Rechnungseingangs gibt es keine Standardlösung. Es muss individuell auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens geschaut werden. Die Klempnerei Sadowski möchte nun auf Grundlage der zur Verfügung gestellten Informationen entscheiden, wie sie weiter vorgehen werden. Erste Verbesserungen des Rechnungsprozesses wurden durch die Klempnerei bereits selbstständig umgesetzt.

Sie haben Interesse an der Automatisierung Ihres PDF-Rechnungseingangs? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail:

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

Ausgangslage

Bereits vor längerer Zeit äußerte die Berger Touristik e. K. Interesse an einem gemeinsamen Projekt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg. Mit einer groben Idee des Unternehmens ging es in ein erstes Treffen mit dem Hamburger Zentrum. Schnell konnten passende Themen für die Zusammenarbeit von Berger Touristik und der TUHH identifiziert werden und die eigentliche Projektplanung und Umsetzung kam ins Rollen. Aufbauend auf bereits in Angriff genommene umfassende Maßnahmen zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse war es das Ziel von Berger Touristik, gemeinsam Ideen für weiteres Wachstum entwickeln.

Kurzes Unternehmensportrait 

Die Berger Touristik e. K. ist ein Unternehmen aus der Touristik-Branche, um genau zu sein eine Vermietungsagentur. 1986 begann das Unternehmen mit einer Ferienwohnung, heute kümmern sich rund 30 Mitarbeitende um die Vermietung von über 100 exklusiven Ferienwohnungen und Ferienhäuser in Cuxhaven und Umgebung. Berger Touristik bietet dabei einen umfassenden Service an – von der Vermietung über die Gästebetreuung vor Ort bis hin zu professionellen Dienstleistungen rund um die Objekte.

Unternehmensentwicklung: Vorgehen

Nach mehreren Gesprächen zur Projektzielstellung – Ideen für weiteres Wachstum für das gesamte Unternehmen generieren – wurde ein mehrteiliger Workshop mit einem sechsköpfigen, interdisziplinären Team von Berger Touristik durchgeführt. Das Team setzte sich dabei aus den Führungskräften der unterschiedlichen Abteilungen sowie der Geschäftsführung zusammen und bildete somit die Perspektive aller Geschäftsbereiche ab. All diese Personen wurden initial an einen Tisch geholt, um Stimmen, Ideen und Meinungen aus allen Geschäftsbereichen hören zu können. In der Unternehmenswelt werden neue Projekte häufig aus der Perspektive einer Person (zum Beispiel vom Chef / von der Chefin) oder einer Abteilung gestartet. Werden Ideen von Anfang an gemeinsam getragen, so kann dies ein Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung sein.

Neben klassischen Workshop-Elementen kam die innovations- und kreativitätsfördernde Methode LEGO® SERIOUS PLAY® (LSP) zum Einsatz. Dank des Konzepts der Methode können eine Vielzahl von Problemstellungen bearbeitet werden. Die Entwicklung einer Vision oder Strategie erfordert häufig kreative und innovative Ansätze und Lösungen. Bei der LEGO® SERIOUS PLAY®-Methode erarbeiten die Teilnehmenden im Team Konzepte und Lösungen, sodass ein Gruppenkonsens in Bezug auf die vorliegende Problemstellung entsteht. Weiter eignet sich die Methode zum Beispiel auch für Teambildung oder komplexe Probleme, auf die es nicht die eine „richtige“ Antwort gibt.

Im Rahmen eines ganztägigen Workshops in Cuxhaven wurde mit Hilfe der LSP-Methode ein zukunftsweisendes Modell entwickelt: „Berger Touristik in 2027“. Dieses Modell – eine gemeinsam geschaffene Idee, wie sich Berger Touristik in der Zukunft entwickelt hat und was für den Erfolg getan wurde – bildete den Ausgangspunkt für die gemeinsame Sammlung konkreter Ideen und Maßnahmen zur geplanten Unternehmensentwicklung von Berger Touristik. Die anschließende Sortierung half bei der Erstellung einer Roadmap. Diese zeigt durch die zeitliche Einordnung verschiedener Einzelprojekte einen Startpunkt sowie das grobe Gesamtvorgehen für Berger Touristik auf.

Die Roadmap kann nun vom Unternehmen genutzt werden, um Verantwortlichkeiten festzulegen und konkrete Schritte für die gemeinsame Zukunft zu gehen. Zudem wurden dem Unternehmen im Nachgang weitere Empfehlungen für Veränderungsmaßnahmen an die Hand gegeben, welche die Unternehmensentwicklung weiter fördern sollen.

Ergebnis

Das zentrale Ergebnis der Zusammenarbeit stellt die unternehmensindividuelle Roadmap dar. Neben der erwähnten zeitlichen Sortierung verschiedener Einzelprojekte hilft diese allen Mitarbeitenden dabei, die möglichen Veränderungen kompakt und prägnant zu visualisieren.

Sie haben Interesse am Thema Unternehmensentwicklung? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Florian Dörries 
E-Mail: f.doerries@tuhh.de 

Berger Touristik e.K., Elmar Berger 
E-Mail: elmar.berger@berger-cuxhaven.de 

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.