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Autor: WebCreator

PDF-Rechnungseingang

Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs

Geschrieben von WebCreator am . Veröffentlicht in Unternehmensentwicklung, Allgemein, Wirtschaftlichkeit. Keine Kommentare zu Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs

Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs

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Kurzportrait des Partnerunternehmens
Die Klempnerei Sadowski besteht seit 1978 und ist in der Bremer Neustadt ansässig. Sie arbeitet im Umgang mit Kunden und Partnern stets nach dem Leitsatz: „Es soll angenehm sein, mit uns zusammenzuarbeiten“.

Ausgangslage

Bei Klempnerei Sadowski gehen Rechnungen als Briefe und zunehmend per E-Mail im PDF-Format ein, um dann einzeln bearbeitet zu werden. Die Rechnungsdaten werden nach dem Öffnen kontrolliert, in die Buchhaltungssoftware übertragen und bezahlt. Die Rechnungen werden im Anschluss an ein Steuerberatungsunternehmen versandt. Neben dem großen zeitlichen Aufwand für diesen Prozess gaben zwei weitere Punkte den Impuls für die Kontaktaufnahme mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg: Die Rechnungen in Papierform konnten erstens nicht am Computer durchsucht werden, so dass nicht gut nachvollziehbar war, welche Materialien bereits bei einem Endkunden verwendet wurden. Zweitens versendeten die Lieferanten der Klempnerei Sadowski Rechnungen teilweise bereits in einem Format, welches eine automatisierte Weiterverarbeitung erleichtert.

Daher bestand der Wunsch, die Bearbeitung des PDF-Rechnungseingangs zumindest teilweise zu automatisieren. Dabei wurde ein Workflow von der ankommenden E-Mail, über das Auslesen der Rechnungsdaten, dem Speichern der PDF-Datei nach festgelegten Regeln und der Verbuchung im Buchhaltungssystem angestrebt. Außerdem sollte die Durchsuchbarkeit im Volltext der abgelegten PDF-Dateien unter Windows untersucht werden mit dem Ziel, alle abgelegten Rechnungen nach einer Kunden- oder Artikelnummer zu durchsuchen. In einigen Fällen wurde die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format versendet. Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dabei werden im PDF die Daten zusätzlich in elektronisch lesbarer Form (XML) gespeichert. Dies sollte die automatisierte Übernahme der Daten ermöglichen. Jedoch benutzte nicht jedes Unternehmen dieses Format.

Ablauf

Dieses „Digital Konkret“-Projekt zur Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs begann Anfang September 2022 mit einer einführenden Besprechung mit der Klempnerei Sadowski, um den konkreten Handlungsbedarf zu klären. Anschließend wurden Lösungsmöglichkeiten erarbeitet. Im Verlauf des Projektes wurde wiederholt Kontakt gehalten und Zwischenziele kommuniziert. In einem Bericht wurden der Klempnerei Sadowski erste Lösungsmöglichkeiten zusammengestellt. Abschließend wurde der Bericht um die Automatisierungslösungen erweitert.

Ergebnisse

Es wurden mehrere Lösungsmöglichkeiten Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs erarbeitet. Die Durchsuchbarkeit von PDF-Dateien unter Windows wurde für Windows 10 und 11 über die systemintegrierte Indizierung umgesetzt. Das regelhafte Speichern von eingehenden E-Mail Anhängen kann mit einem Add-on für Mozilla Thunderbird ermöglicht werden (FiltaQuilla). Anhand der E-Mail-Adresse oder der Benennung der Rechnung kann eine Aktion ausgelöst werden, die das Speichern in einem Ordner sein kann. Dies wurde untersucht und prototypisch umgesetzt, um dem Unternehmen eine Grundlage für weitere Arbeiten zu geben. Dabei wurde anhand der Versand-E-Mail-Adresse der PDF-Anhang in einem zugewiesenen Ordner gespeichert.

Eine automatisierte Verarbeitung innerhalb der aktuell von der Klempnerei Sadowski verwendeten Buchhaltungs- und Banking-Software war nicht möglich, da weder der Rechnungsimport noch die Verarbeitung des ZUGFeRD-Formates unterstützt wird. Es wurden die technischen Anforderungen an eine Buchhaltungs-Software dokumentiert, so dass die Klempnerei im Falle eines Wechsels dieser Software schnell passende Alternativen durch eine Internet-Recherche finden kann.

Zusätzlich wurden zwei Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails diskutiert:

  • Mit Hilfe der Technologie Robotic Process Automation können eingehende E-Mails überwacht werden, um bei Vorhandensein einer PDF-Datei diese weiter zu verarbeiten. Mit speziellen Suchmasken, sog. „regulären Ausdrücken“, können die benötigten Daten aus den PDF-Dateien ausgelesen werden. Diese können dann von dem Software-Roboter in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Diese Form der Automatisierung ist auch für Nutzer:innen ohne Programmiererfahrung gut einsetzbar, da Lösungen mit wenigen Mausklicks erzeugt werden können.
  • Als zweite Variante wurde ein Python-Skript vorgeschlagen. Durch eine Python Bibliothek sollte auch die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format möglich sein. Die Daten können so ausgelesen werden. Falls eine Schnittstelle bei der verwendeten Buchhaltungssoftware vorhanden ist, kann diese mit den Daten angesprochen werden.

Fazit

Für die Automatisierung eines PDF-Rechnungseingangs gibt es keine Standardlösung. Es muss individuell auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens geschaut werden. Die Klempnerei Sadowski möchte nun auf Grundlage der zur Verfügung gestellten Informationen entscheiden, wie sie weiter vorgehen werden. Erste Verbesserungen des Rechnungsprozesses wurden durch die Klempnerei bereits selbstständig umgesetzt.

Sie haben Interesse an der Automatisierung Ihres PDF-Rechnungseingangs? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail:

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Steffen Treske
040 428 75 6996, steffen.treske@haw-hamburg.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Prozesse im Handwerk iverändern

Prozesse im Handwerk im Sinne der Kund:innen verändern

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Prozesse im Handwerk im Sinne der Kund:innen verändern

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Betriebliche Prozesse sind irgendwann aus irgendeinem Grund entstanden – hören wir doch oftmals bei gezieltem Nachfragen „Das war hier schon immer so!“ Wer jedoch nach dem Motto „Never change a running system“ arbeitet, wird schnell von anderen überholt – durch neue Technologien und Softwarelösungen gibt es viele neue Möglichkeiten, um Prozesse schneller, effektiver und günstiger zu gestalten. Daher lohnt es sich zu fragen: Sind unsere Prozesse heute noch sinnvoll bzw. effektiv und vor allem: Was hat eigentlich der Kunde davon, wenn der Prozess so stattfindet?

Diese und weitere Fragen stellte sich die Hümmer Elektrotechnik GmbH zusammen mit dem Betrieb LAN 1, der aus dem 1963 gegründeten, familiengeführten Meisterbetrieb Hümmer Elektrotechnik im Rahmen eines Firmenverbundes hervorgegangen ist. Beide Betriebe arbeiten eng verzahnt, wenn es z.B. darum geht, E-Mobilitäts-Ladestationen für Mietparteien in großen Gebäudekomplexen zur Verfügung zu stellen. 

Der Prozess ist sehr umfassend mit vielen Beteiligten und beinhaltet neben der Auftragsklärung, Begehung der Parkplätze und Beratung auch Programmierung, Installation sowie den Abrechnungsprozess und die Wartung der Ladestationen. An Kunden:innen fehlt es nicht – das Geschäftsmodell ist innovativ und stark nachgefragt – jedoch gibt es Kommunikationsbedarf an Schnittstellen, vor allem zu den Informationen und Daten, die zwischen den beiden Firmen hin und herwandern oder gar nicht ausgetauscht werden und dadurch für doppelte Arbeit sorgen.

Inhaber Jörg Hümmer initiiert hierzu einen halbtägigen Ideen-Workshop, der vom Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg durchgeführt wird. Gemeinsam mit 10 Mitarbeitenden aus beiden Firmen wird der Prozess unter die Lupe genommen. Der Fokus hierbei liegt nicht in der Vergangenheit, sondern ist zukunftsgerichtet: Was muss passieren, damit unsere Kunden sich noch besser fühlen und wir noch besser zusammenarbeiten?

Im Workshop wird vor allem aus Kundensicht schnell deutlich: Für den Kunden ist nicht immer 100%ig klar, was er wann mit wem und warum zu tun hat. Hieraus leiten sich in Kürze viele Ideen ab. Es macht allen Kolleg:Innen Spaß, Prozesse im Sinne des Kunden zu verändern, weil hier ein großer Hebel liegt. Aber auch die internen, betriebsübergreifenden Prozesse werden angepackt, es wird diskutiert und abgewogen.

Bei der Analyse kristallisiert sich heraus, dass es durch zwar digitale aber nicht immer ineinander greifende Prozesse immer wieder zu Brüchen im Prozess kommt, beispielsweise wenn Daten von einem System in das andere übertragen werden müssen. Doch allein das Reden über Prozesse bewirkt Verständnis für die Belange anderer Beteiligter, oft fallen Sätze wie „Ah, daher machst Du das so, jetzt verstehe ich!“. Am Ende entsteht eine priorisierte To-Do-Liste mit Verantwortlichen und es werden regelmäßige Austausche innerhalb der 6-monatigen Umsetzungsphase vereinbart.

Prozesse im Handwerk im Sinne der Kund*innen verändern

O-Töne der Teilnehmer:innen während der Feedbackrunde: “Es ist sehr sinnvoll, die Kundensicht einzunehmen, denn damit verdienen wir unser Geld!”, “Abläufe kritisch zu hinterfragen bringt uns voran. Nun haben wir konkrete Ansatzpunkte, an denen wir arbeiten,”, “Es gab viele Denkanstöße und Impulse.”

Fazit: Die betriebliche Prozessanalyse und -modellierung ist ein weites Feld. Sich einen interessanten Prozess auszusuchen, diesen aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und miteinander zu diskutieren, gibt bereits Hinweise auf grundsätzliche Optimierungsfelder eines Betriebes. Steigt man in zu kurzer Zeit zu tief in die Prozessmodellierung ein, droht die Gefahr sich zu verzetteln.

Damit Ihnen dies nicht passiert, helfen folgende Tipps bei der Optimierung von Prozessen.

Vom Ist zum Soll-Prozess

  • Klein anfangen und Schritt für Schritt gehen, externe Moderation bzw. Experten hinzuziehen
  • Sich bewusst machen, dass Analyse, Ideenfindung und Umsetzung Zeit und Willen benötigen
  • Innovative Ideen für veränderte Prozesse entstehen im guten Kontakt: Team oder Beteiligte einladen ohne gedankliche Grenzen zu diskutieren
  • Haltung deutlich machen: Nicht mit dem Finger auf andere zeigen, sondern gemeinsam Verantwortung für Prozesse übernehmen
  • Einen interessanten Prozess mit viel Optimierungspotential aussuchen
  • Ggf. Kundenbefragung durchführen
  • Ist-Prozess sichtbar machen/auf Papier bringen, hierzu u.a. folgende Fragen im Blick haben:
    • Was ist Start und Endpunkt des Prozesses?
    • Was passiert dazwischen, welche Haupt-Schritte gibt es?
    • Wer ist alles beteiligt? (Abteilungen, Kunden, Lieferanten, …)
    • Wer gibt Infos/Daten wie an wen?
    • Wie lange dauert der jeweilige Prozess-Schritt, wo sind lange Wartezeiten?
    • Welcher Prozessschritt ist am teuersten/wertvollsten?
    • Was haben Kund:innen alles zu erledigen? Wie kann ihnen geholfen werden?
    • Wo sind die Risiken, Fehleranfälligkeiten, Medienbrüche, Doppelarbeiten?
    • Warum machen wir das überhaupt? Kann man etwas weglassen?
    • Welche Prozesse/Schritte werden häufig wiederholt/wo lohnt es sich besonders hinzuschauen?

  • Identifikation von Quick Wins und Ideen für Verbesserungen, die mehr Zeit brauchen
  • Priorisierung der effektiven Ideen
  • Kommunikation im Betrieb
  • Verantwortlichkeiten sowie Deadlines klären, dabei Mitarbeitende integrieren
  • Stück für Stück den neuen Soll-Prozess entstehen lassen
  • Regelmäßig Feedback einholen und den Prozess anpassen, bis er rund ist

Interesse? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail:

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Christine Mish
Handwerk4.0@hwk-hamburg.de

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
mittelstand-digital@tuhh.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Intralogistik

Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Intralogistik

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Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Intralogistik

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Kurzes Unternehmensportrait

Die Gleistein GmbH ist mit einer rund 200-jährigen Firmengeschichte das älteste industrielle Familienunternehmen in Norddeutschland. Es produziert hochwertige Spezialseile für individuelle Anforderungen des jeweiligen Kunden in zwei der weltweit modernsten Produktionsbetriebe, in denen neben der Produktion von Seilen bzw. Tauwerk auch eigenständig geforscht und entwickelt wird. Die breit aufgestellte Firmengruppe agiert global und konnte sich durch ihre Technologieführerschaft in vielen Bereichen als Marktführer etablieren. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen rund 250 MitarbeiterInnen und generiert einen Jahresumsatz von circa 27,5 Mio. Euro.

Ausgangslage und Kernfragestellung zum Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Intralogistik

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) können Unternehmen manuelle und repetitive Tätigkeiten automatisieren und so Prozesse effizienter gestalten. Darüber hinaus kann KI sehr komplexe Tätigkeiten durchführen, zu denen der Mensch nicht in der Lage ist, und auf diese Weise wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Die Gleistein GmbH hat die Potenziale von KI erkannt und sich die Frage gestellt, wie KI in der Intralogistik am Standort Bremen eingesetzt werden kann. Welche Erfolgsfaktoren spielen dabei eine Rolle, und welche Grundvoraussetzungen müssen vorab geschaffen werden?. Mit diesen Fragen hat sich das Unternehmen an das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gewendet. In fünf Workshops und fünf leitfadengestützten Experteninterviews wurde ein strukturierter Transformationsprozess für den Einsatz von KI in der Intralogistik entwickelt.

Identifizierung der Problemstellung

Zu Beginn des Umsetzungsprojektes mit der Gleistein GmbH wurde die genaue Problemstellung identifiziert. Hierfür stellten die Mitarbeiter des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg die Grundlagen der KI sowie das MOIN-KI-SCHEMA (siehe Abbildung 1) vor. Das MOIN-KI-SCHEMA wurde von den KI-Trainern des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg entwickelt und ist ein Managementkonzept, um Anwendungsfälle für KI bei kleinen und mittleren Unternehmen systematisch zu identifizieren.

Als erstes werden Herausforderungen und Motivation des Unternehmens sowie Nutzen und Potenziale von KI unternehmensspezifisch hergeleitet. Sind diese Faktoren bekannt, fokussiert das Schema das jeweilige Vorgehensmodell bei der Einführung von KI und die Partnerauswahl, um mögliche fehlende Kompetenzen extern zu beschaffen. Anschließend werden die notwendigen Erfolgsfaktoren in den Bereichen Business Case und Strategie, Kultur und Mentalität, Daten und Algorithmen, Infrastruktur und Compliance, Kompetenzen und Aufgaben sowie Reorganisation und Aufklärung diskutiert, um den eigentlichen Use Case und Lösungsansatz zu bestimmen. Damit schließt die Identifizierung und Konkretisierung des unternehmensspezifischen Anwendungsfalls ab.

Das MOIN-KI-SCHEMA

Abbildung 1: MOIN-KI-SCHEMA

Im weiteren Verlauf des Umsetzungsprojekts zum Einsatz von künstlicher Intelligenz fand ein Brainstorming mit der Geschäftsführung und Mitarbeitenden aus dem mittleren Management statt, um den Schwerpunkt des gemeinsamen Vorhabens zu bestimmen. Als Diskussionsgrundlage wurde die intralogistische Wertschöpfungskette herangezogen, um festzustellen, in welchen Bereich der Wertschöpfungskette die größten Potenziale für den Einsatz von KI bei der Gleistein GmbH liegen. Die Ergebnisse des Brainstormings können Abbildung 2 entnommen werden. Aktuell liegen die größten Potenziale für den Einsatz von KI in den Prozessschritten Lager und Kommissionierung. Diese Prozessschritte wurden ausgewählt, da aktuell Verbesserungspotenziale in der Lagerplatzzuordnung und -kontrolle sowie der Kommissionierung von Produkten bestehen.

Abbildung 2: Ergebnis des Brainstormings

Abbildung 2: Ergebnis des Brainstormings

Herleitung des Anwendungsfalls

Im Anschluss an das Brainstorming recherchierten die Mitarbeiter des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg mögliche Anwendungsfälle für KI in der Intralogistik im Allgemeinen. Die Suche wurde bewusst offen gestaltet, damit nicht durch eine eingeschränkte Recherche interessante Informationen verloren gehen. Abbildung 3 zeigt das Ergebnis der Recherche. Die meisten Anwendungsfälle für KI liegen im Prozessschritt Lager, was das gemeinsame Vorhaben der Geo. Gleistein & Sohn GmbH und des Mittelstand Digital Zentrums Hamburg bestärkt und demonstriert, dass zahlreiche weitere Unternehmen und Forschungseinrichtungen die Potenziale von KI im Prozessschritt Lager erkannt haben.

Abbildung 3: Anwendungsfälle für künstliche Intelligenz in der Intralogistik

Abbildung 3: Anwendungsfälle für künstliche Intelligenz in der Intralogistik

Im Folgenden sind diejenigen Anwendungsfälle für den Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Gleistein GmbH aufgezeigt, die nach einer weiteren gemeinsamen Sitzung in die engere Auswahl das gemeinsamen Vorhabens gerückt sind.

Wareneingang:

  • Erkennen von Ausreißern bei der Nutzung von RFID-Technologie

Lager:

  • Lagerplatzzuordnung und Kommissionierung in einem Smart Warehouse
  • Lagerplatzzuordnung und -kontrolle durch intelligente Behälter
  • Nachfrageprognosen im Bestandsmanagement

Kommissionierung:

  • Ermittlung einer optimalen Kommissionier-Politik zur Steigerung der Leistung des Lagerbetriebs

Versand:

  • Planung einer optimalen Verpackung für den Verpackungsprozess

Im Rahmen eines weiteren Austauschs zwischen der Gleistein GmbH und dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg wurde der Fokus des gemeinsamen Umsetzungsprojekts auf den Einsatz von KI für die intelligente Lagerplatzzuordnung gelegt.

Bewertung der Ausgangssituation

Im nächsten Schritt fanden Experteninterviews mit der Geschäftsführung, dem mittleren Management und Mitarbeitenden aus dem Lager statt, um die aktuelleSituation sowie unternehmensspezifische Erfolgsfaktoren für die Einführung von KI zu identifizieren. Allgemeine Erfolgsfaktoren wurden aus wissenschaftlicher Literatur abgeleitet, um  die erforderlichen Grundvoraussetzungen für die intelligente Lagerplatzzuordnung zu erkennen. Für die Klassifizierung der Erfolgsfaktoren wurden die zuvor genannten Klassen aus dem MOIN-KI-SCHEMA Business Case und Strategie, Kultur und Mentalität, Daten und Algorithmen, Infrastruktur und Compliance, Kompetenzen und Aufgaben sowie Reorganisation und Aufklärung herangezogen. Einige der zentralen Erfolgsfaktoren aus den jeweiligen sechs Klassen sind:

Kultur und Mentalität / Kompetenzen und Aufgaben:

  • Aufbau von Fachwissen
  • Grad an digitaler Affinität
  • Weiterbildungsmaßnahmen durchführen
  • Akzeptanz bei Veränderung
  • Standardisierte Prozesse schaffen
  • Unterstützung durch die Führungsebene

Daten und Algorithmen / Infrastruktur und Compliance:

  • Daten Warehouse aufbauen
  • Qualität der Daten sicherstellen
  • Datensicherheit gewährleisten
  • Rechenspeicher zur Verfügung stellen
  • Skalierbare Rechensysteme einsetzten
  • Einen ML Algorithmus festlegen

Business Case und Strategie / Reorganisation und Aufklärung:

  • Einsatz von externen Experten
  • Standards zum Einsatz von künstlicher Intelligenz festlegen
  • Komplexität der Organisationsstrukturen nicht unterschätzen
  • Reifegradmodell zur Bestimmung der IST- und SOLL-Reife anwenden
  • Strategien und Umsetzungsmaßnahmen festlegen
  • Roadmap erstellen und festlegen

Einsatz von künstlicher Intelligenz: Der Reifegrad

Um die KI-Reife der Gleistein GmbH zu bestimmen und passende Handlungsempfehlungen für die KI-Einführung abzuleiten, wurden die drei Dimensionen Technologie, Organisation und Umwelt bzw. Umfeld herangezogen.

Die technologische KI-Reife zeigt, dass der Nutzen durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz wahrgenommen und als Wettbewerbsvorteile erkannt wird. Darüber hinaus harmoniert die Vision und Strategie des Unternehmens mit der angestrebten KI-Transformation und fördert diese zu großen Teilen. Das Unternehmen setzt auf Digitalisierung und profitiert in vielerlei Hinsicht von den daraus resultierenden Potenzialen.

Sowohl die Geschäftsführung als auch das mittlere Management und die Mitarbeitenden im Lager unterstützen und befürworten das angestrebte Vorhaben (organisatorische KI-Reife). Das gesamte Team hat Vertrauen in KI-Technologien und weist keine Skepsis auf. Des Weiteren ist das Unternehmen bereit, Investitionen in die Modernisierung des Lagers vorzunehmen. Die Offenheit gegenüber technologischen Modernisierungen wurzelt in den bereits durchgeführten Digitalisierungsaktivitäten aus diversen Bereichen des Unternehmens und fördert die weitere intensive Digitalisierung der Gleistein GmbH. Nachholbedarfe bestehen in den Bereichen der personellen Ressourcen, dem KI-Know-How und der notwendigen IT-Infrastruktur. Das Unternehmen möchte hier die notwendigen Voraussetzungen für den Einsatz von KI schaffen, sodass die zukünftige KI-Transformation erfolgreich durchgeführt werden kann.

Die Gleistein GmbH strebt an, das erste Unternehmen seiner Branche zu sein, das KI im Bereich der intelligenten Lagerplatzzuordnung einsetzt (umwelt- bzw. umfeldbezogenen KI-Reife). Mit der sog. Pionierstrategie soll die Marktführerschaft erreicht werden, da  die Mitbewerber in der Regel eher konservative Verfahren einsetzen.

Zusammenfassung und Ausblick

Um die erfolgreiche KI-Transformation bei der Gleistein GmbH sicherzustellen, haben sich folgende Handlungsempfehlungen ergeben:

Abbildung 4: Handlungsempfehlungen für die erfolgreiche KI-Transformation

Abbildung 4: Handlungsempfehlungen für die erfolgreiche KI-Transformation

Die Gleistein GmbH sollte für den Einsatz von künstlicher Intelligenz einen externen Partner einbeziehen, um gemeinsam die KI-Einführung im Unternehmen voranzutreiben. Um sich einen Überblick über mögliche Umsetzungsvarianten zu verschaffen, lohnt es, unterschiedliche Anbieter bzw. Entwickler aus dem Bereich der KI anzusprechen. Anschließend ist ein Anbieter auszuwählen, welcher die KI-Transformation im Unternehmen aus technologischer und organisationaler Sicht unterstützt. Neben der Beschaffung der KI-Lösung müssen die internen Verbesserungspotenziale ausgeschöpft werden. Diese gehen in den meisten Fällen mit der KI-Einführung einher. Aus diesem Grund sollten beide Aktivitäten parallel initiiert und durchgeführt werden. Zu den internen Verbesserungspotenzialen zählen die Beseitigung der aktuellen IT-Infrastrukturschwachstellen und die Auflösung der personellen Engpässe. Sobald ein geeigneter Anbieter ausgewählt ist und die internen Verbesserungspotenziale umgesetzt sind, gilt es im weiteren Verlauf die KI-Implementierung z. B. mithilfe von agilen Projektmanagementmethoden durchzuführen. Dabei ist stets zu berücksichtigen, dass das Gelernte aus der Test- und Evaluationsphase in den Implementierungs- und Entwicklungsprozess eingebunden werden muss, um die KI-Anwendung kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Besteht weiteres Interesse am Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Intralogistik? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg
E-Mail: mittelstand-digital@tuhh.de

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Unternehmensentwicklung

Eine Strategie für die weitere Unternehmensentwicklung finden

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Ausgangslage

Bereits vor längerer Zeit äußerte die Berger Touristik e. K. Interesse an einem gemeinsamen Projekt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg. Mit einer groben Idee des Unternehmens ging es in ein erstes Treffen mit dem Hamburger Zentrum. Schnell konnten passende Themen für die Zusammenarbeit von Berger Touristik und der TUHH identifiziert werden und die eigentliche Projektplanung und Umsetzung kam ins Rollen. Aufbauend auf bereits in Angriff genommene umfassende Maßnahmen zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse war es das Ziel von Berger Touristik, gemeinsam Ideen für weiteres Wachstum entwickeln.

Kurzes Unternehmensportrait 

Die Berger Touristik e. K. ist ein Unternehmen aus der Touristik-Branche, um genau zu sein eine Vermietungsagentur. 1986 begann das Unternehmen mit einer Ferienwohnung, heute kümmern sich rund 30 Mitarbeitende um die Vermietung von über 100 exklusiven Ferienwohnungen und Ferienhäuser in Cuxhaven und Umgebung. Berger Touristik bietet dabei einen umfassenden Service an – von der Vermietung über die Gästebetreuung vor Ort bis hin zu professionellen Dienstleistungen rund um die Objekte.

Unternehmensentwicklung: Vorgehen

Nach mehreren Gesprächen zur Projektzielstellung – Ideen für weiteres Wachstum für das gesamte Unternehmen generieren – wurde ein mehrteiliger Workshop mit einem sechsköpfigen, interdisziplinären Team von Berger Touristik durchgeführt. Das Team setzte sich dabei aus den Führungskräften der unterschiedlichen Abteilungen sowie der Geschäftsführung zusammen und bildete somit die Perspektive aller Geschäftsbereiche ab. All diese Personen wurden initial an einen Tisch geholt, um Stimmen, Ideen und Meinungen aus allen Geschäftsbereichen hören zu können. In der Unternehmenswelt werden neue Projekte häufig aus der Perspektive einer Person (zum Beispiel vom Chef / von der Chefin) oder einer Abteilung gestartet. Werden Ideen von Anfang an gemeinsam getragen, so kann dies ein Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung sein.

Neben klassischen Workshop-Elementen kam die innovations- und kreativitätsfördernde Methode LEGO® SERIOUS PLAY® (LSP) zum Einsatz. Dank des Konzepts der Methode können eine Vielzahl von Problemstellungen bearbeitet werden. Die Entwicklung einer Vision oder Strategie erfordert häufig kreative und innovative Ansätze und Lösungen. Bei der LEGO® SERIOUS PLAY®-Methode erarbeiten die Teilnehmenden im Team Konzepte und Lösungen, sodass ein Gruppenkonsens in Bezug auf die vorliegende Problemstellung entsteht. Weiter eignet sich die Methode zum Beispiel auch für Teambildung oder komplexe Probleme, auf die es nicht die eine „richtige“ Antwort gibt.

Im Rahmen eines ganztägigen Workshops in Cuxhaven wurde mit Hilfe der LSP-Methode ein zukunftsweisendes Modell entwickelt: „Berger Touristik in 2027“. Dieses Modell – eine gemeinsam geschaffene Idee, wie sich Berger Touristik in der Zukunft entwickelt hat und was für den Erfolg getan wurde – bildete den Ausgangspunkt für die gemeinsame Sammlung konkreter Ideen und Maßnahmen zur geplanten Unternehmensentwicklung von Berger Touristik. Die anschließende Sortierung half bei der Erstellung einer Roadmap. Diese zeigt durch die zeitliche Einordnung verschiedener Einzelprojekte einen Startpunkt sowie das grobe Gesamtvorgehen für Berger Touristik auf.

Die Roadmap kann nun vom Unternehmen genutzt werden, um Verantwortlichkeiten festzulegen und konkrete Schritte für die gemeinsame Zukunft zu gehen. Zudem wurden dem Unternehmen im Nachgang weitere Empfehlungen für Veränderungsmaßnahmen an die Hand gegeben, welche die Unternehmensentwicklung weiter fördern sollen.

Lego Serious Play ist eine kreative Methode zur Problemlösung und Entscheidungsfindung, die auf LEGO-Bausteinen basiert.

Mögliche Anwendungen sind Strategieentwicklung, Teambuilding, Problemerkennung und -lösung sowie Change-Management. Zu den Vorteilen gehören aktives Lernen, ganzheitliches Denken, gleichberechtigte Teilnahme und eine spielerische, motivierende Atmosphäre.

Es fördert Zusammenarbeit, Kreativität und Lösungsorientierung in unterschiedlichen Kontexten

Eine Strategie für die weitere Unternehmensentwicklung finden

Ergebnis

Das zentrale Ergebnis der Zusammenarbeit stellt die unternehmensindividuelle Roadmap dar. Neben der erwähnten zeitlichen Sortierung verschiedener Einzelprojekte hilft diese allen Mitarbeitenden dabei, die möglichen Veränderungen kompakt und prägnant zu visualisieren.

Sie haben Interesse am Thema Unternehmensentwicklung? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie einfach eine kurze Mail: 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Florian Dörries 
E-Mail: f.doerries@tuhh.de 

Berger Touristik e.K., Elmar Berger 
E-Mail: elmar.berger@berger-cuxhaven.de 

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Innovation Handwerk

Innovation Handwerk – Kenne Deine Kund:innen

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Innovation Handwerk – Kenne Deine Kund:innen

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Von Kund:innen-Mangel kann im Handwerk nicht die Rede sein. Das Geschäft brummt, manches Gewerk kann sich vor Aufträgen kaum retten. In dieser positiven Auftragslage stellt sich die Frage der Filterung: Welche Ziel-Kund:innen möchte ich als Geschäftsführer eigentlich überwiegend bedienen und wie schaffe ich es, genau diese Kundengruppe als kleinen Schwarm aus dem großen Meer zu herauszufischen?

Felix Füllenbach und sein Team der „Felix Füllenbach Elektrotechnik“ aus Hamburg standen genau vor dieser Herausforderung. Der 3-köpfige Betrieb mit Sitz in Hamburg-Eimsbüttel steht für Qualität und Zuverlässigkeit. Das hat sich herumgesprochen. Aber welche Kund*innen sind eigentlich interessant und gewinnbringend für den Betrieb? Wie sind sie gestrickt, was haben sie für Bedarfe, was könnte sie langfristig an den Betrieb binden? Und wie kann in diesem Zusammenhang Innovation und Digitalisierung eine noch größere Rolle spielen? Es geht also darum, in die Zukunft zu investieren und den Betrieb ins gewünschte Fahrwasser zu lenken.

Diesen Fragen widmete sich Felix Füllenbach gemeinsam mit seinen beiden Mitarbeitern. Er führte Kund*innen-Interviews und nahm die Ergebnisse mit in den kostenlosen Workshop des Mittelstand-Digital Zentrums Hamburg. Hier wurde, moderiert durch das Mittelstand-Digital Zentrum, eine Art „Profiling“ betrieben, so dass ein Profil mit typischen Eigenschaften, Bedarfen und Verhaltensmustern des neuen Zielkunden entstand. Denn wer sich in die Welt seiner Kund*innen hineindenkt, kann deren Bedürfnisse besonders gut nachvollziehen. Felix Füllenbach und seinem Team gelingt dies sehr gut. Sie tauchen ein in die Welt der Gehirn- und Verhaltensforschung sowie Persönlichkeitsstrukturen. Mal was Anderes – Psychologie meets Elektrotechnik

Innovation Handwerk – Kenne Deine Kund*innen

In einer anschließenden Ideenwerkstatt konnte ein typischer Prozess der Füllenbach Elektrotechnik im Sinne des Zielkunden angepasst werden. Hierfür wurde die klassische Sanierung eines Einfamilienhauses im Handwerk neu gedacht. Schritt für Schritt wurden neue Ideen für einen optimalen Kontakt und Service, zugeschnitten auf die Bedarfe der Zielkund:innen, gesammelt. Dabei gilt das Motto „Geht nicht, gibt`s nicht“ – es darf gerne über den Tellerrand hinaus gedacht werden. Als ein Ergebnis wird beispielsweise der Smart Home Sektor ausgebaut und stärker aktiv verkauft. Felix Füllenbach und sein Team sind aktuell dabei, priorisierte Ideen umzusetzen – erste Meilensteine sind schon gesetzt.

Möchten auch Sie Ihre Mitarbeitenden in die Ideenfindung für Innovation und Digitalisierung im Handwerk einbinden und Verantwortlichkeiten anders verteilen? Dann sprechen Sie uns an und nutzen Sie unser kostenloses Angebot! 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Christine Mish 

040 35905-571, Handwerk4.0@hwk-hamburg.de 

Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, Marc Stunz 

040 42878-4560, mittelstand-digital@tuhh.de 

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

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Streifzug durch die Digitalisierung

Ein Streifzug durch die Digitalisierung

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Im Gespräch: Karsten Sommer über Social Media, Handwerker-Apps, 3D-Druck und innovatives Handwerk

Schaut man auf die Homepage der Glaserei Karsten Sommer, so ist schnell zu erkennen, dass Sommer und sein Team auf Digitalisierung setzen. Neben einem Imagefilm und Kontaktmöglichkeiten über WhatsApp und Facebook gibt es die Möglichkeit Termine online zu vereinbaren. Wir beginnen mit unserem Streifzug durch die Digitalisierung. 

Kleine und mittelständische Unternehmen gelten oft als Nachzügler in Bezug auf Digitalisierung.

„Stimmt!“, sagt Sommer. Bei kleinen Betrieben sei der Nutzen der Digitalisierung nicht immer sichtbar. Dem gegenüber stünde zunächst ein Berg an Arbeit. „Bei uns sieht man sich noch persönlich. Es gibt keinerlei Anlass, flächendeckend zu digitalisieren.“ Betriebsgröße und Alter des Inhabers seien oft entscheidende Größen für die Digitalisierung, so der Glasermeister. Viele digitale Formate seien komplex und erforderten am Anfang viel Energie und Nerven. Daher lautet seine Strategie: Digitalisiere Stück für Stück das, was wirklich Vorteile bringt!

Die Glaserei Sommer kann auf ein bald 75jähriges familiäres Bestehen zurückblicken. Schon Großvater und Vater leiteten den Betrieb. Mittlerweile besteht das Team aus 10 Mitarbeitenden inklusive Auszubildenden. Auch ein Tischlermeister ist neu im Team. In einer so langen Zeitspanne ist die Veränderung durch Digitalisierung spürbar. Kundenbedürfnisse haben sich verändert. Viele Kunden wollen sich heute eine Vorstellung davon machen, wie beispielsweise das neue Duschglas aussieht, das eingebaut wird. Hier hat Sommer eine tolle App-Lösung gefunden und lässt seine Kunden über eine 3D-Modellierung teilhaben. Das kommt gut an!

Ein Digitalisierungsstreifzug

Besonders in den letzten zwei Jahren hat sich viel getan. Neben den veränderten Kundenansprüchen bedurfte es vor allem einer besseren Dokumentation auf der Baustelle.

Ein Erfolg war die Implementierung einer cloudbasierten App, die Fotos von Baustellen systematisch ablegt. Da standard-Handwerker Apps dies für sein Gewerk nicht hergeben, wurde kurzum eine selbstentwickelte Lösung vorgezogen. Seit zwei Jahren können insbesondere die Monteure ihre Arbeit schneller und besser ausführen. „Meine Mitarbeiter haben dies eingefordert“, sagt Sommer und es hat sich gelohnt. Langfristiges Ziel ist es, alle Lieferscheine digital zu dokumentieren.

Gute Erfahrungen macht die Glaserei ebenfalls mit der Würth-App, einem Online Shop für das Handwerk. Doch wer sorgt eigentlich für eine Nachbestellung der Materialien, die es in diesem Onlineshop nicht zu kaufen gibt? Hier bräuchte es eine klügere, anbieter-unabhängige Lösung, findet Sommer.

Innovative Ideen gibt es viele. Sie entstehen im Austausch mit der Handwerkskammer, dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg, der Innung oder seinem Sohn, der Maschinenbau studiert hat und sich als Sparringspartner für innovative Experimente gern zur Verfügung stellt. So kam zum Beispiel die Idee, sich mit dem 3D Druck zu beschäftigen. Schnell entstanden erste gedruckte Produkte, wie beispielsweise ein Gummipuffer für den Beschlag einer Dusche oder Dichtungen für Glas-Metallhalter.

Sommer musste durch eine harte Schule gehen. „Die CAD Software hat mich ein halbes Jahr Kraft und Nerven gekostet.“, sagt er. Mittlerweile kann er nicht nur die CAD Software bedienen, sondern hat zusammen mit seinem Sohn innerhalb von sechs Monaten eine CNC Fräse eigenständig gebaut. Mit teils selbstgedruckten Teilen, versteht sich. Auch das Zusammenspiel zwischen Software, Motor und dem Material will gelernt sein – aber die beiden Sommers müssen nicht gleich Experten sein. Sie probieren sich aus und bringen immer wieder neue Ideen ins Spiel. Mittlerweile wird die Fräse sogar auf Glas und Schaumstoff losgelassen. Mit jeder selbst realisierten Idee wird die Glaserei ein Stück autarker.

Digitalisierungsstreifzug

Der Streifzug durch die Digitalisierung geht weiter. In der Zukunft sieht Sommer sich und sein Team in einem Spannungsfeld zwischen Digitalisierung und analogem Handwerk. „Wir werden sicherlich weiterhin viel mit den Händen arbeiten. Andererseits wird in 2030 das komplette Auftragsmanagement selbstverständlich digital abgewickelt werden.“ Wichtig sei es auch in Zukunft, seine Mitarbeiter einzubinden, um keinen auf dieser Reise zu verlieren.

Gefiel Ihnen der Streifzug durch die Digitalisierung? Gern vertiefen wir Ihr Wissen, kostenfrei und anbieterneutral. Wir freuen uns über Ihre E-Mail an Handwerk4.0@hwk-hamburg.de 

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